Об’єднана звітність ПДФО та ЄСВ: що потрібно знати роботодавцю

Об’єднана звітність ПДФО та ЄСВ є важливою частиною податкової звітності роботодавця. Податкові агенти подають її до контролюючих органів, відображаючи нараховані доходи працівників, утримані податки та єдиний внесок. Правильне заповнення звітності та всіх необхідних додатків допомагає уникнути помилок і штрафних санкцій.

Що таке об’єднана звітність ПДФО та ЄСВ

Об’єднана звітність ПДФО та ЄСВ – це податковий розрахунок сум доходу, нарахованого або сплаченого на користь фізичних осіб, сум утриманого з них ПДФО і військового збору, а також сум нарахованого ЄСВ. Він поєднує інформацію, котра потрібна податковій службі та реєстру застрахованих осіб. Склад звітності включає основний Податковий розрахунок і додатки, у яких деталізуються відомості про доходи, працевлаштування, страховий стаж і нарахований ЄСВ. Нова об’єднана звітність з ЄСВ та ПДФО використовується для:

•  відображення нарахованої заробітної плати;

•  обліку лікарняних і відпускних;

•  відображення винагород за цивільно-правовими договорами;

•  подання даних про прийняття, переведення та звільнення працівників;

•  обліку утриманого ПДФО та військового збору;

•  передачі відомостей до Державного реєстру застрахованих осіб.

Хто та коли подає об’єднану звітність

Податковими агентами виступають юридичні особи, їх відокремлені підрозділи, фізичні особи-підприємці й особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність. Порядок подання у 2026 році залежить від категорії платника:

Для юридичних осіб щомісячний звіт ЄСВ є частиною об’єднаного податкового розрахунку, а не окремою формою звітності. ФОП і незалежні професіонали подають розрахунок з показниками за кожен місяць кварталу: додатки ФІЗ-Д1, ФІЗ-4ДФ і ФІЗ-Д6 формують окремо за кожен місяць. Виняток – ФІЗ-Д5: його подають один раз за квартал з усіма кадровими подіями за три місяці. 

Якщо подається об’єднана звітність ПДФО та ЄСВ, термін подання визначають відповідно до норм ПКУ. Коли гранична дата припадає на вихідний або святковий день, останнім днем подання вважається наступний робочий день.

Порядок звітування у 2026 році передбачає, що Розрахунок подають в електронній формі. Паперова форма (особисто або поштою з повідомленням та описом вкладення) допускається лише тоді, коли кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п’яти (п. 11 розд. I Порядку № 4). На практиці більшість роботодавців звітують електронно. Додатки подаються тільки за наявності відповідних даних. 

Які форми входять до об’єднаної звітності ПДФО та ЄСВ

Основу звітності становлять податковий розрахунок і додатки до нього. Роботодавець подає лише ті додатки, для яких у конкретному звітному періоді є показники або події.

Окремо потрібно враховувати відокремлені підрозділи. Якщо підрозділ уповноважений нараховувати та сплачувати ПДФО, він виконує обов’язки податкового агента у встановленому порядку. За неуповноважений підрозділ частину звітних даних подає юридична особа з урахуванням місця розташування такого підрозділу та правил заповнення 4ДФ.

У зарплатній звітності юридичних осіб найчастіше використовують додатки Д1, 4ДФ і Д5. Д6 подають за наявності відомостей про підстави для обліку стажу окремим категоріям осіб. Д2 формують органи соціального захисту населення, виконавчі органи місцевих рад, Пенсійний фонд України та інші визначені Порядком органи. Вони подають його за осіб, яким виплачують допомогу чи компенсацію, а також за непрацюючого іншого з подружжя працівника дипломатичної служби. Звичайні роботодавці Д2 не подають. Д3 подають платники єдиного внеску, які нараховують внесок за осіб, що проходять строкову військову службу. 

•  Д1 містить персоніфіковані відомості про нараховану заробітну плату, інші доходи, базу нарахування та суми ЄСВ за застрахованими особами.

•  4ДФ містить дані про нараховані та виплачені фізичним особам доходи, а також нараховані, утримані та сплачені ПДФО і військовий збір.

•  Д5 відображає відомості про трудові відносини та інші кадрові події, які передаються до реєстру застрахованих осіб.

•  Д6 містить відомості про підстави для обліку стажу окремих категорій осіб відповідно до законодавства.

Для ФОП та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, із 1 серпня 2026 року застосовують окремі додатки ФІЗ-Д1, ФІЗ-4ДФ, ФІЗ-Д5 та ФІЗ-Д6.

Як заповнити об’єднану звітність ЄСВ та ПДФО?

Підготовка звіту потребує звірки кадрових документів, табелів обліку робочого часу, нарахувань заробітної плати, лікарняних, відпускних і даних про сплату податків. Перед формуванням звітності ПДФО та ЄСВ необхідно переконатися, що усі кадрові операції оформлені належним чином. У більшості випадків помилки виникають саме через невідповідність між кадровими документами та бухгалтерськими даними.

Податковий розрахунок

Податковий розрахунок є основною частиною звіту. У ньому відображаються загальні показники нарахованої заробітної плати (доходу) та єдиного внеску. Дані про ПДФО і військовий збір наводять у додатку 4ДФ. Під час заповнення необхідно:

•  зазначити реквізити платника;

•  вибрати тип звіту;

•  вказати звітний період;

•  відобразити загальні суми нарахованих доходів;

•  показати нарахований ЄСВ і суму внеску, що підлягає сплаті;

•  зазначити кількість працівників.

Для виправлення помилок застосовують типи «Звітний новий» або «Уточнюючий» залежно від моменту виправлення та виду показника. Перед коригуванням потрібно перевірити правила саме для тієї частини Розрахунку або додатка, де виникла помилка.

Для виправлень важливий момент виявлення помилки. До завершення граничного терміну подання використовують «Звітний новий» у передбачених Порядком випадках, а після завершення – «Уточнюючий». Водночас окремі кількісні показники заголовної частини нової форми мають власні правила коригування, тому їх не варто виправляти за аналогією з Д1 або 4ДФ.

Додаток Д1

Додаток Д1 використовується для персоніфікованого обліку єдиного соціального внеску. У ньому зазначаються:

•  реєстраційні номери облікових карток працівників;

•  суми зарплати;

•  суми лікарняних;

•  суми декретних;

•  база нарахування ЄСВ;

•  суми нарахованого внеску;

•  коди категорій застрахованих осіб.

Саме за даними Д1 формується страховий стаж працівника. Через це будь-які неточності можуть вплинути на майбутні пенсійні права або розрахунок соціальних виплат.

Коли бухгалтер формує звіт ЄСВ, основний обсяг інформації щодо працівників зосереджується саме в Додатку Д1.

Приклад: Працівниці Коваленко Олені Петрівні (основне місце роботи, повна зайнятість) за вересень 2026 року нараховано заробітну плату 35 000 грн. Ставка ЄСВ – 22 %.

Максимальна база нарахування ЄСВ у 2026 році – 172 940 грн, тому вся сума зарплати потрапляє в базу. Показник графи 20 переходить до рядка 3.1 розділу I Податкового розрахунку.

Додаток 4ДФ

Додаток 4ДФ містить інформацію про доходи фізичних осіб і податки, утримані податковим агентом. У додатку відображаються:

•  заробітна плата;

•  лікарняні;

•  відпускні;

•  винагороди за договорами ЦПХ;

•  орендна плата фізичним особам;

•  інші доходи, зокрема неоподатковувані (наприклад, нецільова благодійна допомога в межах неоподатковуваної суми). 

Для кожного виду доходу використовується відповідна ознака. Зазначаються суми ПДФО та військового збору. Фактично звіт ПДФО в розрізі конкретних фізичних осіб сьогодні реалізований саме через Додаток 4ДФ.

Приклад: Працівниці Коваленко Олені Петрівні (основне місце роботи, повна зайнятість) у вересні 2026 року, крім зарплати 35 000 грн, виплачено нецільову благодійну допомогу 3 000 грн. Протягом року іншої допомоги вона не отримувала, тож сума не перевищує неоподатковуваного ліміту 4 660 грн (пп. 170.7.3 ПКУ).

Допомога не оподатковується, але її обов’язково показують у 4ДФ окремим рядком з ознакою «169». Графи 3, 4 і 5 (виплачений дохід, перераховані ПДФО і військовий збір) заповнюють з урахуванням фактичної виплати. Зарплату за вересень, виплачену у жовтні у встановлений строк, відображають у 4ДФ за вересень.

Додаток Д5

Додаток Д5 містить відомості про трудові відносини та кадрові події. У ньому відображаються:

•  прийняття та звільнення працівників (укладення та розірвання трудового договору);

•  укладення та припинення цивільно-правових договорів;

•  переведення на іншу постійну посаду, переміщення до іншого структурного підрозділу, призначення на нову посаду;

•  переведення з основного місця роботи на сумісництво або навпаки (двома рядками);

•  початок і закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до трьох років або від трьох до шести років.

Інформація з додатку Д5 використовується для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Зокрема, на її основі формуються записи в електронній трудовій книжці працівника.

Приклад: Іваненка Сергія Миколайовича з 15.09.2026 переведено з основного місця роботи на роботу за сумісництвом на тій самій посаді (наказ від 12.09.2026 № 58-к). У Д5 за вересень 2026 року таку подію відображають двома рядками:

Звичайне переведення на іншу посаду в межах КЗпП, як і раніше, відображають одним рядком: у графі 10 – дата початку роботи на новій посаді, у графі 12 – «1».

Зверніть увагу: КЗпП не передбачає переведення «основне місце ↔ сумісництво». Мінекономіки рекомендує оформлювати зміну статусу через звільнення та прийняття. Новий механізм у Д5 дозволяє коректно відобразити таку зміну в електронній трудовій книжці, але не скасовує вимог трудового законодавства. 

Що змінилося в об’єднаній звітності у 2026 році

У 2026 році змінилися періодичність подання звітності для ФОП і незалежних професіоналів, форми Податкового розрахунку й окремі правила заповнення додатків:

Які помилки виникають під час підготовки

Найчастіше проблеми з’являються не через складність форми, а через розбіжності між кадровим, зарплатним і податковим обліком. Якщо інформацію вводять у різні таблиці або переносять вручну, одна кадрова зміна може по-різному відобразитися в зарплаті, Д1, 4ДФ і Д5. Саме на цьому етапі найчастіше виникають помилки:

•  неправильний податковий номер працівника;

•  помилка в коді категорії застрахованої особи;

•  некоректна ознака доходу в 4ДФ;

•  дублювання працівника в Д1;

•  невідповідність між сумами у Д1 та Податковому розрахунку;

•  пропуск кадрових подій у Д5;

•  неправильний звітний період;

•  помилки в датах прийняття або звільнення.

Під час підготовки звітності по ЄСВ доцільно перевіряти:

•  відповідність зарплати даним табелів;

•  відповідність сум ЄСВ бухгалтерським проведенням;

•  коректність заповнення персональних даних;

•  наявність усіх кадрових документів за звітний період;

•  відповідність сум ПДФО та військового збору даним бухгалтерського обліку.

Додатковий контроль перед поданням скорочує ризик уточнюючих розрахунків і повідомлень від податкових органів.

Як спростити підготовку звітності з ПДФО та ЄСВ

Підготовка об’єднаної звітності включає дані з бухгалтерського, кадрового та зарплатного обліку. Якщо інформація ведеться в різних таблицях або окремих програмах, кількість ручних операцій збільшується.

Для автоматизації процесу підходить бухгалтерська програма для бізнесу, яка підтримує ведення бухгалтерського, податкового та кадрового обліку в єдиній системі. Вона містить рішення для зарплатного та кадрового обліку, які об’єднують: 

•  особові картки працівників;

•  кадрові накази;

•  табелі;

•  нарахування зарплати;

•  звітність в єдиній системі. 

Програма охоплює кадрові дані, табелі, нарахування, утримання та автоматичний розрахунок ПДФО, військового збору й ЄСВ. Система формує об’єднану звітність, використовуючи дані, які вже внесені під час кадрового та зарплатного обліку. Також її можна використовувати для формування документів для сплати ПДФО, військового збору та ЄСВ на підставі зарплатних розрахунків. Коли кадровий наказ, табель, нарахування і звітність пов’язані в одному контурі, бухгалтер може простежити показник від первинної кадрової події до рядка звітності та бухгалтерського проведення.