“Всё хорошо, что в меру”: особенности детализации на примерах составляющих элементов бизнес-процессов

В наших предыдущих материалах: «Что такое бизнес процессы и какие их составляющие элементы?» и «С чего начать автоматизацию бизнес-процессов» мы уже рассматривали составляющие бизнес-процессов и этапы их автоматизации, а теперь добавляем к этому примеры составляющих базовых бизнес-процессов и особенности их детализации. 

У любого процесса есть задачи, исполнители, события, условия, влияющие на процесс, переходы, ветвления и завершение. 

Начало и окончание — это обязательные составляющие бизнес-процесса, без которых он не происходит. По его завершению вы получаете результат — то, ради чего этот процесс совершался. Это может быть выписанный счет, новый клиент, совершенная или упущенная продажа. Не бывает процессов без завершения. Возможен такой вариант процесса, окончание которого сигнализирует о начале следующего и, например, с окончания процесса стартует этот же процесс.

Задачи — перечень действий, которые осуществляются в рамках процесса. Степень детализации здесь может быть разной. Если, например, описывается процесс выписки счета, то нет смысла прописывать, что сначала менеджер добавляет сроку, затем выбирает номенклатуру, цену, проверяет сумму и так далее, потому что администрировать правильность работы такого процесса будет сложнее и дороже, чем эффект, который будет получен в результате его осуществления. Такой процесс будет иметь более укрупненную детализацию и выглядеть следующим образом: менеджер получает запрос о выписке счета, определяет статус клиента: имеет ли он задолженность или штрафные санкции, какой у него договор и на основе этого договора выбирает программу лояльности, согласовывает номенклатуру с заказчиком и своим руководителем, печатает, отправляет по почте. Есть смысл описывать задачи до такого уровня. 

Разные бизнес-процессы требуют разной детализации, но главное здесь — не впадать в крайности. Как не желательна чрезмерная детализация, так и излишнее обобщение не будет корректным для описания бизнес-процесса. Не стоит, например, описывать процесс выставления счета просто как «менеджер выставляет счет» — так теряется возможность контролировать этот процесс на всех этапах. Как правило, задачи разнесены во времени: допустим, менеджер выставил счет, нужно осуществить отгрузку товара, а отгрузка делается после получения оплаты счета. Это не задача. Это действие можно формализовать так: «ожидаем поступления оплаты». Тогда это будет событие, которое станет триггером осуществления бизнес-процесса. 

Для наглядности в нашей статье “Нотации для описания бизнес-процессов: виды, преимущества и недостатки” мы сделали описание бизнес-процесса выставления счёта в разных нотациях. 

Исполнителем может быть сотрудник компании, контрагент, заказчик или система, которая включена в бизнес-процесс в процессе автоматизации.

Событием может стать обращение клиентов, заявка на оплату или выписка о приеме платежа, подтверждение поставщика об отгрузке товара, прибытие товара на склад, hr-менеджер подобрал перечень кандидатов и тому подобное. Процесс не начинается «сам по себе»: триггер его начала — событие или инициатор, который запускает этот процесс. Инициатора можно представить как событие. Если процесс начат, это означает, что возникла потребность в его запуске.

Переходы и разветвления. В зависимости от условий процесс может идти по разным веткам. Например — согласование платежа. Если у вас есть разделение по согласованию платежей в зависимости от суммы, подразделения, то надо указать кому адресована задача или какая задача будет выполняться. Допустим, если у вас сумма платежа до 100 000, ее согласовывает руководитель отдела продаж, а если сумма превышает 100 000, то ее должен согласовать руководитель компании. Соответственно, в вашем процессе должно быть такое разветвление, которое в зависимости от условий направит ветку выполнения процессов в ту или иную сторону. Будет инициировано выполнение задачи или руководителем отдела продаж, или руководителем компании. 
Так же советуем посмотреть видео “Основные элементы бизнес-процесса на предприятии” на нашем Youtube канале.

Узнать больше о бизнес-процессах и их автоматизации вы можете из наших материалов: Кто отвечает за автоматизацию бизнес-процессов? и Как автоматизация бизнес-процессов влияет на бизнес. 
А также следите за обновлениями! Ведь самый продуктивный путь понимания — это опыт и конкретные примеры. Именно этим мы и делимся в нашем блоге.