Что такое бизнес-процессы и какие их основные элементы?

Термин “бизнес-процессы” встречается во многих статьях, в которых рассказывают, как улучшить производство и наладить внутреннюю систему компании. Владельцы бизнеса заинтересованы в том, чтобы все работало четко и слаженно. В этой статье мы расскажем что такое бизнес-процессы, их классификацию и их основные элементы. 

Бизнес-процесс — это последовательность действий, в результате которых создается новый продукт/услуга, или проводится анализ деятельности всех сотрудников. Коротко — инструмент для решения задач бизнеса; это то, что вы делаете в рамках своей работы/деятельности. Если у вас есть компания, у неё есть по умолчанию бизнес-процессы. Возможно, они не формализованы, не совсем четко работают. Но эти процессы есть. Например: выписка счета — это бизнес-процесс. Процесс продажи, которые осуществляют ваши менеджеры по продажам, — тоже бизнес-процесс. Любое действие, которое выполняется в ходе деятельности компании и его можно описать в виде бизнес-процессов. 

Например, у вас есть менеджеры по продажам, у вас есть устная (неформальная) договоренность с продажниками, что, кому и как они продают. Если у вас не настроен, не прописан, не формализован этот процесс, то они сами его настроили и исторически передают эти правила от коллеги коллеге. Часто на проектах мы сталкиваемся с тем, что когда собираем информацию у руководителей, они описывают нам встроенные четко сформулированные процессы (т.е. идеальное видение и как должно быть в теории). Когда же мы общаемся с конечными пользователями (исполнителями таких процессов), все на практике оказывается не так. Если начать собирать требования сразу с пользователей, что является правильным, и только  потом согласовать с руководителем такие процессы, как он по факту работает в компании, зачастую появляются существенные различия между  теорией и практикой. Почему так происходит? Потому что процесс не формализован, поэтому сотрудники реализовывают его на свое собственное усмотрение. 

Сам по себе процесс никогда не начинается, он начинается из-за какого-то события: например, обращение клиента с проблемой, изменения в законодательстве,  жалоба, поступление оплаты или возврата, заявка на оплату. Не бывает процессов, которые не заканчиваются. Окончание одного процесса означает запуск следующего.

Описание бизнес-процесса

Как и любое действие в компании, описание (формализация) должно иметь конечную цель. Сотрудник, ответственный за выполнение бизнес-процесса, будет иметь четкое представление о том, что нужно делать и какой результат должен быть на выходе. Распишем характеристики описания бизнес-процесса:

• Понятная и выполнимая цель: она может меняться, но на начальном этапе должна быть формулировка. 
• Описание без лишней “воды” — только факты, необходимые для достижения поставленной цели. Должно содержать чек-лист с описанием всех этапов работы, которую нужно провести. По возможности избегайте сложных терминов и формулировок. 
• Закрепить задачу за конкретным сотрудником/сотрудниками. Каждый в команде должен понимать, какой этап за ним закреплен. При этом нужно собирать сотрудников и комментировать важные моменты. Это снизит уровень возможных ошибок.

Чтобы понять, какой результат принесет той или иной бизнес-процесс, нужно знать его характеристику (элементы).

Важные моменты:

• стоимость бизнес-процесса всегда стремится к уменьшению.
• Длительность бизнес-процесса — тоже важный пункт. Он определяет, какое время было потрачено на решение задачи, были ли потрачены лишние средства и как в будущем сделать так, чтобы траты свелись к минимуму.
• Насколько клиенты довольны товаром и/или услугой. Таким образом определяется качество и возможные улучшения. 

Для максимальной эффективности, бизнес-процесс должен иметь четкую структуру и понимание, зачем это нужно.

Заказать консультацию

Ссылки на полезные материалы:

1. О классификации бизнес-процессов.
2. Автоматизация бизнес-процессов – с чего начать?
3. Плейлист на нашем YouTube-канале “Автоматизация бизнес-процессов”
4. Диджитализация и автоматизация: как выбрать ИT-решение, чтобы попасть в цель и при этом не переплатить
5. Какая классификация бизнес-процессов существует?
6. Этапы и сроки внедрения BAS ERP. Можно ли стать в очередь на проект?
7. ERP — для кого?
8. Программный продукт VS проект: отличия подходов и результатов