Як обрати ІТ підрядника: чек-лист та лайфхаки
Вибір підрядника — це четвертий етап на шляху автоматизації бізнес-процесів (зі статті “Автоматизація бізнес-процесів — з чого почати?”). Він визначає подальший рух проекту та його успіх. Оскільки проект — це довготривала подія, ви повинні бути впевнені в тому, що команда, яка йде з вами в проект завершить його в строк, бюджет та з заданим функціоналом.
Які ІТ компанії є в Україні?
ІТ компаній в Україні безліч, але якщо говорити про ті, що спеціалізуються саме на програмах та рішеннях для автоматизації бізнес-процесів BAS та 1С:Підприємство, то офіційних представників понад 400 компаній. Такі компанії належать до всеукраїнської “Спілки автоматизаторів бізнесу”. Існує офіційний рейтинг, потрапити до якого можна лише при відповідності жорстко контрольованим вимогам. iT.Artel входить до Спілки і займає друге місце по впровадженим проектам з ERP. Також є безліч локальних компаній та міжнародних представників зі спеціалізацією в SAP, CRM і так далі. Але на чому б не спеціалізувався підрядник (Виконавець) є загальноприйняті критерії та маркери, які застосовуються та на які варто звертати уваги на етапі вибору.
Як обрати ІТ підрядника?
Ми — іT.Artel також іноді виступаємо в ролі клієнту і для певних рішень шукаємо Виконавців, тому виникла ідея поділитись з вами тим, а як обираємо ми та на що рекомендуємо звертати увагу.
З власного досвіду ми сформували чек-лист та підібрали лайфхаки, які допоможуть вам вибрати ІТ підрядника для вашого проекту.
1. Розгляньте одразу декількох підрядників.
Список кандидатів на впровадження краще мати з 5 або 6 компаній. В нашій практиці було і таке, що запити відправляли майже 20 підрядникам. По-перше, не всі нададуть відповідь на ваш запит, по-друге, одразу відкиньте найдешевшу та найдорожчу пропозицію. Наприклад, якщо ви зробите запити на три компанії і відкинете дві, то вибирати немає з чого. Ми розуміємо, що більше запитів вимагають більше часу та сил, але в такому випадку зростає вірогідність отримати вищу якість. Також при більшій варіації пропозицій ви зможете зорієнтуватись в ціні на ринку та побачити хто і які моменти враховує.
2. Не відмовляйтесь від презентації “Про компанію”.
Будьмо реалістами — на презентації вам не розкажуть про помилки, невдалі проекти та факапи, але на презентації розкажуть про розмір компанії, її команду, як давно компанія на ринку, хто її клієнти та інше. До речі, серед заявлених клієнтів ви можете помітити тих, чиї контакти можна отримати, а зв’язавшись з ними, отримати відвертий тет-а-тет відгук про Виконавця.
Все частіше стикаємось з тим, що Замовник воліє пропустити момент “про компанію” і відразу перейти до дій. Ми ж рекомендуємо уважно слухати про компанію та ставити уточнюючі питання. Презентація про компанію дасть вам картину в цілому та деяку додаткову інформацію яку на сайті або деінде не отримати.
3. Запросіть інформацію про кейси, поцікавтеся негативним досвідом.
Дуже важливо цікавитись не лише успіхами, але і негативним досвідом. І справа не в тому був він чи ні: якщо компанія давно на ринку і має велике портфоліо такі кейси обов’язково були. За статистикою лише 7% проектів можна вважати повністю успішними. В такому випадку успішний проект — це проект, що був виконанний в заявлений термін, бюджет і з заданим функціоналом. Основною метою отримати інформацію про негативні кейси — це аналіз того, як Виконавець/Підрядник вийшов з таких ситуацій, які дії та висновки зробив, як поставився до Замовника під час і після негативних/стресових ситуацій.
У нас також є негативні кейси, не багато, але зустрічались. Як ми виходили з них? Ділили відповідальність з Замовником, до останнього намагались завершити проект і завершали його. До речі один із наших невдалих кейсів — Твій голос опубліковано на сайті.
4. Попросіть референс візит до клієнта, з яким підрядник вже завершив проєкт.
Дуже ефективний інструмент. Наполягайте на поїздці — особистій зустрічі з одним із клієнтів підрядника. Звичайно, не завжди вдається погодити такі зустрічі, адже задіяно багато сторін, але це також інструмент зворотного зв’язку. Наприклад, у нас в iT.Artel є клієнти, які не хочуть або не можуть у зв’язку із внутрішньою політикою надати відгук або згадування їх в нашому портфоліо. Але є такі представники клієнта, які не проти, щоб ми за запитом інших компанії надали контакти або домовились про зустріч із ними. Тобто вони готові надати особистий відгук при спілкуванні тет-а-тет з нашим потенційним клієнтом.
5. Відвідайте офіс виконавця (підрядника).
Це не означає, що ви маєте обирати тільки тих підрядників, що знаходяться в центрі міста та орендують приміщення лише в дорогих бізнес-центрах. Це означає, що ви особисто маєте подивитись яка компанія, скільки працює в команді фахівців, чи є в них взагалі офіс. За теперішніх умов можна натрапити на трьох геніальних Виконавців, що не мають офісу і дуже добре працюють віддалено. Співпраця з такою невеликою командою не є поганим фактором, але також має ризик — замінити трьох набагато складніше коли їх всього троє.
Взагалі, особисті зустрічі мають бути на етапі знайомств, адже “відчуття синергії” і комфорту в роботі важливо не лише всередині вашої компанії, а і повинно транслюватись назовні.
6. Перевірте фінансовий стан та показники ризикованості компанії підрядника.
Зазвичай в великих компаніях і холдингах є свої відділи або навіть департаменти безпеки, де такі перевірки одна з їх функцій. Але якщо ви невелика компанія або у вас просто немає необхідності в таких послугах, не нехтуйте перевіркою свого контрагента. Тим паче, що зараз можна проаналізувати будь-якого суб’єкта господарської діяльності в багатьох програмах та сервісах, наприклад, Liga:Contr Agent або інтегрований в 1С:Підприємство та BAS сервіс ІТС “Опендатабот.Ризики”. Такі сервіси за кодом ЄДРПОУ дають вам аналітичні дані ризиковості контрагента, його історію судових рішень, податкові борги та інше. На це також варто звертати увагу.
7. Поспілкуйтеся особисто з командою, яка буде впроваджувати проект.
Поспілкуватись з тими, хто продає вам свої послуги це одне, але з тими, хто безпосередньо буде працювати над вашим проєктом іноді буває навіть важливіше. Менеджери з продажів будуть говорити про компанію/команду лише найкраще, адже це їх робота. Але може статись, наприклад, таке, що вам продали найкращих, а до роботи залучили інших — Junior. Радимо організувати особисту зустріч з командою, що буде працювати саме над вашим проєктом. Важливим є особисте знайомство з аналітиками та керівниками або менеджерами проектів. Тут головне, щоб люди які збирають вимоги та ставлять задачі іншим розуміли ваш бізнес, компанію, сферу діяльності та не витрачали додатковий час на постійне поглиблення в процес і знайомство з вами.
8. Замовте експрес-обстеження (передпроектне) або виконання тестового завдання.
Ми рекомендуємо, а іноді навіть наполягаємо на передпроектному обстеженні, або, як його ще називають, експрес-обстеженні. Частіше від нього відмовляються по двом причинам: перша це те, що будь-який новий підрядник, який прийде зі своєю пропозицією до вас скаже, що те обстеження, яке у вас є від іншого підрядника недостатньо якісне. Нібито даних мало, або вони “якісь не такі, незрозумілі” і новий Виконавець буде робити по-своєму. З однієї сторони такі Виконавці праві, адже важлива не тільки та інформація, що зафіксована у звіті, але й розуміння процесів в цілому та бачення загальної картини, яке сформовано в аналітика по результатам передпроектного обстеження. Ми у своїй практиці стикались з дуже хорошими звітами обстеження, на основі яких вивчали, рахували та реалізовували проєкти. Але і з ними були нюанси, тому що кожен аналітик збирає вимоги зі свого досвіду і як йому зручно. Тут є ризик — можуть виникнути додаткові питання щодо роботи та інформації яка відсутня у звіті. І тоді ми змушені уточнювати у Замовника, а це може викликати його незадоволення, адже вже комусь це розповідав і в його розумінні це має бути викладено у звіті… Друга причина — це додаткові кошти, але деякі компанії, наша в тому числі, у разі якщо було замовлене передпроектне обстеження і далі ми реалізуємо проект разом, ці витрати враховуються у загальну вартість усього проекту.
Передпроектне обстеження дозволяє деталізувати рамки проекту та зрозуміти наскільки ви готові йти у проект і чи готові саме з цим підрядником співпрацювати далі. А як ми говорили раніше, проект — це не швидкий процес, а довготривала плідна співпраця. Також в процесі обстеження ви пізнаєте не лише професійні, але й особисті якості бізнес-аналітика: наскільки він розуміє ваш бізнес та як добре знає програми що розглядаються для впровадження.
9. Надайте перевагу підряднику, у якого є експертиза у вашій галузі.
Здається очевидний пункт, але деякі про нього забувають. Виконавцю достатньо мати у своєму портфоліо хоча б один проект з вашої галузі. Такий досвід вже дає розуміння того, чим ви займаєтесь, деякі тонкощі, які або допоможуть швидше завершити проект, або краще розуміти що запитувати і в якому напрямку.
10. Зверніть увагу на легкість комунікації.
Легкість у спілкуванні з виконавцем — важливий фактор, адже довгий час ви будете працювати пліч о пліч. Комфортне спілкування дуже важливе навіть в автоматизації бізнес-процесів. В середньому, проекти тривають від півроку до року і якщо ви вже на перших етапах не можете знайти спільну мову або вам не комфортно працювати, то запитайте себе: ми зможемо плідно співпрацювати, спілкуватись на протязі усього року? Чим ближче вам по духу виконавець, тим комфортніше буде співпраця та більш успішним ваш спільний проект.
Наші наступні матеріали будуть містити ще більше нашого досвіду і досвіду наших клієнтів. Тож, слідкуйте за оновленнями блогу iT.Artel!
Якщо ви маєте запитання або потрібна консультація, оффлайн чи онлайн ми завжди поруч!
