Как iT.Artel работает с FREDO ДокМен
Компания Ай Ти Артель работает в IT разработке, внедрении и сопровождении программ для автоматизации бизнеса, информационных услуг в сфере ПО для B2B, B2C, B2G. Это определяет работу с документами нашей бухгалтерии, которая каждую сделку, поставку программного продукта, услугу техподдержки и прочее обязана закрыть документами вместе с нашими контрагентами. Партнеры не должны ждать нас, а мы их, поэтому мы оптимизировали наш документооборот и внедрили сервис FREDO ДокМен, чтобы обмениваться документами быстро и удобно в электронном виде.
FREDO ДокМен — это сервис для обмена электронными документами с контрагентами, который синхронизируется с системами автоматизации бизнеса BAS, 1С:Підприємство, UA-Бюджет. В продаже представляет собой модуль, который уже входит в пакет сопровождения ИТС ПРОФ для всех пользователей указанных программ с лицензией или можно докупить его отдельно к лицензионным системам автоматизации, тогда его стоимость для ФЛП составит 1200 грн. за год пользования и 3000 грн. за год — для юрлиц. Для компаний с несколькими юрлицами, FREDO ДокМен может использоваться так: пакет ИТС ПРОФ плюс отдельно купленные сервисы Фредо.
С помощью FREDO ДокМен можно обмениваться любыми электронными документами со своими контрагентами, количество э-документов на прием и отправку не ограничено.
iT.Artel обменивается такими э-документами во FREDO:
- актами выполненных работ;
- счетами;
- договорами, подписанными КЭП (квалифицированная электронная подпись);
- коммерческими письмами: о перемещении денежных средств, об изменении назначения платежа, об изменении тарифов и подобное.
В процессе работы, в общей сложности из 300 партнеров, мы перешли на электронный документооборот с 80 контрагентами. Начать обмен электронными документами во FREDO — просто: мы направляем контрагенту приглашение прямо из учетной системы и, соглашаясь, он отправляет нам подтверждение.
Обмен документами в электронном виде показал, насколько часто мы отправляем друг другу файлы и насколько процесс помогает сэкономить денег, времени, нервов.
Факты по ЭДО (электронному документообороту) с FREDO, которые мы получили:
Через FREDO обмен документами возможен с пользователями, у которых установлены: FREDO, M.E.Doc, FlyDoc или используется веб-сервис СОТА (все, что работает через платформу ЭДО ПТАХ). Это наиболее распространенные программы и сервисы среди украинских бухгалтеров, поэтому мы охватываем большинство бизнес-партнеров возможностью обмена документами в электронном виде.
Почему FREDO ДокМен
Ранее в Ай Ти Артель для документообмена мы использовали M.E.Doc, он тоже может работать интегрировано с BAS или 1С:Підприємство. Но после теста FREDO ДокМен мы обнаружили для себя такие плюсы именно этого сервиса:
- оптимизация подготовки документов в электронном виде;
- подписание КЕП любыми КПЭД (бывшие АЦСК);
- сокращение времени на работу с документами;
- электронный архив документов, но с возможностью распечатать исходники при необходимости;
- экономия на бумаге и почтовых услугах;
- избегание риска потери документов.
Для подписания э-документов КЭП сейчас мы пользуемся ключами АЦСК Украина, до этого были другие. Поэтому на практике смело можем сказать — сервис FREDO поддерживает разные ключи без разницы в работоспособности. Каждый может выбирать удобные для себя КЭП.
Все э-документы принимаются и отправляются как оригинал, равный по юридической силе старым привычным бумажным документам с мокрой подписью, печатью. Процесс длится около минуты в модуле учетной системы 1С:Підприємство, в которой бухгалтер итак проводит рабочий день.
Таким образом, мы автоматизировали труд бухгалтерии и сократили время специалистов на отработку рутинных задач.
Больше возможностей FREDO ДокМен мы рассматривали в видео на нашем официальном YouTube канале.
Бухгалтерия iT.Artel пользуется модулем FREDO ДокМен и отдельно, и в связке с “Управління виробничим підприємством”, в будущем запланирован переход на BAS. Переход с 1С:Підприємство УВП на BAS давно отработан, многие предприятия переходят в течение этого года. При смене систем предусматривается полный перенос базы. Узнайте, как можно перейти с 1С:Підприємство на BAS на льготных условиях и проверьте возможность перехода за 300 грн. (звоните 050 029 34 93, мы проконсультируем).
Опыт iT.Artel работы с FREDO ДокМен
Наш бухгалтер делится, насколько удобна работа во FREDO:
“Мы можем выбрать нужные файлы и сразу в панели навигации редактировать и отправлять документы. Можно использовать шаблоны первички и коммерческих документов (их можно брендировать под себя) и произвольный формат документов. А это значит, что мы и наши контрагенты имеют возможность работать по нужному для себя формату.
Очень удобно работать и сразу с пакетом документов — в модуле есть возможность массового подписания КЭП. Пакетная работа с документами позволяет нам с помощью одной кнопки за минуту выполнить объем работы целого дня, как если бы мы подписывали каждый документ отдельно, еще и вручную.
Тратится минимум времени на заполнение документа и мы всегда уверены в его правильности, потому что много ячеек автозаполняется по предварительно внесенным данным по контрагентам. Потом при работе также удобно найти документ в системе”.
В среднем за месяц мы обмениваемся 30 документами, а сервис стоит 3000 грн. за год (250 грн/мес). Нехитрая математика дает понять, что электронный документообмен выходит значительно экономнее бумажного, учитывая затраты на бумагу, принтер, времени бухгалтера, которое он может уделить уже другой задаче, услуги почты и пр. Даже если бухгалтеру надо распечатать документ для бумажного архива, чтобы заранее быть готовым к налоговым проверкам (в сегодняшних украинских реалиях с первичкой на бумаге их удобнее и проще проходить), то специалист все равно не занимается лишней работой, а просто распечатывает документ из системы, подписанный КЕП (ЭЦП). Юридическая сила документа сохраняется.
В категории цена/качество FREDO ДокМен выходит в ТОП. Недостатков в работе с сервисом не обнаружено, обмен документами получается быстрым и надежным.
Основной функционал с которым работают наши бухгалтеры вполне устраивает своим удобством и простой. Поскольку основная ценность — работа с минимум различных систем, а в идеале в интерфейсе учетки и окно модуля ЭДО, именно FREDO ДокМен и решил нам эту задачу. «Если у вас 1С или BAS, сервис FREDO для вас» ‒ говорит Инна, бухгалтер Ай Ти Артель.
