Вчера, как оказалось, прошел международный день светофора и это событие вдохновило нас в iT.Artel на тематический материал. Конечно, мы никакого отношения к светофорам на дорогах не имеем, кроме участия наших специалистов в проекте автоматизации компании, производящей светофоры., но! Мы посмотрели на этот чудо инструмент немного с другой стороны, а если честно, то даже с нескольких. Оказывается, каждый из нас сталкивается с тремя всеми известными цветами (красный, желтый и зеленый) не только как пешеход или водитель. Мы часто используем эти условные обозначения в личной жизни, бизнесе и работе в целом.

Мы уже как-то инстинктивно воспринимаем красный цвет как признак чего-то важного или опасного.

Желтый — для нас более нейтральный, подготовительный или требующий внимания. 

Зеленый — хорошо, правильно и порой даже полезно.

Давайте рассмотрим случаи, когда мы используем такую трехцветную маркировку в работе и бизнесе на примере программных продуктов, которые мы используем у себя в работе, и на примере решений, которые представлены в продуктовом портфеле iT.Artel. 

Кому будет полезно? Директору и собственнику компании, финансовому отделу и бухгалтеру, руководителю отдела маркетинга, бренд менеджеру, PR специалисту и маркетологу. Возможно вы тоже пользуетесь таким методом или даже программами как у нас, а возможно узнаете о новых инструментах.

И так, старт работы и сбор информации начинается с отдела продаж. 

Наша команда использует “Метод светофора” в трех направлениях своей деятельности.

Первое — этапы взаимодействия с клиентами, или как говорят, “воронка продаж”. Например, на первых стадиях общения и заинтересованности нашими услугами клиентам присваивают красный цвет. Это говорит о том, что он требует больше внимания для получения положительного результата — совершения сделки. После ознакомления с продуктовым портфелем, клиенту отправляют коммерческое предложение или при необходимости проводят презентацию решений — этот этап желтый.

И конечно финальным зеленым цветом в нашей СRM системе мы отображаем тех клиентов, которые приняли решение с нами сотрудничать. Они могут быть на этапах согласования коммерческих предложений, подписания договора и т.д.

Второе направление присвоения цвета клиентам — при сборе информации о задачах и вопросах, которые клиенту необходимо автоматизировать. Перед подбором продуктов наши специалисты в процессе общения разделяют клиентов на:

“Зелёных” — для решения потребностей клиента есть готовый программный продукт.

“Желтых” — одного готового продукта нет, но можно подобрать несколько или немного доработать, например подключить интеграцию.

“Красных” — когда необходимо индивидуальная разработка и индивидуальное решение.

Третье направление, когда в нашей CRM сегментируем по цветам — это планирование. Наши специалисты составляют KPI и планы задач. В этом случае три цвета применяем так:

Зеленый — выполнение и перевыполнения KPI. 

Желтый — средний показатели или в пределах нормы. 

Красный — невыполнение или отклонение от минимальных показателей.

Такое наглядное разделение позволяет руководителю отдела и менеджерам по продажам быстро реагировать, принимать решения для улучшения качества работы при взаимодействии с клиентами, проводя успешные сделки и повышая качество обслуживания. Показатели KPI также отображаются и в учетной системе. На основании таких данных финансовый отдел рассчитывает заработную плату и проводит бюджетное планирование. 

Маркетинг.

В отделе маркетинга, как и в любой проектной деятельности, команда создает и контролирует свои задачи и проекты, их сроки и дедлайны, фиксирует статусы готовности и выполнения.

Но так же, со слов нашего маркетолога и PR специалиста в одном лице, он использует Semantrum от Лига:Закон.

В этой онлайн-системе медиа-мониторинга и контент-анализа есть сегментация настроения (тональности) упоминания нашей компании и бренда. Т.е. проанализировав упоминания за последние 12 месяцев по всем источникам (онлайн СМИ, печатная пресса, ТВ, Радио, Facebook, Instagram, Telegram, YouTube, Twitter, Live Journal, сайты отзывов, форумы и блоги, сайты поиска работы, сайты компаний и госорганов) маркетолог видит данные в разрезе:

• позитивного настроя (зеленый),
• нейтрального (желтый),
• негативного (красный). 

Такая своевременная информация позволяет руководителю отдела маркетинга и нашему HR разрабатывать и принимать меры для поддержанием позитивного имиджа компании и бренда работодателя. 

Разработка и внедрение проектов.

Мы в iT.Artel не просто продаем и внедряем сложные проекты на базе решений BAS и 1С:Підприємство, у нас также есть и собственные разработки (Plan.iT, Smart.Bid), и о них подробнее мы расскажем ниже.

Наши специалисты работают над проектами в Jira, а часть команды работают в программном продукте “РМ. Управление проектами”.

В этом решении есть несколько инструментов с цветовой градацией:

1. Мониторинг проекта по ключевым показателям эффективности — KPI. Наглядно демонстрирует оперативные данные о достижениях стратегических и тактических (операционных) целей.
2. Эффективное распределение ресурсов между проектами. Объективный анализ приоритетов проектов и оценки степени влияния отклонений на выполнение проектных работ.
3. Повышение темпов и качества выполнения проектов. Постоянный мониторинг хода выполнения проекта, выявление отклонений на самых ранних стадиях проекта. Т. е. видя красную, желтую и зеленую зоны, команда сразу получает информацию о возникающих проблемах и нарушениях планов, что позволит оперативно принять решениях и меры.

Финансовый отдел и бухгалтерия.

Это основные пользователи учетной системы. Но, как оказалось, они тоже работают с цветовыми маркерами. Они не просто работают с цифрами и законодательной информацией.

Вот с чем они работают:

1. В учетной системе “Управление производственным предприятием” (далее УПП) финансовый отдел и бухгалтерия настраивают и используют “метод светофора” при:

• расчете финансовых вознаграждений — зарплаты на основании выполнения или невыполнения KPI сотрудников;планировании и бюджетировании финансовой деятельности компании;
• работе с разделом поставщиков. Присвоение цветовых статусов используют для отслеживания надежности и своевременных взаимодействиях. Такая же функция плюс CRM система плюс закупки плюс продажи доступна в BAS ERP.

1. Для тех, у кого большое количество поставщиков и очень динамичный поток, наш финотдел и юристы рекомендуют использовать сервис “Contr Agent”. Это онлайн-сервис, позволяющий проверять всех юридических лиц и ФЛП на наличие достоверной информации согласно регистрационных данных в режиме 24\7 и уведомлять вас об изменениях у контрагента в режиме реального времени. Согласно цветовой палитре — красный, зеленый, желтый, вы можете наглядно видеть риск-фактор о банкротстве или санации вашего контрагента. С помощью такого ресурса, (кстати он находится в вкладке “Досье”), легко проверить и удостоверится в надежности своего контрагента, и своевременно принять решения о сотрудничестве.
2. В нашей собственной разработке — Smart.Bid, которую мы изначально разработали для собственных целей, а теперь сделали доступной для клиентов, мы тоже учли цветовую фильтрацию.

Smart.Bid — мобильное приложение, которое было создано для руководителя компании для оперативного согласования заявок на расходы денежных средств. 

Как это работает? Финансовый отдел создает заявку в программе “УПП” и отправляет собственнику на согласование. Наш же руководитель с своего смартфона или согласовывает (появляется в системе статус с зеленым цветом) или оставляет еще на рассмотрение (желтый) или отклоняет с комментарием заявку (красный). 

Юридический отдел.

Юридический отдел, помимо собственного планирования решения задач и маркировки некоторых юридическим моментов в документах, также используют сервис от LIGA ZAKON — “Contr Agent”, чтобы ознакамливаться с досье контрагента и оценивать риск-факторы ненадежности при сотрудничестве.

Самый главный во всей командной цепочке отделов —  административный отдел.

Сюда входит собственник и руководитель компании.

Руководитель и остальные члены административного отдела часто используют в своей работе множество ИТ продуктов и именно цветовую градацию по методике светофора. На основании информации и операционных показателей, которые вносят сотрудники разных отделов и выводится сводный отчет общих показателей. В первую очередь такая визуализация помогает:

• Оценивать результативность как бизнеса в целом так и отдельных его направлений. 
• Оценить эффективность и результативность команды, успешность проектов и сотрудничества. 
• Спланировать и проконтролировать выполнения планов производства, продаж и просто финансового бюджетирования. 
• Мониторить и контролировать надежность поставщиков, подрядчиков и покупателей. 
• Знать и понимать, что говорят о компании, бренде в отрасли и о других важных темах в интернете, СМИ.

Все вышеперечисленные показатели можно отслеживать в ERP и CRM системах, в сервисах для работы с проектами, мониторинге упоминаний о брендах, системе анализа контрагентов и т.д. О всех таких программных продуктов мы рассказали в разрезе отделов и направлений компании на собственном примере. Такими продуктами чаще всего пользуются конкретные специалисты направлений, но самое важное в таких продуктах —  графическое отображение дел компании всегда легче воспринимается и помогает найти узкие места, требующие принятия операционных решений.

Ну что же, можно сделать выводы, что порой привычные вещи имеют не только прямое предназначение. Иногда нужно посмотреть на инструмент с другой стороны и появится идея. А мы точно знаем, что в современном мире идею можно и нужно диджитализировать, чтоб быть максимально эффективным!