Укр Рус
Search Поиск по сайту

Электронный документооборот: общий обзор, программы и сервисы

02.07.2021

Электронный документооборот (ЭДО, EDI — electronic document interchange) — это обмен документами между компьютерами в электронном формате с наложением КЭП подписи (квалифицированная электронная подпись, в прошлом — ЭЦП).

ЭДО делится на:

  • внутренний документооборот — внутри компании между отделами и сотрудниками;
  • внешний документооборот — с контрагентами (между деловыми партнерами) и с государством (отчетность и взаимодействие с госслужбами).

Содержание публикации:

Что такое электронный документооборот

Преимущества электронного документооборота

Программы и сервисы для электронного документооборота в Украине

BAS Документооборот КОРП

FREDO ДокМен

FREDO Звіт

Вчасно

FlyDoc

E-zayava

Что такое электронный документооборот

Системы электронного документооборота, как минимум, заменяют подготовку и обработку документов, оптимизируя трудозатраты. Однако реальная сила обмена документами в электронном виде заключается в том, что он стандартизирует и структурирует информацию, передаваемую в деловых документах и централизованно хранит ее. 

Современное законодательство Украины делает «безбумажный» обмен юридически значимым и равным по силе стандартным бумажным документам с мокрой подписью, печатью.

Весь процесс — это не что иное, как передача информации с компьютера одной компании на компьютер другой компании при внешнем э-документообмене или из отдела в отдел – при внутреннем. По аналогии с обычной электронной почтой понятно, что документ оказывается у адресата за секунду. Так, условно за секунду, можно закрыть сделку, согласовать документы, провести документами заказ и прочее. ЭДО позволяет свести к минимуму или даже исключить ручные действия, связанные с этой передачей документов.

Рассмотрим разницу между традиционным бумажным обменом документами и его электронным аналогом на примере обмена документами между коммерческими партнерами:

Блог iT.Artel: эдо и обычный документооборот - сравнение

Преимущества электронного документооборота

Переходя от бумажного обмена деловыми документами к электронному обмену, предприятия получают важные преимущества:

Внешний документооборот

  • снижение затрат на печати и отправке документов почтой;
  • повышение скорости обработки документов;
  • уменьшение количества ошибок;
  • надежность хранения данных;
  • экономия физического места под бумажный архив;
  • избегание риска потери документов;
  • улучшение отношений с деловыми партнерами.

Внутренний документооборот

  • снижение затрат на печати документов;
  • ведение истории документов во всех форматах файлов (doc, xls, pdf, jpg и пр.);
  • увеличение скорости обработки документов;
  • автоматизация поиска нужных файлов;
  • повышение прозрачности работы сотрудников;
  • уход от ручного труда;
  • уменьшение количества ошибок и вмешательства человеческого фактора;
  • подготовка документов в стандартизированном формате;
  • классификация файлов по категориям;
  • избегание риска потери документов.

Программы и сервисы для электронного документооборота в Украине

Все рассмотренные выгоды ЭДО достигаются внедрением в компании соответствующих систем, программ или сервисов

IT-решения в продаже iT.Artel

Блог iT.Artel:  программы электронного документооборота

BAS Документообіг КОРП

Система электронного документооборота BAS для внутреннего обмена документами в электронном виде. Подходит для коммерческого и бюджетного сектора с большим документопотоком внутри компании. BAS Документообіг КОРП полностью оцифровывает делопроизводство.

Подробнее о продукте на странице BAS Документообіг КОРП

FREDO ДокМен

Обеспечивает внешний документооборот. Сервис обмена документами для пользователей систем автоматизации BAS, 1С:Підприємство, UA-Бюджет по обмену э-документами с контрагентами.

При интеграции FREDO ДокМен Вы продолжаете работать в привычном интерфейсе конфигурации своей системы, получая возможность обмениваться с контрагентами непосредственно из системы счетами, актами выполненных работ и товарными накладными без создания внешних промежуточных файлов. Поддерживает работу со всеми ключами КЭП.

Подробнее о сервисе в нашем видео о FREDO ДокМен.

FREDO Звіт

Сервис сдачи отчетности. Встроен в конфигурацию BAS Докуметообіг КОРП при наличии действующей лицензии ИТС и интегрируется в учетную систему 1С для легкого составления и передачи отчетов в ГФС, пенсионный фонд, фонд соцстраха. 

Возможен перенос данных с M.E.Doc. Работает с ключами всех квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг (бывшие АЦСК).

Подробнее о сервисе на странице FREDO Звіт

Вчасно

Сервис э-документооборота, покрывающий обмен документами между контрагентами и частично внутренний электронный оборот документов. 

С Вчасно пользователь в простом понятном интерфейсе может подгрузить документ, подписать его КЭП и отправить контрагенту, таким же путем — получить подписанный документ.

Внешний документооборот охватывает обмен: счетами, актами выполненных работ, первичкой, договорами, официальными письмами, другими двусторонними документами.

Внутренний документооборот возможен в таких бизнес-процессах: ввод в эксплуатацию; заявления на отпуск; перемещение ТМЦ; приказы по предприятию; отчеты по командировке.

Продажа, установка и сопровождение производится специалистами iT.Artel. Просто позвоните нам  +38 (050) 029 34 93.

FlyDoc

Сервис обмена электронными документами непосредственно из 1С или BAS с пользователями M.E.Doc, СОТА, FREDO, FlyDoc или с доступом по ссылке без использования программ ЭДО. 

Представляет собой модуль, который интегрируется в системы 1С и BAS для внешнего документооборота с контрагентами и с государством: счета, акты, расходные накладные, налоговые накладные, регистрация НН и РКНН в ЕРНН.

Продажа, интеграция и сопровождение осуществляется специалистами iT.Artel. Просто позвоните нам  +38 (050) 029 34 93. Подробности на странице FlyDoc.

E-zayava

Собственная разработка iT.Artel. Веб-решение, которое автоматизирует и шаблонизует работу с договорами и соглашениями. Подготовка, согласование и подписание договоров осуществляется за несколько кликов. 

Один раз создав в E-zayava шаблоны документов и базу своих контрагентов, специалисты работают с договорами и допсоглашениями автоматически, без необходимости копировать-вставлять стандартные блоки с предыдущих документов. По одному клику накладывается КЭП (ЭЦП) и отправляется контрагенту. Возможна стыковка с платформами EDI.

Подробности о веб-сервисе можно получить от консультантов по телефону  +38 (050) 029 34 93.

Электронный документооборот предоставляет стандартный деловой язык, который упрощает обмен документами. Дополнительно, способствует социальной ответственности компании за счет замены бумажных процессов на электронные.

Закажите консультацию по внедрению ЭДО в Вашей компании:

+38 (044) 495 45 37

+38 (067) 189 34 58

+38 (050) 029 34 93

sale@it-artel.ua

Личный кабинет

Вверх

Укр Рус