Как выбрать ІТ подрядчика: чек-лист и лайфхаки
Выбор подрядчика — это четвертый этап на пути автоматизации бизнес-процессов (из статьи «Автоматизация бизнес-процессов — с чего начать?»). Он определяет дальнейшее движение проекта и его успех. Поскольку проект — это событие длительное, вы должны быть уверены в том, что команда, идущая с вами в проект, завершит его в срок, в бюджет и с заданным функционалом.
Какие ІТ компании есть в Украине?
ІТ компаний в Украине множество, но если говорить о тех кто специализируется именно на программах и решениях для автоматизации бизнес-процессов BAS и 1С:Підприємство, то есть более 400 компаний официальных представителей. Такие компании числятся во всеукраинском «Союзе автоматизаторов бизнеса». Существует официальный рейтинг, попасть в который можно только соответствуя жестко контролируемым требованиям. iT.Artel входит в Союз и занимает второе место по внедренным проектам с ERP. Также есть множество локальных компаний и международных представителей со специализацией в SAP, CRM и так далее. Но на чем бы не специализировался подрядчик (исполнитель), есть общепринятые критерии и маркеры, которые применяются и на которые стоит обращать внимание на этапе выбора.
Как выбрать ІТ подрядчика?
Мы — іT.Artel тоже иногда выступаем в роли клиента и для определенных решений ищем исполнителей, поэтому и возникла идея поделиться с вами: как выбираем мы и на что рекомендуем обращать внимание.
Из нашего опыта мы сформировали чек-лист и подобрали лайфхаки, которые помогут вам выбрать IТ подрядчика для вашего проекта.
1. Рассмотрите сразу нескольких подрядчиков
Лучше иметь список кандидатов на внедрение из 5 или 6 компаний. В нашей практике было и такое, что запросы делались почти 20 подрядчикам. Во-первых, не все ответят на ваш запрос, во-вторых, сразу отбросьте самое дешевое и самое дорогое предложение. Например, если вы сделаете запросы на три компании и отбросите две из них, то выбирать будет не из чего. Мы понимаем, что чем больше запросов, тем больше времени и сил потребует их обработка, но, если вы сделаете это, вероятность получить высокое качество вырастет. Также, при большем количестве предложений вы сможете сориентироваться в цене, которую предлагает рынок и увидеть кто и какие моменты учитывает.
2. Не отказывайтесь от презентации «Про компанию»
Будем реалистами — на презентации вам не расскажут об ошибках, неудачных проектах и факапах, но на презентации расскажут о размере компании, ее команде, о том, как давно компания на рынке, кто ее клиенты и прочее. Среди заявленных клиентов могут оказаться те, чьи контакты можно получить, а связавшись с ними, услышать откровенный тет-а-тет отзыв об исполнителе.
Все чаще встречается то, что заказчик предпочитает пропустить презентацию «Про компанию» и сразу перейти к действиям. Мы же рекомендуем внимательно ознакомиться с компанией и задавать уточняющие вопросы. Презентация компании предоставит вам целостную картину и дополнительную информацию которую вы могли не встретить на сайте.
3. Запросите информацию о кейсах, поинтересуйтесь негативным опытом
Очень важно интересоваться не только успехами, но и отрицательным опытом. И дело не в том имел он место или нет: если компания давно на рынке и у неё большое портфолио, такие кейсы наверняка были. По статистике только 7% проектов можно считать полностью успешными. В таком случае, успешный проект — это проект, который был исполнен в заявленный срок, бюджет и с заданным функционалом. Основная цель получения информации о негативных кейсах — это анализ того, как исполнитель/подрядчик выходил из таких ситуаций, какие действия предпринимал и какие выводы сделал, как относился к заказчику во время и после негативных/стрессовых ситуаций.
У нас тоже есть негативные кейсы. Не много, но встречались. Как мы справлялись с ними? Делили ответственность с заказчиком, до последнего пытались завершить проект и, в итоге, завершали его. Кстати, один из наших неудачных кейсов — Твій голос опубликован на сайте.
4. Попросите референс визит к клиенту, с которым подрядчик уже завершил проект.
Очень эффективный инструмент. Вы можете настоять на поездке — личной встрече с одним из клиентов подрядчика. Конечно, не всегда удается согласовать такие встречи, ведь задействовано много сторон, но это тоже инструмент обратной связи. Например, у iT.Artel есть клиенты, которые не хотят или не могут в связи с внутренней политикой предоставить отзыв или дать согласие на упоминание в нашем портфолио. Но есть такие клиенты, которые не против, чтобы их контакты предоставлялись по запросу других компаний или с ними была согласована встреча. То есть, они готовы предоставить личный отзыв при общении тет-а-тет с нашим потенциальным клиентом.
5. Посетите офис исполнителя (подрядчика).
Это не значит, что вы должны выбирать только тех подрядчиков, которые находятся в центре города и арендуют помещения исключительно в дорогих бизнес-центрах. Это значит, что вы можете лично посмотреть компанию изнутри: сколько специалистов работает в команде, есть ли у них офис. В наше время можно встретить трех гениальных исполнителей не имеющих офиса, а успешно работающих удаленно. Сотрудничество с малочисленной командой не является минусом, но также сопряжено с риском — когда участников команды всего трое, их сложнее заменить.
Личные встречи очень полезны на этапе знакомства, ведь «чувство синергии» и комфорта в работе важно не только внутри вашей компании, но должно транслироваться и наружу.
6. Проверьте финансовое состояние и показатели рискованности компании подрядчика.
Обычно в крупных компаниях и холдингах есть свои отделы и даже департаменты безопасности, где такие проверки одна из их функций. Но если вы небольшая компания или у вас просто нет необходимости в таких услугах, не пренебрегайте проверкой своего контрагента. Тем более, что сейчас для анализа субъекта хозяйственной деятельности есть множество программ и сервисов, например, Liga: ContrAgent или интегрированный в 1С:Підприємство и BAS сервис ИТС «Опендатабот.Ризики». Такие сервисы по коду ЕГРПОУ дают вам аналитические данные рискованности контрагента, его историю судебных решений, налоговые долги и прочее. На это также стоит обращать внимание.
7. Пообщайтесь лично с командой, которая будет внедрять проект
Пообщаться с теми, кто продает вам свои услуги это одно, но общение с теми, кто непосредственно будет работать над вашим проектом иногда может оказаться важнее. Менеджеры по продажам будут говорить о компании/команде только лучшее, ведь это их работа. Но может случиться, например, то, что вам продали лучших, а к работе привлекли других — Junior. Советуем организовать личную встречу с командой, которая будет работать именно над вашим проектом. Имеет значение личное знакомство с аналитиками и руководителями или менеджерами проектов. Здесь главное, чтобы люди, которые собирают требования и ставят задачи другим, понимали ваш бизнес, компанию, сферу деятельности и не тратили дополнительное время на постоянное углубление в процесс и ознакомление.
8. Закажите экспресс-обследование (предпроектное) или выполнение тестового задания
Мы советуем, а иногда даже настаиваем на предпроектном обследовании, или, как его еще называют, экспресс-обследовании. Чаще от него отказываются по двум причинам: первая это то, что любой новый подрядчик, который придет со своим предложением к вам, скажет, что то обследование, которое у вас есть от другого подрядчика недостаточно качественное. Якобы данных мало или они «не такие, непонятные» и новый исполнитель будет делать по-своему. С одной стороны, такие исполнители правы, ведь важна не только та информация, которая зафиксирована в отчете, но и понимание процессов в целом, видение общей картины, которое сформировано у аналитика по результатам предпроектного обследования. Мы в своей практике сталкивались с очень хорошими отчетами обследования, на основе которых изучали, считали и реализовывали проекты. Но и у них были нюансы, потому что каждый аналитик собирает требования из своего опыта и так, как ему удобно. Здесь есть риск — могут возникнуть дополнительные вопросы по работе и информации, которая отсутствует в отчете. И тогда мы вынуждены делать дополнительные уточнения у Заказчика, что может вызвать его недовольство, ведь он уже кому-то это рассказывал и в его понимании эти данные должны быть изложены в отчете… Вторая причина — это дополнительные средства, но некоторые компании, наша в том числе, в случае заказа предпроектного обследования учитывает эти расходы в стоимость проекта.
Предпроектное обследование позволяет детализировать рамки проекта и понять насколько вы готовы к началу проекта именно с этим подрядчиком. А как мы говорили ранее, проект — это процесс не быстрый, это длительное плодотворное сотрудничество. Также в процессе обследования вы узнаете не только профессиональные, но и личные качества бизнес-аналитика: насколько он понимает ваш бизнес и насколько хорошо знает программы, которые рассматриваются для внедрения.
9. Отдайте предпочтение подрядчику, обладающему экспертизой в вашей отрасли
Это кажется очевидным пунктом, но некоторые о нем забывают. Исполнителю достаточно иметь в своем портфолио хотя бы один проект из вашей отрасли. Такой опыт уже дает понимание того, чем вы занимаетесь, некоторые тонкости, которые или помогут быстрее завершить проект, или лучше понимать в каком направлении проводить ознакомление.
10. Отдайте предпочтение подрядчику, коммуникация с которым у вас складывается легче
Легкость в общении с исполнителем — важный фактор, ведь долгое время вы будете работать рука об руку. Комфортное общение очень важно даже в автоматизации бизнес-процессов. В среднем, проекты длятся от полугода до года и если вы уже на первых этапах не можете найти общий язык или испытываете дискомфорт в работе, то спросите себя: мы сможем плодотворно сотрудничать, общаться на протяжении всего года? Чем ближе вам по духу исполнитель, тем комфортнее будет сотрудничество и более успешным станет ваш совместный проект.
В следующих материалах блога iT.Artel будет еще больше нашего опыта и опыта наших клиентов. Возможно, у вас появились вопросы или нужна консультация.
Оффлайн или онлайн мы всегда рядом!
