BAS ДОКУМЕНТООБІГ КОРП – ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В БІЗНЕСІ
Система електронного документообігу (СЕД) підходить як для госпрозрахункових, так і для бюджетних організацій. Якщо говорити про розміри та кількість завдань, BAS Документообіг КОРП для середнього та великого бізнесу з великим об’ємом внутрішнього документообігу. Автоматизація на основі цієї системи дозволяє: впорядкувати документопотоки в компанії; контролювати виконання оперативних завдань і відслідковувати взаємодії співробітників; підвищує виконавчу дисципліну співробітників. Програма дозволяє формалізувати та налаштувати бізнес-процеси компанії, використовуючи методологію BPMN.
BAS електронний документообіг – повна діджіталізація діловодства всередині Вашої компанії.
Система електронного документообігу від BAS – оптимальне рішення для будь-якого середнього та великого бізнесу. З новим сучасним програмним забезпеченням відкривається можливість обробляти і контролювати великі обсяги внутрішнього документообігу, а це знадобиться будь-якому масштабному бізнесу.
В наш інформаційно розвинений час конкурентів на ринку багато, аудиторія стає все більш вимогливою, а втрачати свої позиції зовсім не хочеться. Нічого не залишається, крім постійного пошуку можливості для поліпшення функціонування бізнесу. Якщо не підвищувати ефективність підприємства на постійній основі, то поступово більш заповзятливі компанії отримають значну конкурентну перевагу.
Саме тому BAS «Документообіг КОРП» та автоматизацію внутрішнього документообігу підприємстваможна назвати вертикальними сходами до успіху. Адже ж інформаційні системи можуть значно полегшити роботу як працівників підприємства, так й управлінців. Всі рутинні, нудні завдання, у яких робиться багато помилок будуть делеговані комп’ютеру, що зробить їх виконання набагато швидше. Прості шляхи вирішення проблем, можливість контролювати роботу всього бізнесу та чіткіше розподіляти обов’язки – все це переваги програмного забезпечення від BAS. Автоматизація та діджиталізація сьогодні — необхідність для будь-якого великого або середнього бізнесу.
Основні переваги
BAS “Документообіг КОРП”, як і будь-яка система з лінійки BAS, була створена для вирішення конкретних проблем користувачів. У кожній сфері діяльності та функціонування бізнесу можна знайти свої нюанси, але відшукати найбільш відповідну саме Вам цілком реально. Автоматизація документообігу всередині підприємства – приголомшлива можливість для керівника. Багато доступних зараз у стандартних рішеннях функцій колись були створені окремо і на замовлення. Поступово, завдяки постійній роботі з різними клієнтами та глибокому розумінню проблем бізнесу інформаційні системи стали більш практичними та корисними.
BAS “Документообіг КОРП” це:
- повна обробка документації та весь цикл обліку;
- взаємодія працівників з усіма документами компанії;
- контроль виконання завдань та їх строків;
- відображення стану всіх справ і їх аналіз;
- зручне налаштування маршрутизації документа відповідно до бізнес-процесів;
- поетапний і прозорий підхід до формування та узгодження документації;
- прискорення пошуку потрібних документів з декількох годин до декількох секунд;
- збільшення продуктивності фахівців як мінімум на 15%;
- побудова складних процедур узгодження договорів;
- підвищення ефективності роботи відділів за рахунок використання бізнес-процесів;
- робота в роботі веб та мобільних клієнтів;
- виключення дублювання документів;
- забезпечення інформаційної безпеки: шифрування даних, протоколювання, права доступу, ролі, резервне копіювання;
- інтеграція з іншими конфігураціями 1С:Підприємство та рішеннями лінійки BAS.
І це не повний перелік. Можливість налаштування шаблонів документів, обміну даними з іншими програмами доповнюються контролем майже всього документообігу. Такий функціонал робить це програмне забезпечення унікальним. Воно схоже на нервову систему, яка доставляє потрібну інформацію в призначене місце та здатна її аналізувати і надавати Вам на розгляд. Такий своєрідний електронний помічник, який постійно поруч, легко налаштовується і не турбує через дрібниці. Головне – вміти користуватися інтерфейсом.
Рішення від BAS — це значний технічний стрибок порівняно з тим, як наші попередники справлялися з оптимізацією бізнес-процесів та регулюванням документообігу. Наш насичений інформацією та відкриттями вік подарував менеджерам та управлінцям нові інструменти для більш майстерної та якісної роботи. Звісно, їх використання залежить тільки від власника. Можна за бажанням взагалі ними не користуватися, але тоді постає питання ефективності. Чи можна лопатою перекопати більше землі, ніж трактором? І навіть якщо можливо, чи буде такий захід вигідним? Звичайно ні.
Скільки бізнес заощадив, стільки ж він і заробив. Не варто чекати кращого часу, спостерігаючи за поступовим регресом компанії і конкурентами, що досягли успіху. Проста істина в тому, що якщо є можливість вдосконалюватися, то їй треба користуватися.
Візьміть під контроль
- ієрархічний облік електронного документообігу;
- реєстрація вхідних і вихідних документів з можливістю штрих-кодування;
- розсилка і перенаправлення документації через внутрішню пошту системи;
- облік договорів згідно з концепцією життєвого циклу документа;
- сканування файлів у форматі jpg, pdf і tif;
- автоматичне завантаження файлів з локальної мережі та внутрішньої електронної пошти системи;
- налаштування робочого столу та перегляд статусу етапів робіт і календаря;
- формування та редагування шаблонів документів;
- взаємозв’язок документів;
- управління проектами: від ініціації проекту до його закінчення, а контроль виконання завдань здійснюється на основі аналітичної звітності та обміну даними з MS Project;
- організація внутрішньокорпоративних і зовнішніх заходів: дата, час, місце, присутні, запрошення через внутрішню пошту системи тощо;
- комплексний облік робочого часу співробітників і використання приміщень (бронювання);
- безшовна інтеграція з BAS ERP і КУП;
- спільна робота над документом (форум, Версіонування, відстеження змін співробітниками).
При покупці Ви додатково отримуєте
- установку програми;
- документацію;
- публікацію web-клієнта – дозволить працювати через браузер;
- налаштування автоматичної архівації Ваших баз даних – захист і резервне копіювання;
- 3 місяці пільгового використання Fredo Звіт – сервіс для подачі е-звітності та Fredo ДокМен – сервіс для е-документообігу;
- пільгову ціну на ІТС ПРОФ – служба техпідтримки розробника та поновлення для системи;
- 55 готових інструкцій для карток документів, процесів і завдань, що полегшують знайомство та роботу з цими об’єктами;
- консультації зі стартового налаштування системи (створення користувачів, інформаційної бази, налаштування параметрів системи).
Впровадження системи в бізнес-процеси компанії займає певну кількість часу та фінансів. Це комплексне, важливе рішення для будь-якого великого та середнього бізнесу і через це Вам знадобиться певна допомога. Все це від самого початку було вигадане для зручності та вигоди користувача. Консультації, вирішення питань та допомога орієнтовані на Ваш комфорт. Ви отримуєте міцну основу для свого бізнесу, і нові шляхи його розвитку, а ми — нового, надійного клієнта.
Перехід з 1С:Підприємство
Якщо Ви користувач зареєстрованого продукту та у компанії є діючий договір ІТС по продуктам:
- 1С:Підприємтво 8. Документооборот КОРП для Украины;
- 1С:Підприємтво 8. Документооборот КОРП для Украины;
- 1С:Підприємство 8. Документообіг КОРП для України;
- 1С:Підприємтво 8. Документооборот КОРП для Украины. Дополнение к 1С:Документооборот 8 КОРП (Россия);
- 1С:Підприємство 8. Документообіг КОРП для України.
Ви можете перейти на “BAS Документообіг КОРП” на умовах пільгового апгрейда – 300 грн., Без ПДВ.
Функціональні можливості «BAS Документообіг КОРП»
Відповідність українському законодавству
Автоматизація бізнес-процесів організаційно-розпорядчого документообігу відповідно до основних постанов і законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні.
Робота з документами
У «BAS Документообіг КОРП» підтримується робота з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає «Інструкції з діловодства».
Зберігання та права доступу
Єдина інформаційна база для зберігання документів з чітким налаштуванням прав доступу – оперативний доступ до необхідної документації та повнотекстовий пошук документів.
У програмі «BAS Документообіг КОРП» внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу (читання, додавання, редагування або видалення). Структуру папок можна формувати відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів. Файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і на зовнішньому сховищі.
Реєстрація вхідних і вихідних документів
Ведення обліку та реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам. Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями та традиціями вітчизняного діловодства. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів і реєстраційних штампів.
Облік звернень громадян
Реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України. Передбачено облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.
Для роботи зі зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить всі звернення громадян, історію листування та іншу супровідну інформацію по ним.
Облік договорів
Автоматизований повний життєвий цикл договірних документів від підготовки проекту договору, реєстрації договору до аналізу договірної роботи за допомогою спеціалізованих звітів.
Сканування
Завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів. Сканування здійснюється в формати jpg, pdf і tif, в тому числі і багатосторінковий. Також підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів документів і розпізнавання відсканованих зображень та повнотекстовий пошук в розпізнаних документах.
Автоматичне завантаження файлів з каталогу
Автоматичне завантаження файлів за вказаним каталогом в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в папку документообігу зі збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг підприємства.
Електронна пошта
Відправлення безпосередньо з інтерфейсу програми будь-яких документів або файлів по електронній пошті. Підтримується робота з КЕП (ЕЦП), відправка та отримання підписаних і зашифрованих файлів. Легко знайти листи за реквізитами та за текстовим змістом листа. Програма повідомляє про отримання повідомлень.
Перегляд, редагування та контроль файлів
Робота з документами та файлами безпосередньо на «робочому столі», на якому відображається список редагованих документів і завдань, які необхідно виконати. В системі виключені конфлікти при одночасному редагуванні документів завдяки механізму блокування файлів.
Шаблони документів і файлів
Налаштування, використання та створення нового файлу можливо з шаблону – відповідно стандартні поля будуть заповнені автоматично.
Зв'язок між документами
Автоматична установка зв’язків між стандартними документами. Можна налаштувати додаткові зв’язки між документами та вказати правила використання цих зв’язків для інших видів документів.
Обмін даними з іншими програмами
В систему вбудовані плани обміну з типовими прикладними рішеннями автоматизації бізнесу, зокрема «BAS ERP». Додатково в комплект поставки програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання і налаштування обміну за допомогою обробки «Універсальний обмін даними в форматі XML».
Автоматизація електронного документообігу на підприємстві
Для госпрозрахункових та бюджетних організацій середнього та великого розміру BAS «Документообіг КОРП» стане фундаментом для подальшого вдосконалення. Автоматизація на основі цієї системи впорядкує документопотоки в компанії, дозволить контролювати виконання оперативних завдань та відстежувати взаємодію співробітників. Повний контроль документообігу та діджитація діловодства всередині вашого бізнесу.
У систему внутрішнього документообігу – ВAS «Документообіг КОРП» вбудований обмін із типовими прикладними рішеннями автоматизації бізнесу BAS ERP. Додатково до комплекту програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями.
Купуючи підписку ІТС та маючи одне з рішень щодо автоматизації обліку та виробництва, наприклад «BAS ERP», Ви отримуєте можливість формувати та подавати електронну звітність (Fredo Звіт) та обмінюватися первинними документами з контрагентами (Fredo Докмен) безпосередньо з самої облікової системи без додаткових вивантажень/завантажень у зовнішні програми. Сервіси Fredo це вбудовані модулі у всі програмні продукти лінійки BAS. Таким чином, маючи кілька рішень, Ви не тільки автоматизуєте по максимуму всі свої бізнес-процеси, а й весь електронний документообіг (внутрішній, зовнішній та з контролюючими органами).
Автоматизація бізнес-процесів для підприємств
Автоматизація та диджиталізація бізнес-процесів дасть підприємству додаткові можливості та відкриє нові горизонти. Виявлення непотрібних витрат, обчислення неточностей та усунення несправностей стане набагато простіше завдяки запровадженню інформаційної системи. Є безліч речей, за якими управлінцю необхідно стежити, і якщо є інструмент, що дозволяє знаходити конкретні дані моментально, та ще й з можливістю аналізу повної картини, то їм обов’язково потрібно користуватися!
