Объединенная отчетность по НДФЛ и ЕСВ: что нужно знать работодателю

Объединенная отчетность по НДФЛ и ЕСВ является важной частью налоговой отчетности работодателя. Налоговые агенты подают ее в контролирующие органы, отражая начисленные доходы работников, удержанные налоги и единый взнос. Правильное заполнение отчетности и всех необходимых приложений помогает избежать ошибок и штрафных санкций.

Что такое объединенная отчетность по НДФЛ и ЕСВ

Объединенная отчетность по НДФЛ и ЕСВ — это налоговый расчет сумм дохода, начисленного или выплаченного в пользу физических лиц, сумм удержанного с них НДФЛ и военного сбора, а также сумм начисленного ЕСВ. Она объединяет информацию, необходимую налоговой службе и реестру застрахованных лиц. Структура отчетности включает основной Налоговый расчет и приложения, в которых детализируются сведения о доходах, трудоустройстве, страховом стаже и начисленном ЕСВ. Новая объединенная отчетность по ЕСВ и НДФЛ используется для:

• отражение начисленной заработной платы;

• учёта больничных и отпускных;

• учет вознаграждений по гражданско-правовым договорам;

• предоставление данных о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников;

• учёта удержанного НДФЛ и военного сбора;

• передача сведений в Государственный реестр застрахованных лиц.

Кто и когда представляет сводную отчетность

Налоговыми агентами являются юридические лица, их обособленные подразделения, физические лица-предприниматели и лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность. Порядок подачи в 2026 году зависит от категории плательщика:

Для юридических лиц ежемесячный отчет по ЕСВ является частью объединенного налогового расчета, а не отдельной формой отчетности. ИП и независимые специалисты подают расчет с показателями за каждый месяц квартала: приложения ФИЗ-Д1, ФИЗ-4ДФ и ФИЗ-Д6 формируются отдельно за каждый месяц. Исключение — ФИЗ-Д5: его подают один раз в квартал со всеми кадровыми событиями за три месяца. 

Если подается объединенная отчетность по НДФЛ и ЕСВ, срок подачи определяется в соответствии с нормами Налогового кодекса Украины. Если крайний срок приходится на выходной или праздничный день, последним днем подачи считается следующий рабочий день.

Порядок отчетности в 2026 году предусматривает, что Расчет подается в электронной форме. Бумажная форма (лично или по почте с уведомлением и описью вложения) допускается только в том случае, если количество строк в приложениях к Расчету не превышает пяти (п. 11 разд. I Порядка № 4). На практике большинство работодателей подают отчеты в электронном виде. Приложения подаются только при наличии соответствующих данных. 

Какие формы входят в объединенную отчетность по НДФЛ и ЕСВ

Основу отчетности составляют налоговый расчет и приложения к нему. Работодатель подает только те приложения, по которым в конкретном отчетном периоде имеются показатели или события.

Отдельно необходимо учитывать автономные подразделения. Если подразделение уполномочено начислять и уплачивать НДФЛ, оно выполняет обязанности налогового агента в установленном порядке. За неполномочное подразделение часть отчетных данных подает юридическое лицо с учетом места расположения такого подразделения и правил заполнения формы 4ДФ.

В отчетности по заработной плате юридических лиц чаще всего используются приложения Д1, 4ДФ и Д5. Приложение Д6 подается при наличии сведений об основаниях для учета стажа отдельных категорий лиц. Приложение Д2 формируют органы социальной защиты населения, исполнительные органы местных советов, Пенсионный фонд Украины и другие органы, определенные Порядком. Они подают его в отношении лиц, которым выплачивается пособие или компенсация, а также в отношении неработающего супруга сотрудника дипломатической службы. Обычные работодатели формуляра Д2 не подают. Формуляр Д3 подают плательщики единого взноса, начисляющие взнос за лиц, проходящих срочную военную службу. 

• Д1 содержит персональные данные о начисленной заработной плате, прочих доходах, базе начисления и суммах ЕСВ по застрахованным лицам.

• Форма 4ДФ содержит данные о доходах, начисленных и выплаченных физическим лицам, а также о начисленном, удержанном и уплаченном НДФЛ и военном сборе.

• Д5 отражает сведения о трудовых отношениях и других кадровых событиях, которые передаются в реестр застрахованных лиц.

• Д6 содержит сведения об основаниях для учета стажа отдельных категорий лиц в соответствии с законодательством.

Для индивидуальных предпринимателей и лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, с 1 августа 2026 года будут применяться отдельные приложения ФИЗ-Д1, ФИЗ-4ДФ, ФИЗ-Д5 и ФИЗ-Д6.

Как заполнить сводную отчетность по ЕСВ и НДФЛ?

Подготовка отчёта требует сверки кадровых документов, табелей учёта рабочего времени, расчётов заработной платы, больничных, отпускных и данных об уплате налогов. Перед формированием отчетности по НДФЛ и ЕСВ необходимо убедиться, что все кадровые операции оформлены надлежащим образом. В большинстве случаев ошибки возникают именно из-за несоответствия между кадровыми документами и бухгалтерскими данными.

Налоговый расчет

Налоговый расчет является основной частью отчета. В нем отражаются общие показатели начисленной заработной платы (дохода) и единого взноса. Данные о НДФЛ и военном сборе приводятся в приложении 4ДФ. При заполнении необходимо:

• указать реквизиты плательщика;

• выбрать тип отчета;

• указать отчетный период;

• отразить общие суммы начисленных доходов;

• показать начисленный ЕСВ и сумму взноса, подлежащего уплате;

• указать количество сотрудников.

Для исправления ошибок используются типы «Отчетный новый» или «Уточняющий» в зависимости от момента исправления и вида показателя. Перед корректировкой необходимо проверить правила именно для той части Расчета или приложения, где возникла ошибка.

При внесении исправлений важен момент обнаружения ошибки. До истечения предельного срока подачи используют «Отчетный новый» в случаях, предусмотренных Порядком, а после истечения — «Уточняющий». В то же время отдельные количественные показатели в заглавной части новой формы имеют собственные правила корректировки, поэтому их не следует исправлять по аналогии с Д1 или 4ДФ.

Приложение Д1

Приложение Д1 используется для персонифицированного учета единого социального взноса. В нём указываются:

• регистрационные номера учетных карточек работников;

• размеры заработной платы;

• суммы больничных;

• суммы декретных;

• база начисления ЕСВ;

• суммы начисленного взноса;

• коды категорий застрахованных лиц.

Именно на основании данных формы Д1 формируется страховой стаж работника. Поэтому любые неточности могут повлиять на будущие пенсионные права или расчет социальных выплат.

Когда бухгалтер формирует отчет по ЕСВ, основной объем информации о работниках сосредоточен именно в Приложении Д1.

Пример: Работнице Коваленко Елене Петровне (основное место работы, полная занятость) за сентябрь 2026 года начислена заработная плата в размере 35 000 грн. Ставка ЕСВ — 22 %.

Максимальная база начисления ЕСВ в 2026 году — 172 940 грн, поэтому вся сумма зарплаты попадает в базу. Показатель графы 20 переносится в строку 3.1 раздела I Налогового расчета.

Приложение 4ДФ

Приложение 4ДФ содержит информацию о доходах физических лиц и налогах, удержанных налоговым агентом. В приложении отражаются:

• заработная плата;

• больничные;

• отпускные;

• вознаграждения по договорам гражданско-правовых отношений;

• арендная плата физическим лицам;

• прочие доходы, в частности не облагаемые налогом (например, нецелевая благотворительная помощь в пределах не облагаемой налогом суммы). 

Для каждого вида дохода используется соответствующий признак. Указываются суммы НДФЛ и военного сбора. Фактически отчет по НДФЛ в разрезе конкретных физических лиц сегодня формируется именно через Приложение 4ДФ.

Пример: Работнице Коваленко Елене Петровне (основное место работы, полная занятость) в сентябре 2026 года, помимо зарплаты в размере 35 000 грн, была выплачена нецелевая благотворительная помощь в размере 3 000 грн. В течение года другой помощи она не получала, поэтому сумма не превышает необлагаемого лимита в 4 660 грн (пп. 170.7.3 НКУ).

Пособие не облагается налогом, но его обязательно указывают в форме 4ДФ отдельной строкой с кодом «169». Графы 3, 4 и 5 (выплаченный доход, перечисленный НДФЛ и военный сбор) заполняются с учетом фактической выплаты. Зарплату за сентябрь, выплаченную в октябре в установленный срок, отражают в форме 4ДФ за сентябрь.

Приложение Д5

Приложение Д5 содержит сведения о трудовых отношениях и кадровых событиях. В нем отражаются:

• прием на работу и увольнение работников (заключение и расторжение трудового договора);

• заключение и расторжение гражданско-правовых договоров;

• перевод на другую постоянную должность, перевод в другое структурное подразделение, назначение на новую должность;

• перевод с основного места работы на совместительство или наоборот (двумя строками);

• начало и окончание отпуска в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком в возрасте до трех лет или от трех до шести лет.

Информация из приложения Д5 используется для регистрации застрахованных лиц в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. В частности, на её основе формируются записи в электронной трудовой книжке работника.

Пример: Сергей Николаевич Иваненко с 15.09.2026 переведен с основного места работы на работу по совместительству на ту же должность (приказ от 12.09.2026 № 58-к). В форме Д5 за сентябрь 2026 года данное событие отражается двумя строками:

Обычное переведение на другую должность в рамках КЗоТ, как и прежде, отражается одной строкой: в графе 10 — дата начала работы на новой должности, в графе 12 — «1».

Обратите внимание: Кодекс о труде не предусматривает перевода «основное место работы ↔ совместительство». Министерство экономики рекомендует оформлять смену статуса посредством увольнения и приема на работу. Новый механизм в Д5 позволяет корректно отразить такое изменение в электронной трудовой книжке, но не отменяет требований трудового законодательства. 

Что изменилось в консолидированной отчетности в 2026 году

В 2026 году изменились периодичность подачи отчетности для индивидуальных предпринимателей и независимых специалистов, формы налогового расчета и отдельные правила заполнения приложений:

Какие ошибки возникают при подготовке

Чаще всего проблемы возникают не из-за сложности формы, а из-за несоответствий между кадровым, зарплатным и налоговым учетом. Если информацию вводят в разные таблицы или переносят вручную, одно кадровое изменение может по-разному отразиться в зарплате, Д1, 4ДФ и Д5. Именно на этом этапе чаще всего возникают ошибки:

• неверный налоговый номер работника;

• ошибка в коде категории застрахованного лица;

• неверный признак дохода в 4ДФ;

• дублирование сотрудника в Д1;

• несоответствие между суммами в Д1 и в налоговом расчете;

• пропуск кадровых событий в Д5;

• неправильный отчетный период;

• ошибки в датах приема на работу или увольнения.

При подготовке отчетности по ЕСВ целесообразно проверять:

• соответствие заработной платы данным табелей;

• соответствие сумм ЕСВ бухгалтерским проводкам;

• правильность заполнения персональных данных;

• наличие всех кадровых документов за отчетный период;

• соответствие сумм НДФЛ и военного сбора данным бухгалтерского учета.

Дополнительный контроль перед подачей документов снижает риск получения запросов на уточнение расчетов и уведомлений от налоговых органов.

Как упростить подготовку отчетности по НДФЛ и ЕСВ

Подготовка консолидированной отчетности включает данные бухгалтерского, кадрового и зарплатного учета. Если информация ведется в разных таблицах или отдельных программах, количество ручных операций увеличивается.

Для автоматизации процесса подходит бухгалтерская программа для бизнеса, которая обеспечивает ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета в единой системе. Она содержит решения для учета заработной платы и кадров, которые объединяют: 

• личные карточки сотрудников;

• кадровые приказы;

• табели;

• расчет заработной платы;

• отчетность в единой системе. 

Программа охватывает кадровые данные, табели, начисления, удержания и автоматический расчет НДФЛ, военного сбора и ЕСВ. Система формирует объединенную отчетность, используя данные, уже внесенные в ходе кадрового и зарплатного учета. Также ее можно использовать для формирования документов по уплате НДФЛ, военного сбора и ЕСВ на основании зарплатных расчетов. Когда кадровый приказ, табель, начисления и отчетность связаны в одном контуре, бухгалтер может проследить показатель от первичного кадрового события до строки отчетности и бухгалтерской проводки.