Як iT.Artel працює з FREDO ДокМен
Компанія Ай Ті Артіль працює в IT розробці, впровадженні і супроводі програм для автоматизації бізнесу, інформаційних послуг в сфері ПЗ для B2B, B2C, B2G. Це визначає роботу з документами нашої бухгалтерії, яка кожну угоду, постачання програмного продукту, послугу техпідтримки та інше зобов’язана закрити документами разом з нашими контрагентами. Партнери не повинні чекати нас, а ми їх, тому ми оптимізували наш документообіг і впровадили сервіс FREDO ДОКМ, щоб обмінюватися документами швидко і зручно в електронному вигляді.
FREDO ДокМен – це сервіс для обміну електронними документами з контрагентами, який синхронізується з системами автоматизації бізнесу BAS, 1С:Підприємство, UA-Бюджет. У продажу вдає із себе модуль, який вже входить в пакет супроводу ІТС ПРОФ для всіх користувачів зазначених програм з ліцензією або можна докупити його окремо до ліцензійних системам автоматизації, тоді його вартість для ФОП складе 1200 грн. за рік користування і 3000 грн. за рік – для юросіб. Для компаній з декількома юр.лицами, FREDO ДОКМ може використовуватися так: пакет ІТС ПРОФ плюс окремо куплені сервіси Фредо.
За допомогою FREDO ДокМен можна обмінюватися будь-якими електронними документами зі своїми контрагентами, кількість е-документів на прийом і відправку не обмежена.
iT.Artel обмінюється такими е-документами у FREDO:
- актами виконаних робіт;
- рахунками;
- договорами, підписаними КЕП (кваліфікований електронний підпис);
- комерційними листами: про переміщення грошових коштів, про зміну призначення платежу, про зміну тарифів і подібне.
В процесі роботи, в цілому з 300 партнерів, ми перейшли на електронний документообіг з 80 контрагентами. Почати обмін електронними документами у FREDO – просто: ми направляємо контрагенту запрошення прямо з облікової системи і, погоджуючись, він відправляє нам підтвердження.
Обмін документами в електронному вигляді показав, наскільки часто ми відправляємо один одному файли і наскільки процес допомагає заощадити грошей, часу, нервів.
Факти по ЕДО (електронного документообігу) з FREDO, які ми отримали
Через FREDO обмін документами можливий з користувачами, у яких встановлені: FREDO, M.E.Doc, FlyDoc або використовується веб-сервіс СОТА (все, що працює через платформу ЕДО ПТАХ). Це найбільш поширені програми та сервіси серед українських бухгалтерів, тому ми охоплюємо більшість бізнес-партнерів можливістю обміну документами в електронному вигляді.
Чому FREDO ДокМен
Раніше в Ай Ті Артіль для документообміну ми використовували M.E.Doc, він теж може працювати інтегровано з BAS або 1С:Підприємство. Але після тесту FREDO ДОКМ ми виявили для себе такі плюси саме цього сервісу:
- оптимізація підготовки документів в електронному вигляді;
- підписання КЕП будь-якими КПЕД (колишні АЦСК);
- скорочення часу на роботу з документами;
- електронний архів документів, але з можливістю роздрукувати вихідні при необхідності;
- економія на папері і поштових послугах;
- уникнення ризику втрати документів.
Для підписання е-документів КЕП зараз ми користуємося ключами АЦСК Україна, до цього були інші. Тому на практиці сміливо можемо сказати – сервіс FREDO підтримує різні ключі без різниці в працездатності. Кожен може вибирати зручні для себе КЕП.
Все е-документи приймаються і відправляються як оригінал, рівний за юридичною силою старим звичним паперовим документам з мокрою підписом, печаткою. Процес триває близько хвилини в модулі облікової системи 1С:Підприємство, в якій бухгалтер тож проводить робочий день.
Таким чином, ми автоматизували працю бухгалтерії і скоротили час фахівців на відпрацювання рутинних завдань.
Більше можливостей FREDO ДокМен ми розглядали в відео на нашому офіційному YouTube каналі.
Бухгалтерія iT.Artel користується модулем FREDO ДОКМ і окремо, і в зв’язці з 1С:Підприємство “Управління виробничим підприємством”, в майбутньому заплановано перехід на BAS. Перехід з 1С:Підприємство УВП на BAS давно відпрацьований, багато підприємств переходять протягом цього року. При зміні систем передбачається повне перенесення бази. Дізнайтеся, як можна перейти з 1С:Підприємство на BAS на пільгових умовах і перевірте можливість переходу за 300 грн. (Телефонуйте 050 029 34 93, ми проконсультуємо).
Досвід iT.Artel роботи з FREDO ДокМен
Наш бухгалтер ділиться, наскільки зручна робота у FREDO:
“Ми можемо вибрати потрібні файли і відразу в панелі навігації редагувати і відправляти документи. Можна використовувати шаблони первинки і комерційних документів (їх можна брендировать під себе) і довільний формат документів. А це значить, що ми і наші контрагенти мають можливість працювати за потрібною для себе формату.
Дуже зручно працювати і відразу з пакетом документів – в модулі є можливість масового підписання КЕП. Пакетна робота з документами дозволяє нам за допомогою однієї кнопки за хвилину виконати обсяг роботи цілого дня, як якщо б ми підписували кожен документ окремо, ще й вручну.
Витрачається мінімум часу на заповнення документа і ми завжди впевнені в його правильності, тому що багато осередків автозаполняется по попередньо внесених даними по контрагентам. Потім при роботі також зручно знайти документ в системі “.
В середньому за місяць ми обмінюємося 30 документами, а сервіс коштує 3000 грн. за рік (250 грн / міс). Нехитра математика дає зрозуміти, що електронний документообмін виходить значно економніше паперового, враховуючи витрати на папір, принтер, часу бухгалтера, яке він може приділити вже другий задачі, послуги пошти та ін. Навіть якщо бухгалтеру треба роздрукувати документ для паперового архіву, щоб заздалегідь бути готовим до податкових перевірок (в сьогоднішніх українських реаліях з первинкою на папері їх зручніше і простіше проходити), то фахівець все одно не займається зайвою роботою, а просто роздруковує документ з системи, підписаний КЕП (ЕЦП). Юридична сила документа зберігається.
У категорії ціна / якість FREDO ДОКМ виходить в ТОП. Недоліків у роботі з сервісом не виявлено, обмін документами виходить швидким і надійним.
Основной функционал с которым работают наши бухгалтеры вполне устраивает своим удобством и простой. Поскольку основная ценность — работа с минимум различных систем, а в идеале в интерфейсе учетки и окно модуля ЭДО, именно FREDO ДокМен и решил нам эту задачу. «Если у вас 1С или BAS, сервис FREDO для вас» ‒ говорит Инна, бухгалтер Ай Ти Артель.
