Автоматизувати власними силами або звернутись до підрядника?
В нашій практиці були випадки, коли компанія придбала в одного підрядника систему автоматизації бізнес-процесів як готове рішення, а впровадження здійснювала власними силами. Згодом, один з таких клієнтів звернувся до нас за супроводом та доопрацюванням цієї системи. Не дивлячись на те, що цей Замовник користувався BAS ERP близько року, в ході роботи нам вдалось ще більше розкрити потенціал системи і реалізувати нові можливості, які дозволили підвищити ефективність її функціоналу. Про цей проект ми розказували в статті “Backstage автоматизації: як проходить впровадження ERP для інтернет-магазину меблів”. В цій ситуації Замовник пізнав обидва полюси: і переваг, і недоліків впровадження власними силами та за допомогою підрядника, але це був вимушений досвід, якого, коли ви вже обрали здійснювати комплексну автоматизацію бізнесу, можна уникнути, зваживши всі “за” та “проти”. Сьогодні ставимо їх на ваги у нашій статті.
Впровадження власними силами:
Переваги:
- Нижча вартість проекту. Вартість послуг команди вашої компанії не буде включати маржу — робота буде здійснюватись по собівартості. Проте, це твердження суперечне. Якщо ми будемо рахувати всі витрати, які ви понесете на проекті: навчання команди, мотивація співробітників, робоче місце, робочі часи, які команда витратить на проект замість виконання своєї операційної роботи — це теж потрібно включати у вартість. І тоді велике питання: чи дійсно дешевше своїми силами, ніж сторонніми. Але якщо розглядати грошовий потік “на папері” — бюджет, який підпише ваш керівник на оплату — впровадження своїми силами буде виглядати дешевше.
- Більше експертизи в процесах компанії. Якщо команду проекту складають спеціалісти вашої компанії, вони добре розуміють специфіку діяльності підприємства у всіх його нюансах, адже вони завжди знаходяться в контексті: розуміють процеси компанії, зони впливу та відповідальності, очікування керівництва, які дії як позначаться на компанії. Експертність ваших спеціалістів у діяльності компанії буде вищою, ніж у залучених.
- Більше важелів впливу на команду проекту. Працюючи з командою зі спеціалістів вашої компанії ви можете вдаватись до нематеріальної мотивації: призначити бонуси, додаткові відпустки, кар’єрний зріст, запланувати зміну техніки після запуску проекту тощо. І це буде ефективно — такий важіль не просто додатковий внесок в проект — це вклад в компанію. Якщо ви, наприклад, оновлюєте обладнання, воно залишиться всередині компанії і у довгостроковій перспективі підвищить якість роботи, якщо під проект довелось збільшити штат — це не гроші на вітер, а нові кваліфіковані співробітники.
- Після завершення проекту в компанії залишається вся експертиза по впровадженому рішенню. Якщо у вас, наприклад, запускається перша частина великого проекту (така ситуація може виникнути, якщо перед автоматизацією всіх бізнес-процесів запускається пілотний проект в одному з відділів), після завершення цього етапу у вас вже сформована готова команда та побудовані процеси для запуску наступних фаз проекту. І навіть, якщо здійснювати запуск ви плануєте пізніше, тобто ви запустили один підрозділ і спостерігаєте, як він працює, запуск послідуючих проектів здійснити буде простіше, тому що вся експертиза залишилась в компанії.
Недоліки:
- Менше експертизи з ведення проектів та впроваджувального рішення на початку проекту. Наприклад, ви вирішили впровадити ERP, взаємодія з цією програмою перший досвід для вашої компанії. Як з нею працювати ніхто зі співробітників ще не знає. На етапі старту проекту, при впровадженні власними силами вам доведеться витратити час та кошти на навчання команди проекту роботі в системі. Плюс до цього, якщо ви не проектна компанія (а відноситесь до галузі виробництва, торгівлі тощо), то, вірогідно, досвіду по веденню проектів впровадження буде більше у компанії інтегратора, який має експертизу саме в цій сфері. Звичайно, до фіналу проекту, якщо ви впроваджуєте своїми силами, команда вже набереться, але на старті треба бути готовими до труднощів, адже будь-яке починання, особливо у новій області — це непросто.
- Проектні технології зазвичай не використовуються або використовуються частково. Ми в своїй практиці стикались з тим, коли компанія сама запускає проект, то проектні технології — наприклад, методології ведення проектів або інструменти управління проектом автоматизації там не використовуються або використовуються частково. Це може бути масштабна, потужна компанія з великим відділом розробників, але в ньому будуть відсутні, наприклад, аналітики і керівники проектів — всі обов’язки ляжуть на керівника відділу програмістів і цей підрозділ буде позадачно реалізовувати проект. Це не означає, що такий проект не буде успішним — це може бути цілком ефективне впровадження, але оскільки методологія проекту відсутня, це великі ризики за сроками.
- Оплата за процес, а не результат. Мотивація, навчання, управління командою сконцентровані на боці Замовника. Які б труднощі не спіткали проект, аж до відчутної затримки по строкам, ви при будь-якому сценарію здійснюєте регулярну виплату окладу співробітникам. Тож незалежно від того є результат чи ні — компанія нараховує зарплатню спеціалістам. Відповідно, постійні витрати будуть, та вони ніяк не вплинуть на якість проекту.
Впровадження силами підрядника
Переваги:
- Більше експертизи з впроваджувального рішення та у веденні проектів взагалі. При вдалому виборі підрядника, ви отримуєте Виконавця, який розуміє як побудувати та автоматизувати бізнес-процеси, запустити проект з мінімальними доробками, етапи проекту матимуть чіткі терміни, а отже і реалізація відбудеться в затверджені строки — від початку ви будете рухатись по план-графіку без “проб і помилок”.
- Простіше керувати проектом. Більша частина завдань по керуванню проектом знаходиться на боці підрядника. Він буде призначати зустрічі комітету для звітування про статус проекту, вести план-графік, формувати статус-звіти про перебіг справ, загалом — застосовувати всі інструменти керування проектом. Тож Замовнику не треба своїми силами контролювати хід роботи — це робить підрядник, а Замовник приймає виконані роботи.
- Прозоре використання бюджету проекту. Як правило, підряднику ви платите за результат, а не за процес. Але тут є нюанси — це залежить від умов договору: підписаний він за стовідсотковою передоплатою чи з оплатою по результатам отриманим в ході проекту. Якщо робити оплату по етапам, наприклад, 50% на початку етапу та 50% по завершенню, ви отримаєте відносно регулярний потік грошей, плюс — оплата за результат це додатковий важіль впливу на підрядника. Немає результату — немає оплати. Є також варіант відстрочки платежу. У нашій практиці були проекти великих компаній, які пропонували відстрочку на 90 днів. Тобто ми робимо проект, здаємо, а оплату Замовник здійснює через три місяці. Для сторони Замовника — дуже зручне рішення, але тут є ризики для Виконавця, адже весь проект йому доведеться фінансувати з власного бюджету. І якщо проект триває рік, то весь цей рік автоматизацію процесів Замовника, та роботу проектної команди оплачує підрядник. Тому краще розділяти фінансове навантаження між Замовником і Виконавцем.
Недоліки
- Зростає вартість проекту. Якщо впроваджувати проект силами підрядника, він буде коштувати дорожче за рахунок маржі Виконавця. Про це ми вже писали вище.
- Частина компетенцій по рішенню яке було впроваджено залишиться у підрядника. Якщо вас влаштовує робота підрядника, впровадження реалізувало ваші запити, то після проекту можливо укласти договір на супровід, щоб компетенції проектної команди Виконавця не пішли повністю, а залишились у вигляді служби підтримки, яка буде швидко реагувати на виникаючі питання.
- Важче вийти з проекту у випадку зміни пріоритетів у керівництва. Така ситуація може скластись, якщо зроблена передоплата, проект стартував, але в ході проекту у керівництва змінились пріоритети і Замовник вирішує поставити проект на паузу до наступного року. А у підрядника вже сформована команда, розписаний план-графік, заплановані роботи по розгортанню системи тощо. Якщо підрядник, при укладенні договору зазначив штрафні санкції за зупинку робіт по ініціативі Замовника або за розрив договору, то Замовнику загрожує штраф. Тому з проекту від підрядника вам, як замовнику, піти буде складніше, ніж просто сказати власній команді “проект на паузі”. На такий нюанс теж варто звертати увагу.
Якщо Ви зараз читаєте ці строки, то певно вже зацікавились впровадженням системи автоматизації бізнес-процесів для Вашої компанії. Тож можемо від теорії переходити до практики. Маєте питання як? Просто натискайте!
