Як керувати проектом автоматизації: інструменти управління
“Як корабель назвеш, так він і попливе” — ми знаємо цей вислів, але не завжди замислюємось, що цей афоризм не тільки про ім’я. Мало назви — перед тим як вирушити, ми повинні розуміти маршрут, хто на борті і як скерувати кожний з його елементів — від штурвалу до якорю. І якщо зараз ви тільки-но “віддали швартови” та пустилися у реалізацію проекту автоматизації або вже знаходитесь на певній стадії і шукаєте точки для координації дій – впевнитись чи у вірному напрямку рухаєтесь — ця стаття для вас. Ми розкажемо які інструменти вам, як Замовнику, допоможуть керувати проектом.
- Погоджені рамки проекту. Встановлені рамки проекту дозволяють прийти до спільного з Виконавцем бачення очікуваного результату. Обов’язково має бути перелік завдань і чим детальніше, тим краще. Але треба бути готовим, що як би чітко вони не окреслювались планом – рамки можуть розширитись в ході реалізації проекту. Зазвичай виникають додаткові побажання з боку Замовника і це може призвести до збільшення вартості проекту від 5 до 20 відсотків. Затверджений від початку фронт робіт допоможе оперативно зрозуміти: чи входять ваші вимоги в погоджений проект, щоб співвідносити свої очікування з поточним станом справ.
- Команда проекту з боку Замовника. Без формалізованої команди проекту з боку Замовника (учасники, ролі, повноваження) неможливо керувати проектом взагалі. Про те, хто входить у склад команди Замовника, читайте у статті. Відсутність розподілення повноважень та зон відповідальності значно ускладнює можливість вплинути на керівництво та хід проекту. А без такого важеля є ризик збільшення строків реалізації або, навіть, неможливість автоматизувати підрозділ.
- План-графік проекту. Слугує маршрутною картою проекту – містить контрольні дати та очікувані результати. Якщо ви ведете проект без план-графіку, а значить без розуміння що і коли має бути виконано, велика вірогідність того, що строки вже прострочені, а обов’язкові контрольні точки ще не пройдені – рухаємось навмання. Дуже важливо, щоб на початку, хоча б укрупнений, але з ключовими віхами план-графік був створений і актуалізувався протягом всього проекту. По цьому графіку ви будете звірятися: де ви планували знаходитись, де знаходитесь, коли і до якого результату маєте прийти.
- Регулярні зустрічі комітету проекту. Зустрічі для звітування про стан та перебіг проекту, планування наступних робіт та вирішення суперечливих питань. Рекомендується проводити на регулярній основі раз на один-два тижні. На зустрічі мають бути присутні: керівники з боку Виконавця та Замовника, а також спеціалісти, які можуть бути залучені для оперативного вирішення поточних питань. Це зустрічі не для збору вимог або уточнення функціоналу – це статусна зустріч, на якій ми фіксуємо стадію виконання проекту, проблеми, з якими вже довелось зіткнутися, звітуємо про виконані роботи з часу попередньої зустрічі і які завдання плануємо виконати до наступної. На цій зустрічі має бути регламент і модератор — найчастіше це керівник з боку Виконавця. Без регулярних зустрічей ви ризикуєте швидко втратити орієнтацію в етапах реалізації проекту.
- Статус-звіти про перебіг проекту. Документ, в якому фіксується поточний стан реалізації задач для обговорення у комітеті проекту. Адміністратори проектів у іТ.Artel на зустріч відділу по управлінню проектами кожного разу готують статус-звіт, який містить стислий опис проекту: інформацію про компанію, що було виконано за час з попередньої зустрічі, що планується виконати до наступної, які проблеми виникли, а також пропозиції по їх вирішенню. Далі строки та фінансова інформація – які витрати планували понести, які понесли, які акти підписані тощо.
Впроваджуєте у своїй компанії систему автоматизації бізнес-процесів? Тоді вас можуть зацікавити:
- Сигнали готовності підприємства до впровадження ERP-системи
- Методи впровадження ERP: які етапи очікують компанію на шляху та яким буде результат
- Ризики проекту автоматизації та шляхи їх мінімізації
- Документальний супровід проекту автоматизації
- Етапи та терміни впровадження BAS ERP. Чи можна стати в чергу на проект?
- Хто відповідає за автоматизацію бізнес-процесів?
