Як пройшов IV ERP FORUM від Всеукраїнської Спілки Автоматизаторів Бізнесу

15 грудня відбувся IV ERP FORUM від Всеукраїнської Спілки Автоматизаторів Бізнесу. Складно осягнути неосяжне, тож робимо коротке резюме конференції у блозі iT.Artel про оптимізацію електронного документообігу та бізнес-процесів для підприємств.

ERP FORUM це місце, де конкуренти стають колегами та партнерами. Обмінюються досвідом, щоб допомогти користувачам ефективно вести бізнес. Детальніше з виступами та спікерами ви можете ознайомитись на сайті САБ.

Учасникам конференції продемонстрували сучасні можливості підвищення ефективності управління бізнесом, організації обліку, контролю та аналізу фінансових і матеріальних ресурсів за допомогою інноваційних програмних продуктів BAS.

В рамках конференції були розглянуті нові можливості галузевих рішень «BAS АГРО. ERP», «BAS Будівництво. ERP», «BAS Комплексне управління паливним підприємством».

Члени Всеукраїнської Спілки Автоматизаторів Бізнесу, які мають завершені успішні проекти в корпоративному секторі, поділились досвідом впровадження ERP-систем.

Починаючи з ролі проекту впровадження, як частини трансформації бізнесу до ІТ-супроводу та інтелектуальної автоматизації — велику увагу приділили важливим аспектам ведення корпоративних проектів автоматизації. 

Що по статистиці? 

Всі попередні кризи працювало правило: падає економіка — падає софт, починається зростання — софт росте стрімкіше. 2020 рік все інакше — ВВП впав, софт виріс на 8%. Ситуація на ринку продажів та впроваджень систем автоматизації бізнес-процесів за період з 2003 по 2021 рік така: загалом вже продано 284 системи BAS ERP, 52 у 2021 році. Спеціалісти САБ відмічають — пандемія виявилась потужним каталізатором діджиталізації. 

Що по географії? 

Найбільше впроваджень BAS ERP у Києві — 94, Дніпрі — 17, Одесі — 8, далі Харків, Львів, Суми, Хмельницький, Черкаси. Приєднуйтесь — впровадження доступні в будь-якій точці України.

Що нового? 

BAS ERP, редакція 2.5. — це не “розвиток старого”, це нова методика поводження з інформацією. Можливості флагманського рішення BAS ERP розширюються у блоках: управління виробництвом, розрахунок собівартості, необоротні активи, розрахунки з контрагентами онлайн, бюджетування, звітність згідно МСФЗ, покращення юзабіліті. 

У квітні 2021 року випущено Технологію корпоративного впровадження, яка включає опис життєвого циклу проекту з проясненнями щодо виконання кожного етапу, шаблони документів з рекомендаціями щодо заповнення тощо. А у червні 2021 вийшла Практична технологія корпоративного супроводу, яка включає шаблони договорів корпоративного супроводу, з детально описаними правилами взаємодії сторін, опис процедур корпоративного сервісного відділу, шаблони або приклади документів, які використовуються сервісним відділом тощо. В контексті оновлень посилюється також важливість компетенцій, яких від впровадників вимагає корпоративний ринок. Отримати їх можна на спеціалізованих курсах, які проводить САБ.

Форум пройшов вдало, коли навіть після закінчення продовжуєш думати про теми та проблеми, яких торкнулися спікери. Ділимося деякими інсайдами. Якщо зараз ви приймаєте рішення про впровадження системи автоматизації або вже в проекті, ця стаття буде вам корисна (а, можливо, і втішна).

Підкорити природу…впровадження 

Нові продукти вимагають нових підходів: у чому запорука успіху? На це питання немає універсальної відповіді крім постійного пошуку балансу та визначення пріоритету між процесами, методологіями, підходами тощо. Дізнатись про це більше ви можете з  блогу iT.Artel про оптимізацію електронного документообігу та бізнес-процесів для підприємств. 

Кожен проект унікальний, зі своїми вихідними та потребами. Ось тільки частина питань, відповіді на які будуть з’являтися починаючи від передпроектного обстеження до фінішу проекту:

• Технології чи культура впровадження? 
• Що важливіше: знати продукт чи психологію?  
• Як ресурсне забезпечення проекту загрожує його успіху? 
• Що краще для проекту: дотримання чіткого плану чи швидка реакція? Чи можливий баланс цих крайніх стратегій і яким він буде?
• Чи корисна для проекту документація та яка?

Попереджений означає озброєний

Ви чітко прописали цілі та потреби на початку проекту, але чи є це запорукою того, що вони не зміняться у ході впровадження? Не хочемо вас лякати, але — ні. Але хочемо вас заспокоїти — це нормально. Проект на початку сприймається, як “чужорідне тіло” у середовищі вашої компанії, тож воно чинить опір. Знадобиться час на адаптацію, доки впровадження “приживеться”, тому ІТ-підрядники завжди попереджають клієнтів, що буде непросто (якщо ви вже в проекті, напевно, знаєте), але після впровадження замовник отримує якісно новий рівень роботи. Про конфлікт очікувань та реальності ви можете прочитати у статті блогу iT.Artel про оптимізацію електронного документообігу та бізнес-процесів для підприємств: “Впровадження ERP: очікування vs реальність”.

Чому у корпоративних впровадженнях гранично важлива підготовка користувачів і як це допомагає виявити “дитячі хвороби”?

Мета впровадження нової корпоративної системи виходить за межі тільки спрощення праці співробітників, але успішність впровадження має пряму залежність від реакції персоналу, тож він має бути готовий до змін. А зміни ніхто не любить. 

Навчання допомагає адаптуватися. Складність переходу на нову систему автоматизації також в тому, що минулий досвід — роботи з іншою системою може тільки заважати опануванню нової. А перший час вона буде здаватись не зручною та “гіршою за попередню”, звідси і розповсюджена вимога “зробіть, будь ласка, як було, тільки краще”. Ніщо вже не буде, як раніше. Але краще — буде.

Лайфхак навчання в тому, що колектив концентрується на процесі навчання, а не на проблемах. І стає зрозуміло, що це особливості рішення, а не проблеми. Помилки, які користувачі можуть виявити у програмному рішенні і є “дитячі хвороби” системи, та вони не привід відмовлятись від впровадження. Нові рішення — це нова методологія і тут вже буде непросто “в разі чого вимкнемо”, треба йти до переможного — запуску системи в експлуатацію.

Зміни, які ви впроваджуєте у теперішньому вже впливають на майбутнє

Впровадження системи автоматизації — це частина трансформації бізнесу, а перехід до концепції сталого розвитку вимагає, щоб результати впровадження утримували баланс між задоволенням сучасних потреб і захистом інтересів майбутніх поколінь. Історично драйверами цінності були: асортимент, масштаб та ефективність компанії. У “світі необмеженного споживання ресурсів” — це статичні конкурентні переваги. Але часи змінились і сучасні драйвери цінності це люди, технології та інновації. І ці зміни потребують змін усієї організаційної екосистеми бізнесу. На що треба звернути увагу при реорганізації компанії: кількість рівнів управління — структура з мінімальною кількістю рівнів; норма керованості; логічна послідовність і зрозумілість; розподіл повноважень; система контролю. 

Коли компанія йде у проект, перш ніж впровадити зміни, важливо їх зрозуміти і це окрема складова проекту. Оцініть готовність компанії до впровадження: 

• архітектура програмного забезпечення; 
• культурна готовність — чи очікувати саботажу з боку команди та як його подолати; 
• фінансова готовність компанії; 
• методологічна готовність компанії. 

Як гарантовано “завалити” проект впровадження? 

Ось рецепт: перед проектом оберіть постачальника, який обіцяє зробити все швидко та дешево; не витрачайте час на знайомство з командою — яка різниця хто всі ці люди; не проводьте передпроектне обстеження — навіщо зайва підготовка, вже треба стартувати. На старті проекту не витрачайте час на формалізацію бізнес-процесів, якщо вони являють собою хаос — будемо автоматизувати хаос. Під час проекту не звертайте увагу на опір персоналу та помилки при користуванні системою — додаткового навчання не потрібно, всі все зрозуміють в процесі. І головне: не дотримуйтесь методології впровадження та не використовуйте управління проектами. А якщо серйозно: підвищити процент успішних впроваджень допомагає дотримання концепції Технології корпоративного впровадження — звіту знань з планування, організації та реалізації проектів впровадження автоматизованих інформаційних систем. У фіналі своєї доповіді спікер — Володимир Базумаков, голова “Співтовариства ІТ-директорів України” запитав в аудиторії: “Чи можна купити ERP систему?”, відповідь: “Можна. Але без впровадження це буде всього лише витратна стаття балансу. Ефективність система покаже тільки при експлуатації.”.

План проекту підлаштувати під бізнес-цикл 

Вище ми говорили про те, що впровадження проекту це трансформація бізнесу, часом, жорстка, але необхідна. Та навіть при наявності чіткого плану слід передбачити несподіванки і врахувати змінні фактори. Такі як, наприклад, бізнес-цикл замовника. На хід проекту може вплинути сезонність бізнесу: у гарячий сезон персонал буде завантажений операційною роботою і не зможе приділяти достатньо уваги проекту впровадження. Щоб проект автоматизації на BAS ERP був прогнозованим, важливо адаптувати план проекту до бізнес-циклу замовника, а також визначати цілі з досяжним результатом та реалістичними строками виконання, постійно контролюючі проміжні результати. Успіх проекту ви зможете оцінити після проходження першого кварталу у новій системі та повної відмови від старої. 

Впровадження системи автоматизації — частина бізнес-стратегії компанії

Перед впровадженням системи автоматизації треба відповісти собі на питання: який пункт з бізнес-стратегії компанії реалізує впровадження. Це важливо, тому що цілі проекту будуть сформовані виходячи з стратегії компанії. Також, ставте питання підряднику: який вид тестування буде використовуватись і за якою методологією буде реалізований проект. Адже вибір залежить від типу системи, яку впроваджують. І замовник має право знати. За моделлю “Кеневін” їх виділяють п’ять: впорядковані прості, впорядковані складні, хаотичні, комплексні та невизначені.

Який кейс презентувала iT.Artel

На форумі Олексій Бардаков — керівник та засновник iT.Artel виступив з темою: “Використання “BAS ERP” для автоматизації сервісних компаній на прикладі автодилера”, де розказав про реалізацію проекту для одного з найбільших офіційних дилерів з продажу автомобілів Toyota та Lexus. 

Олексій на прикладі кейсу ТОВ “Самміт Моторс Україна” розповів як наша команда автоматизувала 2 напрямки діяльності одного з найбільших автодилерів.

Клієнт займається оптовим та роздрібним продажем автомобілів, а також їх повним сервісним обслуговуванням (гарантійне, постгарантійне, продаж аксесуарів, комплектацією необхідних деталей тощо). У презентації більш детально розкрито, що було у клієнта на початку роботи, які вимоги та побажання були озвучені нам, як підряднику з автоматизації бізнес-процесів. З якими болями та проблемами в поточній обліковій системі стикались користувачі. Далі представлено рішення BAS ERP з описом можливостей та з урахуванням специфічних галузевих бізнес-процесів. Олексій показав за допомогою яких стандартних блоків системи було реалізовано задачі, та найголовніше — що та як довелось доопрацювати для повного покриття функціональних галузевих розривів.

За результатами проекту з Самміт Моторс ми реалізували:

• онлайн запис клієнтів на сервіс
• планувальник роботи за завантаженості
• автоматизація забезпечення потреб
• робоче місце сервісного консультанта
• інтеграція з CRM системою дистрибютора
• програмний РРО та інтеграція з ним
• відмітка виконання робіт у ремзоні
• Power BI
• смс та viber розсилки
• готель шин
• наряд-замовлення

Наступні кроки в автоматизації:

• підключення до Microcat
• IP телефонія
• WAC (круговий огляд автомобіля)
• мобільний додаток з кабінетом клієнта.

Якщо ви сервісна компанія або ваша галузь автомотив? Або ви СТО, телефонуйте! У нас великий практичний досвід у вашій галузі.

Ви можете звернутись до нас за послугою автоматизації бізнес-процесів для підприємств. Нам є що розказати вам про наші проекти впровадження. Але ще краще — показати. Разом ми підберемо систему оптимізації бізнес-процесів для Вашого бізнесу. Готові? Тож, на старт, увага…натискайте!

Замовити консультацію