Search Task

Backstage автоматизации: как проходит внедрение ERP для интернет-магазина мебели

15.10.2021

Мы уже рассказывали вам, что сейчас наша команда полностью загружена проектами. И теперь пришло время приоткрыть закулисье проектов автоматизации!

В iT.Artel с уважением относятся к конфиденциальности клиентов – перед началом сотрудничества мы подписываем соглашение о неразглашении (NDA) и до момента сдачи завершенного проекта, получения официального согласия от клиента на обнародование названия компании и других данных совместной работы, мы публикуем материалы без имен и брендов.

1. Подготовительные работы: знакомство, сбор информации 

Отрасль: торговля

Сфера деятельности: продажа мебели

Начало сотрудничества: август 2021

Запуск системы: октябрь 2021

Клиент — лидер Украины по продаже мебели и кресел с 2000 года. Более 20 лет обустраивает офисные и домашние интерьеры, выполняет заказы любого объема и уровня сложности.

За год до начала нашего текущего сотрудничества, Заказчик обратился к нам с запросом на приобретение BAS ERP для своей компании и мы развернули подготовительные работы — знакомство и сбор информации о компании Заказчика. Состоялась консультация, мы провели презентацию возможностей системы, которые можно ввести в компании, но, к сожалению, это стало первым и единственным пересечением в нашем тогдашнем взаимодействии — Заказчик решил взять тайм аут перед стартом проекта автоматизации. На этом наша связь оборвалась. Но не зря говорят: «Каждая неудачная попытка — это еще один шаг вперед». И спустя год мы сделали этот шаг, возобновив сотрудничество — Заказчик вернулся к нам.

Оказалось, что клиент приобрел таки BAS ERP, но у другого подрядчика и внедрял систему собственными силами в течение года, однако не получил желаемого результата — не все потребности удалось покрыть доступным функционалом. О плюсах и минусах внедрения собственными силами или с помощью подрядчика вы можете прочитать в нашей статье.

Было бы опрометчиво рассчитывать, что сотрудничество мы начнем сразу с этапа опытно-промышленной эксплуатации. Сперва мы должны были вернуться к анализу процессов Заказчика, ведь за год даже уже устоявшиеся и формализованные процессы могли измениться и это тоже нужно учитывать. Наше сотрудничество началось с сопровождения существующей системы, но в ходе работы стало понятно, что мы можем доработать имеющуюся ERP под запросы и потребности Заказчика, адаптировать систему так, чтобы ее функционал подстраивался под пользователя, а не наоборот.

2. Потребности и запросы: анализ процессов и моделирование

Когда мы проанализировали как построены процессы в компании, обнаружили такие «боли» Заказчика:

  • До покупки BAS ERP у клиента была своя система управления предприятием (УПП), но ее версия уже устарела и не успевала за возрастающими потребностями Заказчика и увеличением количества товара;
  • На поиск заказа уходило слишком много времени: склад товара представляет собой большое помещение, которое делится на отсеки по группам товаров. Но это группирование было слишком обобщенным — в одном отсеке могли храниться товары различных категорий. Работники склада искали их по соответствию артикулу и условному имени отсека, а учет этот вели в Excel таблице, которая и была «навигационной картой». Не удивительно, что ведение дополнительных таблиц создавало лишнюю работу. То есть местонахождение товаров в системе не соответствовало тому, где товар располагался на складе. Старая система просто не могла осуществить такой запрос;
  • Бумажный документооборот услуги «Сервис и ремонт»: когда мастер выезжал к клиенту, ему приходилось брать с собой бумажный бланк, куда заносилась информация о проблеме. Клиент подписывал бумаги и они отправлялись обратно в офис фирмы, где менеджер дублировал данные в систему. Это не только двойная работа, но и, в долгосрочной перспективе, финансовые затраты на ведение бумажного документооборота;
  • У Заказчика уже была установлена ір-телефония МИКО, но ее версия теряла актуальность при растущих потребностях клиента, а также она была интегрирована со старой системой УПП, а не с новой ERP, приобретенной Заказчиком;
  • В ERP-системе, которую приобрел и использовал Заказчик отсутствовал настроенный обмен с сайтом. То есть, менеджер не видел наличие товара на который был сделан заказ и приходилось выполнять роль посредника: после получения заказа, он звонил и делал запрос на товар «вручную»;
  • Существующая система не соединяла в себе функционал, который позволяет видеть все заказы, кредитную историю и обрабатывать заявки в одном месте.

В ходе проекта возникали дополнительные идеи по доработке функционала. На них наталкивали новые возможности системы, которые открывались для Заказчика. Мы сразу брали их в работу и постепенно реализовывали. Например, когда мы запустили в работу обмен системы с сайтом, это упростило менеджерам процесс приема заказов, но кроме этого хотелось также повысить и качество взаимодействия с сайтом для клиента. Это привело к решению добавить в форму заказа возможность выбора материала, цвета и других характеристик изделия.

После детального изучения бизнес-процессов компании, когда был определён функционал, который необходимо реализовать, были сформированы и согласованы следующие цели и задачи проекта:

  • Доработать систему автоматизации BAS ERP, которая уже была установлена у Заказчика;
  • Оптимизировать учет товаров и упростить поиск по складу — реализовать ячеистый склад и синхронизировать местонахождение товара в системе с тем, где он хранится на материальном складе;
  • Реализовать электронные бланки для осуществления услуги «Сервис и ремонт»;
  • Обновить версию ір-телефонии МИКО и состыковать с новой ERP системой;
  • Наладить внутреннюю коммуникацию: установить ір-телефонию МИКО;
  • Автоматизировать прием заказов — настроить обмен системы с сайтом;
  • Сделать стыковки с существующим УПП компании для обмена номенклатурой;
  • Доработать функционал сайта.

3. Реализация проекта автоматизации: разработка ПО и обучение пользователей

Исходя из запросов Заказчика, в ходе проекта «с нуля» был полностью реализован ячеистый склад. Внедрение системы реорганизовало не только работу с данными, а привело к переформирования самого материального склада: ячеек стало больше и теперь они группируются по более подробным и узким характеристикам: размер, вид изделия и тому подобное. У каждого товара своя особая ячейка, которая соответствует характеристике изделия. Поэтому, местонахождение товара на складе полностью соответствует тому, где он «лежит» в системе. Теперь, когда артикул вносится в ERP, в системе сразу отображается ячейка, в которой он находится. Это значительно облегчает и ускоряет поиск заказа. Также работники склада сразу видят какое количество товара есть в наличии и всегда осведомлены об остатке. А если для какой-то единицы товара по характеристикам выделено несколько ячеек, работник видит их список и количество изделий в каждой из них. Даже для товара, который неправильно отгрузили будет отдельная ячейка. Настоящий рай перфекциониста: все строго отсортировано по группам, а для того, что не вписывается ни в одну из групп… тоже есть своя группа — «Другое».

Мы оптимизировали услугу «Сервис и ремонт»: на текущий момент реализованы электронные бланки, в которые вносятся данные об изделии и возникшей неисправности. В отличии от того, как был организован этот процесс до внедрения, когда бланки были бумажными, заполнялись мастером на месте, а затем передавались менеджеру для внесения в систему, создавая двойную работу, теперь этот бланк может заполнить даже сам клиент. На сайте для этого есть форма, где клиент указывает, что за товар был приобретен и в каком ремонте нуждается. Заполненный бланк автоматически загружается в систему, привязывается к товару и попадает в тот заказ, который сделал именно этот клиент. И когда на запрос выезжает мастер, он уже имеет все необходимые данные об изделии и ремонте. Если возникают дополнения, менеджер может зайти в систему и внести их в бланк.

Главный результат автоматизации этого процесса и сокращения трудозатрат персонала в том, что бланк — запрос на ремонт, может заполнить сам клиент. Поскольку мастер перед выездом уже владеет всей необходимой информацией, клиенту остается только подписать акт об оказании услуг — что было сделано. После заполнения бланка с запросом, счет поступает клиенту на е-почту. Дополнительно менеджер может перезвонить, чтобы узнать нужно ли продублировать счет в другие приложения.

Сейчас, когда обмен с сайтом налажен, после того, как клиент делает заказ, он автоматически формируется в системе и этих данных уже достаточно, чтобы менеджер сформировал и утвердил счёт. Клиент автоматически получит его по почте, или, по желанию, в мессенджер. Большую часть работы по формированию счета теперь на себя взяла система.

Ір-телефонию МИКО мы присоединили к ERP Заказчика и это сразу обнаружило новые возможности: открытие модулей и их обновление. То есть теперь, когда телефония МИКО выпускает обновления, например, идентификацию клиента по вызову или совершенствует переадресацию, обновление осуществляется без труда: нужно просто зайти на страницу телефонии МИКО и через нее обновить свой функционал. Больше не надо загружать, дорабатывать — достаточно одного клика «активировать лицензию». После стыковки телефонии с ERP клиент, запустив программу в рабочем режиме, автоматически переходит и на новую ip-телефонию.

Система, которой владеет клиент сейчас имеет не только стандартный (базовый) функционал, но и индивидуальные доработки под специфику бизнеса: появилась возможность видеть все заказы, кредитную историю, обрабатывать заявки — все это теперь видно в единой информационной системе. Порядок учета и поиска всей продукции на складе автоматизирован и налажен.

С компанией Заказчика мы быстро пришли к взаимопониманию, потому что руководство давно приняло курс на автоматизацию бизнес-процессов и уже приступило к технологическим изменениям. А мы, как компания подрядчик, выступили катализатором этого процесса и сейчас помогаем клиенту совершенствовать функционал системы.

Готовность к обучению и переменам со стороны руководства значительно облегчает адаптацию и для персонала (тем более, что клиент уже имел годовой опыт использования ERP-системы). Конечно, недопонимания бывают. Это происходит, если желаемый объем задач не совпадает с действительным сроком, за который их можно выполнить: задача ставится без понимания того, сколько времени уйдёт на её реализацию. Как только появляется идея, мы вносим ее в список задач, решаем как ее реализовать, когда, на какие бизнес-процессы это повлияет и высчитываем время на выполнение.

«Новые задачи могут появиться в каждом из блоков работы. И если эти идеи доказывают свою объективную необходимость, не влияют кардинально на ожидаемый результат, мы оформляем их в отдельный проект и реализуем после запуска системы. Но надо учитывать, что любые дополнительно внесённые изменения могут повлиять на стоимость и сроки внедрения (мы уже писали о таком нюансе — почему доработки желательно выносить на время после запуска проекта. Потому что система новая, пользователю еще неудобно — он привык к старой системе, соответственно, через некоторое время — несколько недель или месяцев пользователи привыкают и 80 процентов доработок просто теряют актуальность. Поэтому, мы собираем пожелания к доработкам, составляем перечень и после запуска проекта возвращаемся к ним). Здесь мы столкнулись с некоторым количеством незавершенных работ, оставшихся от предыдущего подрядчика, — делится администратор проекта — определенные процессы требовали уточнения, проверки отдельных элементов системы. Это повлияло на время вхождения в проект. Поэтому мы должны были вернуться немного назад в этапах реализации для анализа ситуации, чтобы выработать план действий. Эти непредвиденные задачи также внесли свои коррективы в сроки проекта.».

Могут возникнуть задачи, которые не предусматривались первоначально утверждённым планом. Согласование перечня доработок входит во вторую стадию внедрения — об этом Вы можете прочитать в статье Автоматизация по Waterfall: Стадия 2. Розработка програмного обеспечения — модификации и доработки предусмотрены на этом этапе. Именно так было принято решение доработать функционал сайта, о котором мы писали выше — новые идеи появились уже после запуска части функционала и сейчас мы работаем над этим. Ведь, когда есть идея, мы ее диджитализируем.

4. Запуск и опытно-промышленная эксплуатация

Сейчас проект продолжается: на нынешнем этапе дорабатываем закупки, обеспечение, делаем стыковки с действующим УПП Заказчика для обмена номенклатурой. Полностью ведем запуск проекта. Впоследствии, Вы сможете узнать о его результатах из нашего блога.

Рекомендация от администратора проектов iT.Artel: Если клиент обращается с конкретным запросом – какие процессы он хочет автоматизировать, это может значительно ускорить работу и помочь подрядчику быстрее находить решения для удовлетворения конкретных запросов — подрядчик получает от Заказчика уже формализованный бизнес-процесс, чтобы на нем базировать внедрения. Но даже когда запрос еще не сформировался, мы можем идти «от общего к частному» — начнем с того, какой результат от автоматизации ожидает Заказчик. Отталкиваясь от этого, а главное – готовности компании к переменам — мы начинаем проект.

Четко детализированный процесс поможет избежать расхождения между тем, как это будет реализовано в системе и тем, как осуществляется на самом деле. Требования мы, в первую очередь, собираем у непосредственных пользователей и согласовываем их с руководством компании. В крупных компаниях сбор требований — это симбиоз того, как это осуществляет пользователь и как видит руководитель. По опыту работы с небольшими компаниями — досконально знать бизнес-процесс может руководитель, который стоял у истоков своей фирмы.

Работа над проектом продолжается! Впереди вас ждёт серия материалов под заголовком «Backstage автоматизации», где мы будем делиться ходом реализации актуальных проектов, а затем и их результатами. Следите за обновлениями в нашем iT.Блоге! А если Вы сейчас, в процессе внедрения системы автоматизации или на пороге больших перемен в Вашем бизнесе, Вам могут быть полезны статьи:

  1. Построй — автоматизируй! Почему построение и автоматизация бизнес-процессов не одно и то же
  2. Как управлять проектом автоматизации: инструменты управления
  3. Сравнение методологий внедрения ERP
  4. Документальное супровождение проекта автоматизации
  5.  Риски проекта автоматизации и пути их минимизации
  6. История: основные чекпоинты в развитии ERP-систем

Вполне вероятно, что для Вашего запроса уже есть готовое программное решение. Тогда не будем терять времени – можем приступить к внедрению. Нет готового решения? Значит, точно есть идея и наша задача её диджитализировать! Обсудим на консультации?

Заказать консультацию

Вверх