Как руководить проектом автоматизации: инструменты управления

«Как корабль назовешь, так он и поплывет» — мы знаем это выражение, но не всегда задумываемся, что этот афоризм не только об имени. Названия недостаточно — перед тем как отправиться в путь, мы должны представлять маршрут, знать знать команду и чётко понимать как управлять каждой составляющей — от штурвала до якоря. Если сейчас вы только «отдали швартовы» и пустились в реализацию проекта автоматизации или уже находитесь на определенной стадии и ищете точки, чтобы скоординировать свои действия — убедиться в верном ли направлении движетесь, эта статья для вас. Мы расскажем какие инструменты вам, как заказчику, помогут управлять проектом.

• Согласованные рамки проекта. Установленные рамки проекта позволяют прийти к общему с Исполнителем видению ожидаемого результата. Обязательно должен быть перечень задач и чем подробнее, тем лучше. Но нужно также быть готовым к тому, что как бы четко ни был прописан план, в ходе реализации проекта его рамки могут расширяться. Обычно возникают дополнительные пожелания со стороны Заказчика и это может привести к увеличению стоимости проекта от 5 до 20 процентов. Утвержденный изначально фронт работ поможет оперативно понять: входят ли ваши требования в согласованный проект, чтобы соотносить свои ожидания с текущим положением дел.
• Команда проекта со стороны Заказчика. Без формализованной команды проекта со стороны Заказчика (участники, роли, полномочия) управлять проектом будет сложно. О том, кто входит в состав команды Заказчика, читайте в нашей статье. Отсутствие распределения полномочий и зон ответственности может негативно сказаться на  возможности повлиять на руководство и ход проекта. А без такого рычага появляется риск увеличить срок реализации, вплоть до полной невозможности автоматизировать подразделение.
• План-график проекта. Служит маршрутной картой проекта — в нём прописаны контрольные даты и ожидаемые результаты. Если вы ведете проект без план-графика, а значит — без понимания что и когда должно быть выполнено, велика вероятность, что сроки уже просрочены, а обязательные контрольные точки не пройдены — двигаемся наугад. Очень важно, чтобы в начале, хотя бы укрупненный, но с ключевыми вехами план-график был создан и актуализировался в течение всего проекта. По этому графику вы будете сверяться: где вы планировали находиться, где находитесь, когда и к какому результату должны прийти.
• Регулярные встречи комитета проекта. Встречи для отчетности о состоянии и ходе проекта, планирование предстоящих работ и решение спорных вопросов. Рекомендуется проводить на регулярной основе раз в одну-две недели. На встрече должны присутствовать: руководители со стороны Исполнителя и Заказчика, а также специалисты, которые могут быть привлечены для оперативного решения текущих вопросов. Это встречи проводятся не для сбора требований или уточнения функционала — это статусная встреча, на которой мы фиксируем стадию выполнения проекта, проблемы, с которыми уже пришлось столкнуться, отчитываемся о том, что было выполнено со времени предыдущей встречи и формируем задачи, которые планируем выполнить к следующей. На встрече должен быть регламент и модератор, чаще всего это руководитель со стороны Исполнителя. Без регулярных встреч вы рискуете быстро потерять ориентацию в этапах реализации проекта.
• Статус-отчет о ходе проекта. Документ, в котором фиксируется текущее состояние реализации задач для обсуждения в комитете проекта. Администраторы проектов в іТ.Artel на встречу отдела по управлению проектами каждый раз готовят статус-отчет, который содержит: информацию о компании, что было выполнено с момента предыдущей встречи, что планируется выполнить к следующей, какие проблемы возникли, а также предложения по их решению. Далее сроки и финансовая информация — какие расходы планировали понести, какие понесли, какие акты подписаны и тому подобное.

Внедряете в своей компании систему автоматизации бизнес-процессов? Тогда вас может заинтересовать:

1. Сигналы готовности предприятия к внедрению ERP-системы
2. Методы внедрения ERP: какие этапы ожидают компанию на пути и каким будет результат
3. Риски проекта автоматизации и пути их минимизации
4. Документальное сопровождение проекта автоматизации
5. Этапи и сроки внедрения BAS ERP. Можно ли встать в очередь на проект?
6. Хто відповідає за автоматизацію бізнес-процесів?