Электронный документооборот: общий обзор, программы и сервисы
02.07.2021
Электронный документооборот (ЭДО, EDI — electronic document interchange) — это обмен документами между компьютерами в электронном формате с наложением КЭП подписи (квалифицированная электронная подпись, в прошлом — ЭЦП).
ЭДО делится на:
- внутренний документооборот — внутри компании между отделами и сотрудниками;
- внешний документооборот — с контрагентами (между деловыми партнерами) и с государством (отчетность и взаимодействие с госслужбами).
Содержание публикации:
Что такое электронный документооборот
Преимущества электронного документооборота
Программы и сервисы для электронного документооборота в Украине
Что такое электронный документооборот
Системы электронного документооборота, как минимум, заменяют подготовку и обработку документов, оптимизируя трудозатраты. Однако реальная сила обмена документами в электронном виде заключается в том, что он стандартизирует и структурирует информацию, передаваемую в деловых документах и централизованно хранит ее.
Современное законодательство Украины делает «безбумажный» обмен юридически значимым и равным по силе стандартным бумажным документам с мокрой подписью, печатью.
Весь процесс — это не что иное, как передача информации с компьютера одной компании на компьютер другой компании при внешнем э-документообмене или из отдела в отдел – при внутреннем. По аналогии с обычной электронной почтой понятно, что документ оказывается у адресата за секунду. Так, условно за секунду, можно закрыть сделку, согласовать документы, провести документами заказ и прочее. ЭДО позволяет свести к минимуму или даже исключить ручные действия, связанные с этой передачей документов.
Рассмотрим разницу между традиционным бумажным обменом документами и его электронным аналогом на примере обмена документами между коммерческими партнерами:
Преимущества электронного документооборота
Переходя от бумажного обмена деловыми документами к электронному обмену, предприятия получают важные преимущества:
Внешний документооборот
- снижение затрат на печати и отправке документов почтой;
- повышение скорости обработки документов;
- уменьшение количества ошибок;
- надежность хранения данных;
- экономия физического места под бумажный архив;
- избегание риска потери документов;
- улучшение отношений с деловыми партнерами.
Внутренний документооборот
- снижение затрат на печати документов;
- ведение истории документов во всех форматах файлов (doc, xls, pdf, jpg и пр.);
- увеличение скорости обработки документов;
- автоматизация поиска нужных файлов;
- повышение прозрачности работы сотрудников;
- уход от ручного труда;
- уменьшение количества ошибок и вмешательства человеческого фактора;
- подготовка документов в стандартизированном формате;
- классификация файлов по категориям;
- избегание риска потери документов.
Программы и сервисы для электронного документооборота в Украине
Все рассмотренные выгоды ЭДО достигаются внедрением в компании соответствующих систем, программ или сервисов.
IT-решения в продаже iT.Artel
BAS Документообіг КОРП
Система электронного документооборота BAS для внутреннего обмена документами в электронном виде. Подходит для коммерческого и бюджетного сектора с большим документопотоком внутри компании. BAS Документообіг КОРП полностью оцифровывает делопроизводство.
Подробнее о продукте на странице BAS Документообіг КОРП
FREDO ДокМен
Обеспечивает внешний документооборот. Сервис обмена документами для пользователей систем автоматизации BAS, 1С:Підприємство, UA-Бюджет по обмену э-документами с контрагентами.
При интеграции FREDO ДокМен Вы продолжаете работать в привычном интерфейсе конфигурации своей системы, получая возможность обмениваться с контрагентами непосредственно из системы счетами, актами выполненных работ и товарными накладными без создания внешних промежуточных файлов. Поддерживает работу со всеми ключами КЭП.
Подробнее о сервисе в нашем видео о FREDO ДокМен.
FREDO Звіт
Сервис сдачи отчетности. Встроен в конфигурацию BAS Докуметообіг КОРП при наличии действующей лицензии ИТС и интегрируется в учетную систему 1С:Підприємство для легкого составления и передачи отчетов в ГФС, пенсионный фонд, фонд соцстраха.
Возможен перенос данных с M.E.Doc. Работает с ключами всех квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг (бывшие АЦСК).
Подробнее о сервисе на странице FREDO Звіт
Вчасно
Сервис э-документооборота, покрывающий обмен документами между контрагентами и частично внутренний электронный оборот документов.
С Вчасно пользователь в простом понятном интерфейсе может подгрузить документ, подписать его КЭП и отправить контрагенту, таким же путем — получить подписанный документ.
Внешний документооборот охватывает обмен: счетами, актами выполненных работ, первичкой, договорами, официальными письмами, другими двусторонними документами.
Внутренний документооборот возможен в таких бизнес-процессах: ввод в эксплуатацию; заявления на отпуск; перемещение ТМЦ; приказы по предприятию; отчеты по командировке.
Продажа, установка и сопровождение производится специалистами iT.Artel. Просто позвоните нам +38 (050) 029 34 93.
FlyDoc
Сервис обмена электронными документами непосредственно из 1С:Підприємство или BAS с пользователями M.E.Doc, СОТА, FREDO, FlyDoc или с доступом по ссылке без использования программ ЭДО.
Представляет собой модуль, который интегрируется в системы 1С:Підприємство и BAS для внешнего документооборота с контрагентами и с государством: счета, акты, расходные накладные, налоговые накладные, регистрация НН и РКНН в ЕРНН.
Продажа, интеграция и сопровождение осуществляется специалистами iT.Artel. Просто позвоните нам +38 (050) 029 34 93. Подробности на странице FlyDoc.
E-zayava
Собственная разработка iT.Artel. Веб-решение, которое автоматизирует и шаблонизует работу с договорами и соглашениями. Подготовка, согласование и подписание договоров осуществляется за несколько кликов.
Один раз создав в E-zayava шаблоны документов и базу своих контрагентов, специалисты работают с договорами и допсоглашениями автоматически, без необходимости копировать-вставлять стандартные блоки с предыдущих документов. По одному клику накладывается КЭП (ЭЦП) и отправляется контрагенту. Возможна стыковка с платформами EDI.
Подробности о веб-сервисе можно получить от консультантов по телефону +38 (050) 029 34 93.
Электронный документооборот предоставляет стандартный деловой язык, который упрощает обмен документами. Дополнительно, способствует социальной ответственности компании за счет замены бумажных процессов на электронные.
Закажите консультацию по внедрению ЭДО в Вашей компании:
