BAS Документообіг КОРП. #3. Внутренние документы
20.03.2020
Особенности работы с внутренними документами в BAS Документообіг КОРП
Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочения документов и ограничения доступа к ним. Подробнее о принципах формирования структуры папок внутренних документах здесь.
Структура корневых папок справочника Документы внутренние принято строить в соответствии с используемыми на предприятии системами документации. Например, ОРД, Договорная документация, Локальные нормативные акты, Планово-отчетная документация, проектная документация, техническая документация, Информационно-справочная документация. При этом внутри папок систем документации должны быть расположены папки с соответствующими им видами документов. Такой подход упорядочит справочник Документы внутренние, создав оптимальное количество корневых папок.
Согласно данного подхода основу справочника Документы внутренние составят папки систем документации, но дополнительно к этим папкам необходимо добавить папки закрытых структур, например, Совет директоров, Собрание акционеров. В данных папках будут храниться документы, которые доступны только некоторым сотрудникам. Например, членам совета директоров, совета акционеров и секретарю. Такой подход построения папок принято называть комбинированным. Он хорошо зарекомендовал себя и на средних и крупных внедрениях.
Права доступа к папкам внутренних документов настраиваются как к самой папки, так и к документам, хранящимся в ней. Для этого в контекстном меню списка папок внутренних документов предусмотрена команда Настройка прав.
Используется следующий принцип разграничения прав:
■ все сотрудники — только просмотр;
■ ответственный за тематику — полные права;
■ права не распространяются на дочерние папки.
Отказ от наследования прав родительской папки
Важным моментом для построения структуры папок является отказ от наследования прав родительской папки. Такой отказ можно обеспечить двумя способами:
■ в родительскую папку установить настройки Для подпапок значение Запрещено (настройки прав доступа к папке открываются с помощью кнопки Настройка прав на панели действий карточки папки).
■ в карточках дочерних папок снять флажок Наследовать права от высших папок (настройки прав доступа к папке открываются с помощью кнопки Настройка прав на панели действий карточки папки).
Первый способ лучше, поскольку при создании новой папки она не наследует права родительской и станет по умолчанию недоступной. Это позволяет существенно снизить риск случайного раскрытия информации.
Настройка прав доступа к папкам
В программе «BAS Документооборот КОРП» права доступа к папкам и имеющихся у них документов настраиваются администратором или пользователем, которому администратор назначил соответствующие права.
Для настройки прав доступа в контекстном меню папки на панели действий карточки папки) предусмотрена команда Настройка прав.
Права доступа к папке могут быть позволяющие, запрещающие или не предназначены. Значение прав меняются двойным нажатием кнопки мыши или клавишей Enter.
Позволяющие и запрещающие права работают так: доступ разрешен, если для пользователя установлено хотя бы одно разрешение и никакого запрета.
Права доступа к содержанию и папок устанавливаются на следующие действия:
- Чтение — разрешает или запрещает просматривать содержимое папки (документы, письма).
- Добавление — разрешает или запрещает добавлять файлы (документы, проекты и т. Д.) В эту папку.
- Изменение — разрешает или запрещает редактировать и изменять файлы в этой папке.
- Удаление- разрешает или запрещает установление отметки на извлечение файлов этой папки.
- Изменение папок — разрешает или запрещает изменять папку (в том числе, устанавливать отметки изъятия) и создавать новые папки.
- Управление правами — разрешает или запрещает настраивать права к данной папки.
С учетом разграничения прав доступа, папки могут быть коллективными и личными.
Папки для коллективной работы — это место, предназначенное для хранения и работы с информацией, имеющей какие-то общие признаки, например, общую тематику, права доступа или относится к подразделения ( «Планы развития отдела продаж»). Такая папка может быть доступна нескольким сотрудникам или целому подразделения.
Личные папки доступны только конкретным работникам (их руководителям и делегатам) и решают следующие задачи:
■ хранения версий персональных файлов;
■ доступ к файлам при работе вне офиса;
■ единый порядок работы с персональными рабочими файлами на предприятии.
Как только документ, файл, проект и т.д. перестает быть личным, он должен быть помещен в коллективную папку для того, чтобы с ним могли работать другие сотрудники.
При изменении места расположения файлов или внутренних документов автоматически проверяются права и бывшей, и новой папки:
■ право изменения файлов в исходной папке,
■ право изменения файлов в новой папке.
Приведем пример настройки прав папок внутренних документов:
■ папка Приказы по основной деятельности:
○ группа Все пользователи — только чтение;
○ управляющий делами и делопроизводитель — полные права;
■ папка Кадровые приказы:
○ группа Все пользователи — только чтение;
○ сотрудник отдела кадров и управляющий делами — полные права;
■ папка Регламенты:
○ группа Все пользователи — только чтение;
○ делопроизводитель — полные права.
Проверка настроек прав доступа к папкам
Для проверки настроенных прав на папки файлов для определенного пользователя удобно использовать полнотекстовый поиск:
- Создайте в защищенной папке файл с контрольным словом (например, Тайно).
- Обновите индекс полнотекстового поиска (Документы и файлы — Полнотекстовый поиск).
- Войдите в систему от имени пользователя, чьи права нужно проверить и выполните полнотекстовый поиск контрольного слова Секретно.
- Если поиск ничего не дал, права доступа настроены правильно.
Просмотр дескриптора доступа
Для более серьезного анализа настройки прав в меню Еще карточки папки внутренних документов или файлов предусмотрена команда Права доступа. По команде открывается окно с полной информацией о настройках прав папки.
В карточке папки отображается информация о количестве документов, файлов, версий и подпапок. При открытии в карточке показана информация о папке без учета вложенных папок. Чтобы посмотреть информацию с учетом всех папок, нужно нажать кнопку Подсчитать с учетом всех подкаталогов. Поля файлов и Версий отражают различные данные:
■ файлов — количество файлов без учета сохранившихся версий;
■ версий — количество всех версий для всех файлов в подкаталогах.
Проверить права, настроены папки внутренних документов, в контекстном меню папки предусмотрена команда Настройка прав. Подробнее о настройке прав папки см. здесь
Учет внутренних документов по корреспондентам
В программе есть возможность вести учет внутренних документов по корреспондентам, что позволяет решать такие задачи, как, например, учет договоров. Для этого необходимо установить флажок Вести учет по корреспондентам в карточке вида внутреннего документа
После этого в карточке внутреннего документа этого вида появятся поля:
■ Корреспондент (обязательно для заполнения),
■ Контактное лицо корреспондента,
■ Подписал от корреспондента.
Эти поля заполняются автоматически при создании внутреннего документа на основании входящего и используются при создании выходного документа на основании внутреннего.
Для просмотра истории переписки по внутреннему документу следует использовать команду панели навигации История переписки.
История переписки показывается в виде иерархического списка. При этом значок показываются входящие документы, а значок — выходные.
В историю переписки попадают входные и выходные документы, а также письма встроенной почты, в которых в качестве предмета переписки указан текущий внутренний документ.
Рекомендуем также к рассмотрению:
