Кто отвечает за автоматизацию бизнес-процессов?

О том, что такое автоматизация бизнес-процессов и с каких этапов состоит мы говорили в статье “Автоматизация бизнес-процессов — с чего начать?”. Сегодня же мы рассмотрим, кто ответственный за автоматизацию бизнес-процессов в компании в целом и за определенные блоки проекта внедрения.

Как говорят бизнес-консультанты и как показывает наша практика работы с разными бизнесами, независимо от отрасли, сферы деятельности и масштабов, инициаторами стратегических планов и автоматизации в компании выступают разные специалисты. Их должности могут звучать в каждой компании по-разному, но условно мы их разделяем на группы и вот их процентное соотношении:

Цели автоматизации для ответственных лиц тоже разные:

• Собственник бизнеса — основатели, учредители и/или главы правления. Для них важно оперативно получать доступ ко всем данным компании, чтоб видеть полную картину, быстро получать отчеты в различных разрезах для принятия управленческих и стратегически важных решений.
• Управленцы — чаще всего СЕО и финансовые или коммерческие директора. Среди целей автоматизации бизнес-процессов ценят “цифры”, в первую очередь финансовую выгоду, а во вторую — экономию ресурсов (денежных, временных, человеко-часы). При общении с управленцами мы заметили, для них важны те инструменты, которые снижают расходы, повышают эффективность и увеличивают прибыль.
• Главный бухгалтер, экономист или финансист, опять же, занимаемая должность бывает разной, но по статистике чаще — это главный бухгалтер. Ведь для него важна своевременная, корректно подданная отчетность и взаиморасчеты. Формирование которых не занимают много времени, поскольку загрузка, концентрация и контроль актуальности законодательства отнимает большую часть рабочего времени нежели проверка/сверка сформированных отчетов.

Так выглядит картина на этапе идеи или потребности в автоматизации, но когда приходит время к действию, тут вступает уже командная работа. Команда проекта формируется из специалистов (руководителей) подразделений Заказчика по каждому функциональному блоку системы (например: продажа, производство, закупка, бухгалтерии и т.д.), а также из команды специалистов Исполнителя (подрядчика).

Теперь давайте рассмотрим детальнее, кто непосредственно  за какой этап  отвечает уже при старте самого проекта автоматизации бизнес-процессов на предприятии.

Команды проекта

Одним из важных моментов, на которые мы акцентируем внимание  внимание — это проектная команда. Не бывает проектов, у которых есть команда только с одной стороны. Команд всегда две, как мы говорили ранее: команда Исполнителя и команда Заказчика. Бывают разные  варианты взаимодействия команд, но классическая структура выглядит следующим образом 👇

Мы в iT.Artel работаем по модели waterfall и в составе нашей команды, как Исполнителя входят: руководитель и администратор проекта, ведущий аналитик и при необходимости команда дополнительных аналитиков, архитектор, разработчики и тестировщики. Более детально о составе, функциях и ответственности нашей команды на проектах внедрения мы расскажем в другом материале.

А сейчас о составе команды Заказчика, в нее должны входить:

• Спонсор проекта — это та роль, тот человек, который заказывает проект. Категорически не рекомендуется допускать спонсора проекта к управлению проектом. Это уполномоченное лицо решает вопрос оплат и вопрос “рычага” когда подрядчик не может договориться с руководителем проекта со стороны Заказчика.
• Руководитель проекта со стороны Заказчика: помогает осуществлять коммуникации между командами. Поскольку на практике общение между командами на уровне планирования и постановки целей должно быть между руководителями проекта с обеих сторон. Дальше уже руководители спускают задачи на аналитиков и архитекторов; на владельцев функционала.
• Владелец функционала — те люди, которые в проекте отвечают за то, что Заказчик правильно передал функционал Исполнителю. 

Глобально команды можно также разделять на:

• Комитет проекта решает стратегические цели и спускает стратегические задачи на рабочие группы.
• Рабочая группа комитета — исполнители, которые в своем взаимодействии порождают систему.

Как мы рекомендуем вести коммуникацию (диалог) в реализации проекта? 

— Нужно учитывать такой нюанс — есть “Владелец функционала” (который знает как проходит в компании бизнес-процессы), а есть “Конечный пользователь” (участник этих процессов).

Ошибку, которую многие допускают при старте проекта — автоматизации и/или внедрения, например, ERP системы, на этапе описания бизнес-процессов — привлекать руководителей или Топ-менеджмент, а не конечного пользователя. Т.е. о том, как настроены бизнес-процессы в компании рассказывают не те, кто фактически с ними работает, а те, кто хочет, чтоб они так работали или думают, что это так работает как они описывают.

При старте сбора информации для описания и моделирования нужно максимально привлекать сотрудников (исполнителей), а не управленцев. Информация от пользователей позволит сформировать реальную картину, автоматизировать действительно то, что нужно и будет максимально эффективно в итоге проекта.

Команда iT.Artel в проектах собирает требования у пользователей, а согласовывает требования у владельцев функционала. Таким образом, как компания работает рассказывает пользователь, а правильно ли это — согласовывает владелец функционала.

Иногда мы в процессе проекта открывали удивительные инсайты — владельцы удивлялись, что их компании так работают на самом деле, как описали пользователи.

К чему же приводит результат если требования собирать у владельцев функционала?

На момент запуска проекта Исполнитель выдаст результат — автоматизацию бизнес-процессов на итоговое внедрение и окажется, что Конечные пользователи скажут — Ребята, а мы работаем совсем по другому… 😳Почему же вы у нас не спросили как на самом деле?!😡

Дополнительным эффектом при сборе информации о бизнес-процессах с конечных пользователей станет минимизация, а скорее даже ликвидация саботажа внедрения и цифровой трансформации в компании среди сотрудников. Потому что сотрудник принимал участие, помогал принимать решения, рассказал как все работает, ему  будет очень сложно потом сказать что все что было сделано — ерунда, это не так работает, без нововведений было лучше. 

В следующих наших материалах мы обязательно будем делится опытом и знаниями которые получаем сами как автоматизаторы бизнес-процессов и наши клиенты, как Заказчики. Следите за нашим блогом или подпишитесь на нас в Facebook, мы публикуем полезный контент.

Забронировать дату проекта

📰📚Рекомендуем к ознакомлению:

• Как автоматизация бизнес-процессов влияет на бизнес. (статья)
• Автоматизация бизнес-процессов — с чего начать? (статья)
• Диджитализация и автоматизация: как выбрать ИT-решение, чтобы попасть в цель и при этом не переплатить. (статья)
• ERP — для кого? (статья)
• Программный продукт VS проект: отличия подходов и результатов (статья)
• Этапы и сроки внедрения BAS ERP. Можно ли стать в очередь на проект? (статья)