Сеть ресторанов «ЯпонаХата» (ООО Сейко)
Управленческая отчетность в ресторанном бизнесе: кейс украинского сети суши-баров ЯпонаХата
Идеей и основой проекта стал запрос финансового директора сети ресторанов суши «ЯпонаХата». Сеть имеет свои заведения в Киеве, Львове, Харькове, Днепре и Ивано-Франковске, и требовала автоматизации процесса подготовки управленческой отчетности настолько разветвленной системы.
Цель проекта: автоматизация управленческой отчетности предприятия на базе «Управління Виробничим Підприємством» (УПП).
В проекте реализовано:
- Интеграция УПП и R-keeper.
- Отчетность о работе учреждения в режиме реального времени.
- Расчет себестоимости — производство и расчет затрат.
- Управленческая отчетность P & L, CashFlow.
Зачем нужна управленческая отчетность? Когда у Вас один ресторан, то сложная управленческая отчетность не понадобится: вы видите свои расходы, кэш и понимаете свое положение дел. Но если вы начинаете масштабироваться, то просто необходимо сводить данные воедино!
Директор захочет видеть: что сеть зарабатывает, сколько тратит, насколько эффективны эти расходы. Ему нужна основа для принятия решений.
Именно для таких целей, в данном кейсе, в сети общественного питания «ЯпонаХата» было внедрено решение по управлению производственным предприятием и адаптировано под специфику ресторанного бизнеса.
Как увидеть эффективность
Любой бизнес начинается с продаж. Какое-то время, если продажи хорошие, владелец не задумывается об управленческой отчетности — он получает свою прибыль и все смотрится хорошим. Но обстоятельства меняются стремительно, и чтобы компания оставалась на плаву, приходит время, когда все надо учитывать и планировать.
Для этого внедряется система автоматизации на платформе 1С:Підприємство и BAS. 1С:Підприємство в данном случае работает как бэк-система, в которой ведется учет запасов, производства, расчет производственной себестоимости, учет продаж / закупок, управление складом, финансовый учет — реализуются все составляющие операционного учета компании. Фронт-офисом является R-keeper (система автоматизации специально для HoReCa).
Интегрировав их вместе, мы фактически получаем с R-keeper в 1С:Підприємство все чеки со всей аналитикой — с привязкой к посетителям, картами лояльности и тому подобное. Видим срез по гостям, посадкам, среднем чеке и в итоге — видим доход на одно посадочное место в денежном эквиваленте.
Это позволяет директору сети отслеживать KPI по продажам каждого заведения, и, соответственно, видеть эффективность персонала и грамотно управлять заведениями.
Итак, интеграция УПП и R-keeper дала руководителям всю аналитику и они смогли подсчитать показатели работы ресторана. Продажи — это хорошо, но если расходы их превышают, то и бизнес страдает. Поэтому важно еще и учитывать, что Вы тратите и которая выходит себестоимость продукции.
Какие отраслевые особенности были реализованы в типичном продукте «Управління виробничим підприємством»
В «ЯпонаХата» мы видим непрерывное производство: выпуск полуфабрикатов, изготовление продукции и ее реализация, доставка. Это все нужно учитывать.
Мы написали сложные механизмы распределения производственных затрат. Изюминка в настройках: расходы, в каких подразделениях, по какой базе и каким образом распределяются на себестоимость каждой продукции.
Это позволило сети достаточно точно посчитать себестоимость продукции в каждом из ресторанов и себестоимость продукции по направлениям деятельности. В итоге, руководство сети получает следующую информацию:
- доходы ресторана;
- себестоимость продукции, ресторан производит;
- маржинальность.
Производной этого всего был отчет Profit & Loss (P & L).
В «ЯпонаХата» P & L — это большой отчет на более чем 400 статей и являются аналитические разрезы, через которые формируется отчет. В каждом разрезе отчет выстраивается автоматически.
Руководство сети видит: сколько рестораны заработали, потратили, инвестировали по каждому заведению. После этого, менеджмент может принимать свои управленческие решения и планировать деятельность ресторанов на будущее.
CashFlow — деньги любят счет
Был настроен отчет CashFlow. Важно не только видеть приходы / расходы, необходимо еще и избежать кассового разрыва. Отчету CashFlow директор получает возможность планировать поступления денежных средств, регистрировать фактические поступления, планировать свои расходы в определенном периоде и регистрировать фактические расходы, в планировании — видеть будущие кассовые разрывы и найти резервы для их покрытия.
Так финдепартамент, директор, управляющий и другие могут видеть, в каком положении находится ресторан и распределять свои финансовые обязательства.
Полученные результаты
По внедренным четырьмя пунктами по автоматизации учета деятельности, сеть суши-баров получила следующий функционал:
- Интеграция УПП и R-keeper позволяет отслеживать такие показатели:
- Продажи по картам лояльности.
- Продажи по времени.
- Средний чек, средний чек на гостя.
- Количество гостей.
- Доход на чел / час заведений.
- Количество чеков на чел / час.
- Количество посадок.
- Количество оборотных мест.
- Количество оборотных мест в день.
- Доход на 1 посадочное место (грн.)
- Расчет себестоимости — производство и расчет затрат.
- Многопередельного производство (сборка, разборка)
- Выпуск полуфабрикатов на другие подразделения.
- Расчет себестоимости в разрезе направлений деятельности (ресторан, доставка).
- Очень сложное распределение общепроизводственных расходов.
- Управленческая отчетность P & L формируется в разрезе:
- Проектов (различные ресторанные сети).
- Бизнес единиц (рестораны).
- Направлений деятельности (ресторан, доставка).
- Подразделений (продажа, производство, администрация).
- Отчет CashFlow отражает:
- Планируемые поступления денежных средств.
- Фактические поступления.
- Планируемые расходы.
- Фактические расходы.
- Кассовые разрывы.
Автоматизация в целом позволила руководству видеть сведения по всем подразделениям ЯпонаХата и за различные периоды, оптимизировать расходы, анализировать прибыль и убытки. Внедрение такого решения было оптимальным с точки зрения сроков, средств и используемых технологий, и ускорило работу многих сотрудников ресторанной сети.