Строй — автоматизируй! Почему построение и автоматизация бизнес-процессов не одно и то же

«Когда компания принимает решение обратиться за проектом автоматизации, как заказчик она часто ожидает от автоматизаторов и построения бизнес-процессов. — таким наблюдением делится основатель и директор компании iT.Artel Алексей Бардаков, — Но, чтобы автоматизацию можно было начать бизнес-процессы уже должны быть формализованы. Это позволит ускорить их работу или, например, убрать ручной труд.». 

Для нашей статьи Алексей привёл примеры базовых элементов бизнес-процессов и объяснил почему так важно четко разграничивать построение бизнес-процесса и его автоматизацию, и какие цели за этим стоят.

Часто на проектах приходится сталкиваться с тем, что на этапе сбора информации руководители описывают четкие, последовательные бизнес-процессы, а после общения с конечными пользователями оказывается, что всё не совсем так. И если собрать требования пользователей, что является правильным, а затем согласовать это описание с руководителями, то обычно будут выявлены существенные различия. Это происходит потому что процессы не формализованы, не введёны на предприятии и сотрудники реализуют их по своему усмотрению.

К моменту автоматизации бизнес-процессы уже должны быть формализованы, чтобы можно было ускорить их работу или, например, убрать ручной труд.

Этот момент важно учитывать, поскольку часто заказчики ожидают от автоматизаторов построения бизнес-процессов. Поэтому важно уже в начале провести четкую границу между построением бизнес-процессов и их автоматизацией. Компания, которая обращается за проектом автоматизации нуждается в предварительном построении бизнес-процессов. 

Перед стартом проекта мы иногда слышим от компании вопрос: «Расскажите, как осуществляется этот процесс в системе?». Но подрядчик не может руководствоваться только таким подходом, потому что, чтобы начать автоматизацию надо понять как работает компания. Нельзя ориентироваться только на систему и не брать во внимание то, как вы в действительности работаете. Да, система построена на лучших практиках, опыте десятков лет работы, но никто не знает ваш бизнес лучше вас. Некоторые ваши задачи могут быть реализованы стандартным функционалом полностью, частично или нереализованные вообще. Но в любом случае программные продукты адаптируются под требования пользователя, а не наоборот.

Цели построения бизнес-процессов

При построении процессов работают с формализацией, разработкой, перестройкой (реинжирингом) логики процессов для оптимизации скорости, качества и эффективности их выполнения. Главные цели этого этапа:

1. Повысить предсказуемость и контролируемость результата процессов, повысить эффективность самого процесса и качество результата на выходе. Если каждый сотрудник будет выполнять процесс на своё усмотрение, то и результаты такой работы будут разниться от исполнителя к исполнителю, вместо того, чтобы соответствовать единому предполагаемому результату. 

2. Повысить скорость прохождения процесса путем исключения лишних или не оптимальных этапов. Например, у вас есть бизнес-процесс по которому вы продаете: менеджер по продажам должен получить запрос от заказчика, проверить нет ли штрафов, просроченных платежей, ознакомиться с ценовой политикой заказчика, согласовать с заказчиком цену, сроки поставки, а чтобы согласовать сроки поставки, он должен согласовать сроки с поставщиком… И таких задач очень много. Поэтому, одна из задач оптимизации, реинжиринга этих процессов максимально сократить количество этих этапов путем изменения логики работы процесса. Если это, например, процесс производства, то чем быстрее происходит производственный цикл, тем больше продукции будет выпущено, так же: чем быстрее проходит цикл продажи, тем больше продаж менеджер сможет осуществить.

3. Стандартизировать работу сотрудников. Эта цель перекликается с первой. Для стандартизации берется процесс по которому работает условно «незаменимый сотрудник», описывается, формализуется, другие сотрудники проходят обучение и дальше уже работают по этому процессу. 

4. Убрать проблему «незаменимых сотрудников» — оставить экспертизу в компании. Решение этой проблемы прямой результат предыдущего пункта — теперь «уникальный» процесс, по которому работал «незаменимый сотрудник» стал стандартом работы для всего персонала.

Цели автоматизации бизнес-процессов

При автоматизации процесса работают с уменьшением участия или вообще с исключением сотрудника из процесса. Это делается для того, чтобы:

1. Максимально убрать «человеческий фактор» из выполнения процесса. Тем самым повысить скорость, качество и предсказуемость результата. Снижаются шансы допустить промах, вызванный «человеческим фактором»: система автоматизации ошибается только в том случае, если алгоритм, разработанный человеком, содержит ошибку. А при правильном алгоритме компьютер не ошибается.

2. Освободить продуктивное время сотрудников от рутины, тем самым повысить эффективность работы специалистов. Единственный невосполнимый ресурс — время. Поэтому, освобождая время сотрудников от повторяющихся задач, мы предоставляем им количественно и качественно больше времени, которое может быть использовано для развития компании.

3. Увеличить временной интервал функционирования процесса. Сотрудники работают с 9 до 18 пять дней в неделю — полностью автоматизированный процесс работает непрерывно без выходных и праздников. Если вы, например, сделали в интернет-магазине заказ после окончания рабочего дня то, соответственно, не получите обратной связи о согласовании покупки до следующего утра, а если это была пятница, то ваша заявка вообще будет обработана только в понедельник . Но если в компании настроена CRM система то, отправив заявку на товар, клиент сразу получает подтверждение на почту с информацией о статусе заказа. Эта система осуществляет менеджмент круглосуточно, а это значит, что количество рабочих часов увеличивается со стандартных 8 до круглосуточного сервиса.

4. Создать возможность масштабирования процессов. Сформировать вручную 10 счетов легко, а 10 000 невозможно.

Если Вы уже приняли для своей компании курс на автоматизацию, советуем Вам ознакомиться с нашими материалами на эту тему:

1. Что такое бизнес-процессы и какие их основные элементы?
2. Автоматизация бизнес-процессов — с чего начать?
3. Кто входит в команду проекта автоматизации?
4. Какую конфигурацию BAS выбрать малому, среднему и большому бизнесу?

Также Вы можете посмотреть видеофрагмент первого вебинара «Pelotons: Автоматизация бизнес-процессов», который был посвящен пониманию основ бизнес-процессов и их автоматизации. В данном видео Алексей — основатель и руководитель iT.Artel рассматривает на примере цели построения бизнес-процессов и цели их автоматизации.

Заинтересовала автоматизация процессов для Вашего бизнеса? С радостью Вам поможем! Нажмите кнопку:

Заказать консультацию