Мережа ресторанів “ЯпонаХата” (ТОВ Сейко)

Управлінська звітність в ресторанному бізнесі: кейс української мережі суші-барів ЯпонаХата

Ідеєю та основою проекту став запит фінансового директора мережі ресторанів суші “ЯпонаХата”. Мережа має свої заклади в Києві, Львові, Харкові, Дніпрі та Івано-Франківську й потребувала автоматизації процесу підготовки управлінської звітності настільки розгалуженої системи.

Мета проєкту: автоматизація управлінської звітності підприємства на базі «Управління Виробничим Підприємством» (УВП).

У проекті реалізовано:

• Інтеграція УВП і R-keeper.
• Звітність про роботу закладу в режимі реального часу.
• Розрахунок собівартості – виробництво та розрахунок витрат.
• Управлінська звітність P&L, CashFlow.

Навіщо потрібна управлінська звітність? Коли у Вас один ресторан, то складна управлінська звітність не знадобиться: ви бачите свої витрати, кеш і розумієте своє становище справ. Але якщо ви починаєте масштабуватися, то просто необхідно зводити дані воєдино!

Директор захоче бачити: що мережа заробляє, скільки витрачає, наскільки ефективні ці витрати. Йому потрібна основа для прийняття рішень.

Саме для таких цілей, в даному кейсі, в мережі громадського харчування “ЯпонаХата” було впроваджено рішення по управлінню виробничим підприємством і адаптовано під специфіку ресторанного бізнесу.

Як побачити ефективність

Будь-який бізнес починається з продажів. Якийсь час, якщо продажі добрі, власник не замислюється про управлінську звітність — він отримує свій прибуток і все бачиться гарним. Але обставини змінюються стрімко й, щоб компанія залишалася на плаву, приходить час, коли все треба враховувати та планувати.

Для цього впроваджується система автоматизації на платформі 1С:Підприємство та BAS. 1С:Підприємство в даному випадку працює як бек-система, в якій ведеться облік запасів, виробництва, розрахунок виробничої собівартості, облік продажів/закупівель, управління складом, фінансовий облік — реалізуються всі складові операційного обліку компанії. Фронт-офісом є R-keeper (система автоматизації спеціально для HoReCa).

Інтегрувавши їх разом, ми, фактично, отримуємо з R-keeper в 1С:Підприємство всі чеки з усією аналітикою — з прив’язкою до відвідувачів, картами лояльності тощо. Бачимо зріз по гостям, посадкам, середньому чеку та в підсумку — бачимо дохід на одне посадочне місце в грошовому еквіваленті.

Це дозволяє директорові мережі відстежувати KPI по продажах кожного закладу, й, відповідно, бачити ефективність персоналу та грамотно управляти закладами.

Отже, інтеграція УПП і R-keeper дала керівникам всю аналітику й вони змогли підрахувати показники роботи ресторану. Продажі – це добре, але якщо витрати їх перевищують, то і бізнес страждає. Тому важливо ще й враховувати, що Ви витрачаєте і яка виходить собівартість продукції.

Які галузеві особливості були реалізовані в типовому продукті «Управління виробничим підприємством»

В “ЯпонаХата” ми бачимо безперервне виробництво: випуск напівфабрикатів, виготовлення продукції та її реалізація, доставка. Це все треба враховувати.

Ми написали складні механізми розподілу виробничих витрат. Родзинка в налаштуваннях: які витрати, в яких підрозділах, по якій базі та яким чином розподіляються на собівартість кожної продукції.

Це дало можливість мережі досить точно порахувати собівартість продукції в кожному з ресторанів і собівартість продукції за напрямками діяльності. У підсумку, керівництво мережі отримує таку інформацію:

• доходи ресторану;
• собівартість продукції, яку ресторан виробляє;
• маржинальність.

Похідною цього всього був звіт Profit & Loss (P&L).

В “ЯпонаХата” P&L — це великий звіт на більш ніж 400 статей та є аналітичні розрізи, через які формується звіт. У кожному розрізі звіт вибудовується автоматично.

Керівництво мережі бачить: скільки ресторани заробили, витратили, інвестували по кожному закладу. Після цього, менеджмент може приймати свої управлінські рішення та планувати діяльність ресторанів на майбутнє.

CashFlow – гроші люблять рахунок

Був налаштований звіт CashFlow. Важливо не тільки бачити приходи/витрати, необхідно ще й уникнути касового розриву. Зі звітом CashFlow директор отримує можливість планувати надходження грошових коштів, реєструвати фактичні надходження, планувати свої витрати в певному періоді та реєструвати фактичні витрати, в плануванні – бачити майбутні касові розриви та знайти резерви для їх покриття.

Так фіндепартамент, директор, керуючий та інші можуть бачити, в якому становищі знаходиться ресторан і розподіляти свої фінансові зобов’язання.

Отримані результати

За впровадженим чотирма пунктами по автоматизації обліку діяльності, мережа суші-барів отримала наступний функціонал:

• Інтеграція УВП і R-keeper дозволяє відстежувати такі показники:
  • Продажі по картах лояльності.
  • Продажі за часом.
  • Середній чек, середній чек на гостя.
  • Кількість гостей.
  • Дохід на чол/год закладів.
  • Кількість чеків на чол/години.
  • Кількість посадок.
  • Кількість оборотних місць.
  • Кількість оборотних місць в день.
  • Дохід на 1 посадочне місце (грн.)
• Розрахунок собівартості – виробництво і розрахунок витрат.
  • Багатопередільне виробництво (зборка, розбирання).
  • Випуск напівфабрикатів на інші підрозділи.
  • Розрахунок собівартості в розрізі напрямів діяльності (ресторан, доставка).
  • Дуже складний розподіл загальновиробничих витрат.
• Управлінська звітність P&L формується в розрізі:
  • Проектів (різні ресторанні мережі).
  • Бізнес одиниць (ресторани).
  • Напрямків діяльності (ресторан, доставка).
  • Підрозділів (продаж, виробництво, адміністрація).
• Звіт CashFlow відображає:
  • Плановані надходження грошових коштів.
  • Фактичні надходження.
  • Плановані витрати.
  • Фактичні витрати.
  • Касові розриви.

Автоматизація в цілому дозволила керівництву бачити відомості по всіх підрозділах ЯпонаХата та за різні періоди, оптимізувати витрати, аналізувати прибуток і збитки. Впровадження такого рішення було оптимальним з точки зору термінів, коштів і використовуваних технологій, і прискорило роботу багатьох співробітників ресторанної мережі.