Часто можно услышать, что мы диджитализуем свои идеи и идеи наших клиентов, и это наша миссия. Так вот, мы решили поделиться практическим опытом, который у нас есть, и который вдохновил на собственную разработку —  Plan.iT.

Один из наших клиентов —  дистрибьютор автомобилей в Украине и владелец сети станций технического обслуживания, рассказал о сложностях, которые возникают при планировании и предоставлению услуг по сервисному обслуживанию клиентов.

Основными недостатками были:

1. Низкая скорость обработки запросов, приводила к очередям;
2. Сложный процесс записи в центры обслуживания, длинные телефонные переговоры и очереди на линиях;
3. Потеря части информации при записях оффлайн, на бумажных носителях и прочее;
4. Накладки нескольких клиентов на одно и тоже время;
5. При изменениях в бригадах, либо не выходе (замене) работника не было возможности быстро перепланировать загруженность персонала;
6. Отсутствие связи других программ для записи с учетной системой и программой для расчета вознаграждения сотрудникам. Данные по отработанным часам разносили вручную;
7. Нельзя было предоставить аналитику работы СТО по требованию владельца бизнеса. Отчетность подавали только один раз в месяц.

Как компания работала до внедрения «Планировщика визитов»?

Клиент звонит и просит записаться на одну или несколько услуг компании. Сотрудник делает запись, например, в Excel или другой таблицы, CRM, но потом выясняется, что в этот момент был звонок от другого клиента и время уже забронировано. В таких ситуациях клиенту звонили повторно, приносили свои извинения и предлагали другое время дату … Делали повторно запись и хорошо, если на этом все заканчивалось.

Подобные ситуации могли повторяться неоднократно. Все это негативно сказывалось на лояльности клиентов и работоспособности сотрудников. Было трудно запланировать, предугадать, и управлять загрузкой одного центра или всей сети СТО.

Конечно, есть огромное количество различных CRM, которые в некоторой степени решают эту задачу, но возникает другая проблема —  руководителю, директору и владельцу СТО необходимо видеть плановое и будущее загрузки по компании и формировать отчеты по выполненным работам предыдущих записей. То есть, нужно дополнительно все заносить в учетную систему (обычно в небольших и средних компаний это 1С:Підприємство), или делать интеграцию — а это дополнительные финансовые затраты.

Для решения таких проблем обслуживающей компании, нами был разработан универсальный веб-интерфейс «Планировщик посещений», который позволяет записывать посетителей на одну или несколько видов услуг в режиме реального времени и автоматически транслировать все записи в учетную систему. То есть, одновременно учитывать загрузку всех рабочих центров и формировать отчеты за день месяц как по каждому сотруднику, так и по компании в целом.

Какие и как оцифрованные бизнес-процессы на СТО?

Сервис.

Обслуживание клиентов вышло на более современный и простой уровень. Теперь при обращении клиента планирования, запись и согласования визита можно создать за несколько минут и сразу на одну или несколько видов услуг. Имея под рукой всю информацию о времени и виде услуг, можно согласовать продолжительность работ. При повторных обращениях или уточнениях в Plan.iT реализовано быстрый поиск по VIN, номеру телефона, ФИО, комментарию и другими данными клиента.

Контроль.

В работе станции технического обслуживания это не только контроль текущего статуса записи (запланирован, прибыл, не явился, в работе, прочее). Это полный контроль над загруженностью в разрезе должностей и видов работ в команде. С таким программным решением можно и планировать выходы специалистов на должности.

Анализ и отчетность.

С Plan.iT можно выполнить задачи и получить результат в режиме реального времени:

Задача 1 » Интеграция с учетной   системой».

Результат: Не нужно дублировать данные вручную, все документы появляются в учетке автоматически.

Задача 2 «Формирование   аналитических отчетов».

Результат: Аналитика обслуживания клиентов по статусами, работами и другими исходными данными. Данные возможно вывести как в виде стандартной таблицы, так и в виде графиков с цветной дифференциацией данных.

Задача 3 «Для руководителя и   владельца компании —   анализ плановой и   будущей загруженности   компании за выбранный   период».

Результат: Автоматически по данным прошлых периодов можно запланировать или предсказать объемы работ станции и сети в целом.

Дополнительные возможности разработки:

• веб-интерфейс можно интегрировать с любой учетной системой;
• доработать и настроить в соответствии с потребностями и специфики отдельного бизнеса;
• Plan.iT можно приобрести готовым решением, а можно арендовать на необходимое количество рабочих мест;
• работа онлайн в режиме 24 7.

Как работают и выглядят все процессы в режиме реального времени мы пытались показать в коротком 9-ти минутном видео на нашем официальном YouTube канале.

Наша разработка «Планировщик посещений» – легкий и современный инструмент, помогающий профессионалам сферы автосервиса и послепродажного обслуживания автомобилей быть более эффективными и повышать свои конкурентные преимущества за счет высокого уровня сервиса.

Управляйте процессами в режиме реального времени просто.

“Just Plan.iT”