BAS Документообіг КОРП. Внутренние документы. Договора. #4

Настройка вида документа Договора в BAS Документообіг КОРП

Для создания, настройки и дальнейшего управления видами документов предусмотрена карточка вида документа.

При создании вида документа в его карточке необходимо:

1. Указать название.
2. Нормативный срок выполнения. Значение будет отображаться в поле Срок выполнения карточки документа, где, при необходимости, его можно изменить. При создании процесса Выполнение на основании этого документа, срок выполнения процесса заполнится автоматически.
3. Указать настройки для каждого вида документа (закладка Настройки).
4. Ввести индекс нумерации. На закладке Нумерация настроить автоматическую нумерацию или ручной ввод номеров при регистрации документов данного вида.
5. Настроить набор дополнительных реквизитов и свойств по соответствующему ссылкой на закладке Основные.
6. Назначить шаблоны процессов по одноименной команде на панели навигации.

Для видов внутренних документов предусмотрены следующие настройки:

Является Договором- настройка означает, что документы этого вида являются договорами. При установке данного признака автоматически устанавливаются признаки:

• вести учет по корреспондентам,
• учитывать срок действия,
• учитывать сумму документа,
• обязательное указание ответственного,
• учитывать недействующие документы.

• Есть комплект документов — если настройка установлена, то указанные документы будут связаны в комплект. Карточки и файлы документов, включенных в комплект, станут доступны для просмотра и редактирования напрямую с карты комплекта.
• Обязательный файл оригинала — если документ с таким флажком зарегистрирован, а файл с признаком Оригинал отсутствует, то в карточке документа будет выводиться предупреждение о необходимости добавить скан-копию.
• Обязательное указание ответственного — если настройка установлена, то новый документ этого вида нельзя будет создать с пустым полем Ответственный. Указания ответственного необходимо для правильной адресации сообщений, интерактивного запуска процессов, корректного построения отчетов и т. Д. Если включить эту настройку для видов документов с пустым полем Ответственный, программа предложит автоматически заполнить его данными с поля Подготовил.
• Использовать этапы обработки документа — настройка позволит учитывать этапы обработки документа данного вида. Если настройка установлена, то в карточке вида документа появится закладка Этапы, где нужно задать этапы обработки для текущего вида. Например, «Подготовить проект», «Согласовать с юридическим отделом», «Согласовать с бухгалтерией» и т. Д.
• Автоматически вести состав участников рабочей группы — в рабочую группу документа будут автоматически добавляться все авторы и исполнители процессов по документу и пользователи, указанные в самом документе.
• Заполнение рабочей группы является обязательным — программа не даст сохранить документ, если рабочая группа не заполнена.
• Подписывать резолюции электронной подписью — для этого вида документа удостоверения резолюций ЭП станет обязательным. После установки этого флажка программа не позволит сохранить неподписанные резолюции для документа данного вида.
• Запретить создание документа по шаблону — если настройка установлена, то пользователи смогут создавать документы данного вида только по заранее подготовленным шаблоном. Эта мера поможет унифицировать создаваемые на предприятии документы и снизить затраты на их подготовку.

Шаблон документа. В шаблоне документа можно указать реквизиты, прикрепить шаблоны файлов, заполнить список согласительных, присвоить категории и создать рабочую группу документа. Для каждой группы настроек в карточке шаблона предусмотрены отдельные закладки.

Документ, созданный по этому шаблону, будет заполнен данными в соответствии с этими настройками: у него будут скопированы значения всех реквизитов, прикрепленные и автоматически заполнены файлы (в соответствии с установленными правилами автозаполнения), заполненный список согласительных, присвоенные категории и др.

На заведении Настройки шаблона можно отдельно наложить запрет:

• на смену реквизитов, заполненных из шаблона
• редактирования файлов, загруженных из шаблона документа
• извлечения файлов, загруженных из шаблона документа.

Наименование документа по шаблону — В шаблоне внутреннего, входного и выходного документа можно создать шаблон наименование документа. С его помощью будут автоматически формироваться названия документов по заранее установленному образцу без возможности их изменения

Настройка заполнения файлов

Автоматическое заполнение шаблонов файлов существенно сокращает время на подготовку типовых документов. Суть автозаполнения заключается в том, что при создании нового файла шаблона программа автоматически заполняет его реквизитами документа по заранее настроенным правилом.

Создание документа — Создать документ можно разными способами, например, на основании одного или нескольких документов, файлов, писем, корреспондента и др. с командной панели любого списка или карточки объекта.

Создать новый документ с помощью команды Создать — документ в меню Документы и файлы или с помощью кнопки Создать на командной панели списков документов.

Во всех перечисленных случаях откроется помощник создания документа, в котором можно выбрать заранее подготовленный шаблон или создать пустой документ.

Для удобства выбора все шаблоны документов отсортированы по частоте использования и видам документов. Область просмотра помощника содержит перечень всех настроек выбранного шаблона документа: важность, гриф, вопросы деятельности, ответственный и другие.

Согласование договора

Для автоматизации сложного согласования договоров можно использовать возможности смешанного (последовательно-параллельного) согласование

Например, смешанное согласования позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор.

Для процесса Согласование, так же как для Выполнение предусмотрено три варианта маршрутизации этого процесса:

1. Всем сразу (параллельное согласование).
2. Поочередно (последовательное согласование).
3. Смешанный (параллельно-последовательное согласование).

Процесс можно создавать непосредственно с карточки, например, выходного документа, с помощью подменю Создать на основании.

В качестве согласительных лиц можно указать как пользователей, так и роли.

Срок согласования. Для процесса согласования может быть задан как один общий срок выполнения (то есть каждому из исполнителей на выполнение задачи согласования будет отведено одинаковое срок), так и различные сроки для каждого исполнителя (в этом случае будет возможность определить срок для каждого исполнителя индивидуально).