Нотации для описания бизнес-процессов: виды, преимущества и недостатки
09.09.2021
Нотации — это способ описания бизнес-процессов. Нотация нужна для достижения взаимопонимания между двумя сторонами задействованными в процессе: Заказчиком и Исполнителем.
Заказчик формулирует свои запросы и потребности, исполнитель предлагает способ, которым это будет реализовано.
Для налаживания коммуникации между ними информация должна передаваться от заказчика к исполнителю в виде описания процесса и исполнитель, следуя этому описанию, выдает результат. Чтобы результат был принят, заказчик должен его проверить.
Заказчик и исполнитель не обязательно разные компании. Часто это разные сотрудники одной компании, различные подразделения и общение между ними тоже должно быть налажено. Чтобы ускорить процесс автоматизации бизнес-процессов (далее БП), должна быть предварительная договоренность: как мы работаем, какого результата ожидаем и как это будет описано. Для этого существует множество нотаций. Перечислим основные:
Они используются с разной частотой и с различными целями. Но любой процесс, который вы осуществляете может быть описан в одной из этих нотаций. С момента начала автоматизации вы должны договориться с исполнителем какую из нотаций выбираете для описания БП. Компания, которая обращается за автоматизацией может описать свой БП на словах, а для наглядности и читабельности исполнитель описывает его в одной из нотаций. Но обязательно: заказчик должен уметь ее читать. Теперь подробнее остановимся на отдельных нотациях на примере самого распространенного БП — выставления счета:
1. Текстовое описание
Наиболее очевидная и простая нотация. Это любая «инструкция пользователя» — словесное описание процесса. Преимущество такой нотации: чтобы ее понять достаточно владеть языком, на котором она написана. Но минус в том, что и после этого прочтения составить целостную картину последовательности процесса будет сложно — появится много разночтений. Например, последний пункт не объясняет: кто передает запрос и кто коммуницирует с заказчиком. Текст описания кажется простым и понятным, но он недостаточно формализован — дальнейшая работа с ним и, особенно, перестройка усложняется. То есть, если мы захотим поменять этапы местами, придется заново вчитываться. Именно из необходимости перестраивать БП появляется и следующий способ реализации — нотация в виде произвольной схемы.
2. Произвольная схема
Преимущества: задачи уже визуально разделены. Появилось две ветви, однако еще не ясно — это параллельные процессы, или переход по условиям и, если да, то в каких случаях. Но произвольная схема — это первый этап формализации процесса к тому виду, который будет удобным для прочтения. Минусы: как и в первом случае до сих пор не понятно кто исполнитель — это можно понять только из текста задачи, непонятны и условия: что и куда переходит, что оказывает влияние и где завершение процесса.
3. Блок-схема
Процесс раскрыт шире и в этом преимущество данной нотации: уже есть формальные фигуры — объекты, которые отвечают за отдельные этапы процесса. Например, овал означает начало и окончание. Поэтому, какой бы масштабной и сложной ни была блок-схема, уже при первом взгляде на нее мы можем понять, чем она начинается и чем заканчивается. Прямоугольник содержит задачи, ромб — условия перехода, то есть вопрос на который будет несколько ответов, а с каждым из них процесс будет ветвиться дальше. Также есть блоки подпроцесса — то, что позже будет описано более подробно; оно должно присутствовать в этой схеме, но не является темой текущего процесса. Недостаток этой схемы в том, что отсутствует четкая визуализации исполнителя, но читать ее уже гораздо удобнее — суть процесса уже можно понять более однозначно, его читабельность улучшилась.
4. Функциональная блок-схема
Мы в iT.Artel чаще работаем именно с функциональными блок-схемами — это баланс между сложностью и универсальностью. В этой схеме уже визуализируется исполнитель: есть заказчик, который делает запрос, есть менеджер по продажам, который коммуницирует, есть юридический отдел, который выполняет один из этапов этого процесса. Наглядность процесса улучшается за счет того, что мы можем разделить его на исполнителей и рассматривать процесс исполнителя в контексте отдельного потока.
5. ВPMN
Нотация BPMN похожа на функциональную блок-схему, но ее отличие в том, что начало процесса проходит параллельно: он может быть запущен и у заказчика, и у других участников. Движение потока действий и сообщений разделено. Каждая задача имеет иконку, которая объясняет ее суть. Также, здесь появляется «событие» — событие начала и событие окончания. Есть также много условных разделений. Это одна из самых мощных нотаций, используемых в IТ компаниях.
6. IDЕF0
Эта нотация рассматривает процесс с кардинально другой стороны. Она не описывает порядок следования задач в процессе — задача этой нотации верхнеуровневое описание функциональной структуры БП компании. Если предыдущие нотации описывают процессы с точки зрения следования задач для исполнителя, то процесс описаный в IDЕF0 визуализирует зависимости и связи между процессами. Он тяжелее читается, так как отсутствуют временные интервалы, трудно различима последовательность, однако его преимущество в том, что он позволяет увидеть картину предприятия в общем, понять что и от чего зависит. Он не отвечает на вопрос что за чем следует, он показывает что мы должны сделать, что получим в конце, чем это регламентируется и кто ответственный за работу.
Следующий вопрос: какими средствами изображать нотацию. Для этого мы подготовили перечень доступных инструментов и программ.
Еще больше узнать об автоматизации бизнес-процессов вы можете из наших материалов:
