Автоматизация бизнес-процессов — с чего начать?

“Автоматизация бизнес-процессов повышает эффективность компании” — об этом говорят все и повсюду, но не все дают ответ на вопрос: с чего же начать автоматизацию на предприятии? Нужно понимать, что подготовка не менее важна чем сам процесс. Без соблюдения определённого алгоритма, добиться хороших результатов в автоматизации бизнес-процессов будет сложно. В этой статье мы разберём вопрос: с чего предприятию начать автоматизацию и каких ошибок можно избежать еще до покупки программного обеспечения или запуска проекта. 

Шаг первый

Определиться с целями автоматизации.

Необходимо это для того, чтобы понять, что Вы хотите и зачем Вам это нужно. Например: Что хотите? — автоматизировать согласование заявок на оплату. Зачем? — навести порядок с заявками, чтобы никто не тратил время и силы, бегая с формулярами к директору. 

Шаг второй

Сформировать список требований к решению.

Для чего это нужно Вам? Чтобы Вы понимали, что заказываете и с чем будете работать после автоматизации. А для исполнителя (подрядчика) нужно для того, чтобы он мог подобрать наиболее подходящую систему и сформировать максимально точную стоимость проекта внедрения. 

Например, Ваши требования: необходимо согласовывать заявки на расходование денежных средств через мобильный телефон, в системе будет работать определённое количество человек, процессы должны гибко настраиваться, должна быть возможность изменения ответственного за согласование и т.д. 

Шаг третий

Провести аудит систем и процессов в своей компании, чтобы увидеть общую картину инфраструктуры и процессов в компании и определить, каким образом она влияет на будущий проект. 

Зачастую компании приходят к автоматизации, когда они уже долгое время существуют. У них есть  рабочая система, часть процессов может быть уже автоматизирована, существуют свои наработки и методологии. 

Поэтому таким компаниям на этом этапе нужно ответить на три вопроса: 

• Можно ли использовать существующую систему и просто доработать ее? 
• Есть ли уже автоматизированные процессы, которые влияют на текущую автоматизацию?
• Нужно ли включить в текущий проект дополнительные процессы?

По ответам понимаем, можно ли новый процесс или функционал реализовать на базе существующей системы, или нужно новое решение. Запускать ли  автоматизацию этого процесса отдельно, или лучше объединить автоматизацию нескольких взаимосвязанных процессов в один проект.

Важно! Брать новую дорогостоящую систему для автоматизации одного процесса не эффективно. Лучше собрать перечень пересекающихся процессов, и подбирать  систему  под комплексную автоматизацию этого перечня процессов. 

В случае если после проведения аудита обнаруживается, что у вас внедрено несколько систем, решающих различные задачи, то важно обратить внимание на возможность интеграции нового решения с этими системами. Этот момент важно не упустить еще на этапе выбора продукта. Радует то, что сейчас с этим проще, почти все системы поддерживают интеграцию с внешними решениями. Остается решить, каким образом внедрить проект так, чтобы обеспечить максимально эффективное взаимодействие между интегрируемыми системами. Отдельно можно рассмотреть вариант внедрения единой системы, которая по максимуму обеспечит поддержку бизнес-процессов, автоматизированных другими решениями, в таком случае от устаревших решений можно будет отказаться.

Шаг четвёртый

Провести аудит подрядчиков и инструментов на рынке.

Самый, казалось бы, очевидный шаг, но и тут есть свои нюансы. Необходимо провести мониторинг рынка на предмет наличия инструментов, и провайдеров внедряющих эти инструменты. Нужно составить список самых подходящих для дальнейшего выбора систем и подрядчиков. Их точно должно быть больше двух, мы рекомендуем рассматривать около  5 компаний.

Этот аудит должен дать ответы на следующие вопросы:

• распространённость системы (ее популярность и востребованность); 
• наличие качественной поддержки (есть ли достаточное количество компаний-подрядчиков внедряющий и сопровождающих решение);
• стоимость решения (цена-качество и оправданность конкретно под Ваш бизнес);
• функциональность (покрытие системой в базовой комплектации Ваших требований);
• анализ компаний, которые внедряют систему, их положительные кейсы. 

Ассортимент программных продуктов постоянно растет, технологии не стоят на месте, и нужно обезопасить себя от того, что выбранное Вами решение не устареет в ближайшее время. Убедиться, что вы сможете  это решение успешно развивать и поддерживать длительное время.

Шаг пятый

Сформировать и согласовать ориентировочный бюджет проекта. 

После прохождения четырёх этапов Вы уже понимаете цели автоматизации, параметры и характеристики потенциального решения, наличие уже внедренных у Вас решений, ситуацию на рынке. Самое время составить бюджет. Делается это с оглядкой состояние рынка  — наличие решений и их соотношение по цене-качеству.

Например: если Вы нашли системы, которые стоят десятки тысяч, а у вас бюджет тысяча гривен —  возвращайтесь к 4 шагу.

Рекомендация: стоимость проекта по автоматизации не должна превышать 10% от прибыли предприятия за предыдущий год, чтобы компания могла себе его  позволить. 

Шаг шестой

Провести тендер по выбору решения, или выбрать на совете внутри Вашей команды.

Это нужно для того, чтобы поближе познакомиться с возможными подрядчиками и выбрать лучшего среди выбранных. 

Выполнение всех этих шагов и именно в такой последовательности позволит Вам начать автоматизацию бизнес-процессов правильно. О плюсах и минусах автоматизации собственными силами или с помощью подрядчика мы расскажем в другом материале. Остались вопросы? Оставьте заявку и мы с удовольствием поможем Вам в автоматизации бизнес-процессов!

Оффлайн или онлайн, мы всегда рядом!

Заказать консультацию

Также рекомендуем к ознакомлению:

• Как автоматизация бизнес-процессов влияет на бизнес. (Статья)
• Диджитализация и автоматизация: как выбрать ИТ-решения, чтобы попасть в цель и при этом не переплатить. (Статья)
• Программный продукт VS проект: различия подходов и результатов. (Статья)
• ERP — для кого? (Статья)
• Как выбрать ERP? Главные моменты, которые нужно учесть. (Статья)
• Этапы и сроки внедрения BAS ERP. Можно ли стать в очередь на проект? (Статья)
• «Вот и лето прошло …». Чем обернулись для малого и среднего бизнеса весенние гипотезы об онлайн и оффлайн. (Статья)
• Как сэкономить на покупке учетной системы 1С:Підприємство или BAS? (Статья)
• 1С:Підприємство в облаке: преимущества и недостатки. (Статья)

Уже готовим материалы о том, кто отвечает за автоматизацию предприятия и чек-лист как выбрать ИТ подрядчика. Подписывайтесь на нашу страницу в Facebook и получайте уведомления о новых материалах.