Диджитализация и автоматизация: как выбрать ИT-решение, чтобы попасть в цель и при этом не переплатить.

Правильно подобранные IT-решения помогают бизнесу максимально упростить рабочий процесс, снизить издержки и, как следствие, увеличить прибыль.

Своим опытом и успешными кейсами именитых компаний поделились украинская команды айтишников — iT.Artel.

Каждая минута ценна

Использование цифровых технологий с каждым днем набирает обороты ввиду объяснимых причин – они регламентируют работу, повышают эффективность и улучшают взаимодействие с клиентами. А так как бизнес сегодня повально уходит в онлайн, то ИT-решения призваны справиться с этими задачами. Но чтобы эффективно применять их на практике, важно четко понимать потребности своего бизнеса.

«Отрасль деятельности, размер компании, количество пользователей – все имеет значение и влияет на выбор программы и функционала, который необходимо внедрить», – делится своим опытом основатель и директор компании iT.Artel Алексей Бардаков.

При первом звонке или встрече команде уже необходимо понять – готовый типовой продукт, или нужны проектные работы.

Часто клиент не понимает, какое именно программное обеспечение ему подойдет, но знает  какие задачи необходимо решить. Коммерческий директор компании Константин Семенец отмечает, что при первом звонке или первой встрече команде уже необходимо понять – существует готовый типовой продукт, или клиенту нужны проектные работы. От этого в принципе и зависят дальнейшие этапы подбора, переговоров и внедрения ИТ продукта в компании. Обсуждать детали лучше при личной встрече вместе со специалистами исполнителя, в текущей ситуации уже прижились форматы и оффлайн, и онлайн. Исполнителю следует уточнить потребности клиента, затем собрать необходимую информацию по проекту и только на ее основании принимать решения и начинать работу.

В подборе программы для автоматизации бизнес-процессов — как и на приеме у врача. Сначала диагностика и только потом план действий. Не наоборот — есть готовая программа, а там “подстраивайтесь” и решайте свои задачи с имеющимся функционалом. На этапе поиска решения подрядчику важно проявить творческий подход и гибкость.

«Возможно, клиенту невыгодно, недостаточно ресурсов или объективно нет необходимости покупать большую систему, достаточно будет просто взять учетную систему (1С:Підприємство или BAS) в аренду. Все это учитывается менеджерами при формировании оптимального предложения.

Благодаря такому подходу клиенты остаются с нами многие годы и рекомендуют нас своим коллегам», – отмечает Алексей Бардаков.

Важно понимать, что случаи бывают разные. Одним клиентам может подойти готовый продукт, а компаниям со сложными бизнес-процессами возможно придется дорабатывать что-то конкретно под них.

Будем честными, при обсуждении кастомизации системы под клиента большинство сомневаются, потому что не понимают объемов работ и стоимости реализации.

Для таких случаев есть специальное предложение – предпроектное обследование. Оно позволяет точно определить необходимый функционал, стоимость и сроки проекта. Но здесь есть нюанс – обследование может занимать от 14 дней до месяца и это не бесплатно.

В дальнейшем специалисты переходят ко второму этапу работ – формированию графика проекта. Клиент наглядно видит все стадии проекта, их сроки и стоимость, количество плановых часов работы и стоимость каждого из них.

В зависимости от специфики бизнеса, этапы работ могут определяться индивидуально, но и здесь есть свои стандарты.

Они включают сбор требований, моделирование прототипа на стандартном функционале системы, его презентацию, согласование Устава проекта, разработку ПО и обучение пользователей, написание инструкций, опытно-промышленную эксплуатацию и другое.

На третьем этапе проходит встреча, на которой клиенту презентуется готовый проект и происходит знакомство с проектной командой. Во время презентации обсуждаются и согласовываются все детали проекта. Потом происходит подписание договора, внедрение проекта и сопровождение.

Поддержка клиента ведется постоянно – от старта сотрудничества (заключения договора и закрепления за клиентом персонального менеджера) и до полной информационной поддержки (материалы, доступы, обновления, консультации по ПО, лицензированию, функционалу и т.д.).

Поскольку в обслуживании важен индивидуальный подход, то вариантов сопровождения может быть несколько:

• стандартное лицензионное информационно-технологическое сопровождение (ИТС);
• абонентское обслуживание;
• почасовые работы над задачами.

«Получить истинное удовольствие и спокойствие от использования IT продукта возможно только с качественным сопровождением и поддержкой на всех этапах работы. В случае чего — достаточно набрать номер, и тебе помогут. Мы никогда не оставляем клиента наедине со сложностями. Онлайн или оффлайн мы всегда рядом, всегда на связи» – отмечает Алексей Бардаков.

Кадры решают все

Без квалифицированных сотрудников даже самые креативные идеи не гарантируют результат.  Философия компании iT.Artel – кадры решают все. Этот подход в течение 17 лет работы приносит позитивные результаты – положительные отзывы клиентов и их желание вернуться, но уже с новой задачей.

Одним из примеров Алексей приводит компанию «Метинвест». Сперва команда iT.Artel качественно реализовала пилотный проект, а затем от него стали поступать новые задачи по автоматизации.

Над решением задач клиентов в компании трудится более 30 сертифицированных специалистов по различным системам и решениям. А чтобы идти в ногу со временем, команда iT.Artel постоянно повышает свой уровень компетенций.

“Мы всегда идем командой на переговоры. Команда из программистов, бизнес-аналитиков и консультантов, а иногда и представителей смежных отделов позволяет максимально охватить процессы клиента со всех сторон и увидеть, как именно решить его задачу”, – подчеркивает Алексей.

На одной из таких встреч с крупным автодилером с иностранным капиталом, родилась идея разработки нового, уникального продукта для СТО. В итоге специалисты iT.Artel диджитализировали ее и создали собственную разработку  — Plan.iT. Теперь она доступна для всех клиентов, чей бизнес связан с автосервисом и послепродажным обслуживанием автомобилей.

Как ИТ решения упрощают бизнес-процессы

Результаты внедрения ИT-решений лучше всего видны на практике. Например, для сети кинотеатров «Планета Кино» на базе 1С:Підприємство специалистами Артели была разработана высокопроизводительная система, автоматизирующая все бизнес процессы компании в части бронирования и продаж билетов в кинотеатрах. Она состоит из модулей Back Office + CRM, Billing, личного кабинета, автоматизированных рабочих мест (АРМ) кассиров и барменов, мобильного сканера (приложения), интеграции мобильного приложения с платежными системами Платон и LiqPay, интеграции с системами Google Analytics, eSputnik, Viber и т.д.

Благодаря разработке iT.Artel, «Планета Кино» с 2016 года легко управляет схемами залов, размещением посадочных мест, формирует отчеты для дистрибьюторов. А также автоматизировано ведет учет бронирования/продажи билетов, отображает актуальное наличие мест онлайн, закрывает многие другие задачи.

С компанией «Метинвест-Промсервис» был запущен проект по управлению кранами.

Перед командой была поставлена задача разработать позиционирование козловых и мостовых кранов, автоматическое взвешивание, распознавание номеров грузовых автомобилей и организовать процесс фиксации перемещения транспортных средств через проходную предприятия.

«Есть металлобаза и есть краны…Не до конца было понятно как на практике решить данную задачу. Но, конечно же, мы взялись за проект и подошли к нему изнутри. Мы брали оборудование «Метинвест» и приносили в офис. Наши кабинеты были завалены весами, датчиками и другими приборами, о существовании которых мы даже не догадывались. В итоге, клиент получил готовое решение, которое удовлетворило его потребности», — вспоминает Алексей.

По другому клиенту обратная связь следующая – до 10% ускорилась обработка данных и до 70% в ней удалось исключить человеческий фактор, работа металлобазы ускорилась на 18% за счет быстрой обработки информации, а бумажный документооборот сократился на 63%.

Ориентир на клиента и помощь в реализации всех его идей дают результат не на словах, а в цифрах – 75% клиентов компании пришли по рекомендации знакомых, которые сотрудничают с iT.Artel в течение долгих лет.

Диджитализация – будущее деловых процессов

Пандемия коронавируса подстегнула бизнес идти в «облака». Облачные решения уже давно активно используются для эффективного управления бизнесом.

Алексей отмечает, что в ближайшем будущем эта тенденция не только сохранится, но и ускорится, а все бизнес-процессы будут функционировать помощи смартфона и мобильных приложений. Например, в компании iT.Artel согласование заявок на расходование денежных средств уже давно проходит таким образом — с помощью собственноручно разработанного мобильного приложения.

Коснется диджитализация не только крупных игроков, но также средний и малый бизнес. При внедрении решений  линейки BAS, акцент будет делаться не столько на определенных технологиях, сколько на предложении решений конкретных задач бизнеса.

Разработки iT.Artel позволяют покрывать потребности бизнеса различного масштаба. Например, с помощью программы BAS УТ (управление торговлей) можно управлять только торговлей – с ценообразованием, маркетингом, товарными категориями, розницей, оптом, комиссиями и т.д. УТ станет отличным решением для небольших компаний, занимающихся оптовой либо розничной торговлей.

А вот комплексная версия программы подойдет для более крупных участников рынка. С помощью BAS КУП (комплексное управление предприятием) можно рассчитать зарплату, затраты, вести регламентированный учет, осуществлять бюджетирование и планирование. Программа BAS ERP содержит функционал вышеописанных решений и дополнительно предлагает мощное планирование и оперативное управление производством, ведение учета по стандартам МСФО, управление бюджетным процессом.

К тому же Алексей отметил, что большие изменения коснулись документооборота – в ближайшем будущем электронный документооборот будет все больше вытеснять бумажный. Сегодня электронную подпись уже активно используют для верификации финансовых документов, но в будущем эта тенденция примет глобальный характер. Прорыв наступит, если это удастся полноценно реализовать со смартфона– mobileID. В банках уже применяют подобный вид идентификации, но инструмент mobileID более мощный и доступный пользователям.

Помимо этих разработок, будет еще много других новинок, главная задача которых сводится к основным запросам бизнеса – быстро, качественно, гибко, надежно и по оптимальной цене.

«Одна из основных задач любого инновационного продукта – автоматически собирать данные, обрабатывать, анализировать и формировать отчетность для принятия дальнейших управленческих решений. Если программа позволяет делать это в пару кликов, то бизнес будет работать эффективнее в разы. Реализовать это на практике помогают IT-решения», – подытоживает программист и собственник iT.Artel Бардаков Алексей.