“Що занадто, то нездраво”: особливості деталізації на прикладах складових елементів бізнес-процесів

У наших попередніх матеріалах: Що таке бізнес-процеси та які їхні основні елементи? та З чого почати автоматизацію бізнес-процесів ми вже розглядали складові бізнес-процесів та етапи їх автоматизації, а тепер надаємо приклади складових базових бізнес-процесів та особливості їх деталізації. 

У будь-якого процесу є задачі, виконавці, події, умови, що впливають на процес, переходи, розгалуження та завершення. 

Початок і завершення — це обов’язкові складові бізнес-процесу, без яких він не відбувається. По його завершенню ви отримуєте результат — те, заради чого цей процес відбувався. Це може бути виписаний рахунок, новий клієнт, отриманий або втрачений продаж. Не буває процесів без завершення. Можливий такий варіант процесу, закінчення якого сигналізує про початок наступного і, наприклад, із закінчення процесу стартує цей же процес.

Задачі — перелік дій, які здійснюються в межах процесу. Ступінь деталізації тут може бути різною. Якщо, наприклад, описується процес виписки рахунку, то немає сенсу прописувати, що спочатку менеджер додає строку, потім обирає номенклатуру, ціну, перевіряє суму і так далі, тому що адмініструвати правильність роботи такого процесу буде складніше і дорожче, ніж ефект, який буде отримано в результаті його здійснення. Такий процес буде мати більш укрупнену деталізацію та матиме наступний вигляд: менеджер отримує запит про виписку рахунку, визначає стан клієнту: чи має він заборгованість або штрафні санкції, який в нього договір, а на основі цього договору обирає програму лояльності, погоджує номенклатуру з замовником та своїм керівником, друкує, відправляє по пошті. Є сенс описувати задачі до такого рівня. 

Різні бізнес-процеси вимагають різної деталізації, але головне тут — не впадати в крайнощі. Як не бажано занадто деталізувати, так і зайве узагальнення теж не буде коректним для опису бізнес-процесу. Не варто, наприклад, описувати процес виставлення рахунку просто як “менеджер виставляє рахунок” — так втрачається можливість контролювати цей процес на всіх етапах. Як правило, задачі рознесені в часі: припустимо, менеджер виставив рахунок, треба здійснити відгрузку товару, а відгрузка робиться після отримання оплати рахунку. Це не задача. Цю дію можна формалізувати так: “очікуємо надходження оплати”. Тоді це буде подія, яка буде тригером здійснення бізнес-процесу. 

Для наочності, у нашій статті “Нотації для опису бізнес-процесів: види, переваги та недоліки” ми зробили опис бізнес-процесу виставлення рахунку у різних нотаціях. 

Виконавцем може бути співробітник компанії, контрагент, замовник або система, яка включена в бізнес-процес в процесі автоматизації.

Подією може стати звернення клієнтів, заявка на оплату або виписка про прийом платежу, підтвердження постачальника про  відгрузку товару, прибуття товару на склад, hr-менеджер підібрав перелік кандидатів тощо. Процес не починається “сам по собі”: тригер для його початку — це подія або ініціатор, який запускає цей процес. Ініціатора також можна уявити як подію. Якщо процес розпочато, це означає, що виникла потреба в його запуску.

Переходи та розгалуження. В залежності від умов процес може йти по різним гілкам. Наприклад — узгодження платежу. Якщо ви маєте розділення по узгодженню платежів в залежності від суми, підрозділу, то треба вказати кому адресована задача або яка задача буде виконуватись. Припустимо, якщо у вас сума платежу до 100 тисяч, її погоджує керівник відділу продажів, а якщо сума перевищує 100 тисяч, то її має погодити керівник компанії. Відповідно, в вашому процесі має бути таке розгалуження, яке в залежності від умови направить гілку виконання процесів в ту чи іншу сторону. Буде ініційовано виконання задачі або керівником відділу продажів, або керівником компанії. 
Також радимо подивитись відео “Основні елементи бізнес-процесу на підприємстві” на нашому Youtube каналі.

Більше дізнатись про бізнес-процеси та їх автоматизацію ви можете з наших матеріалів: Хто відповідає за автоматизацію бізнес-процесів? та Як автоматизація бізнес-процесів впливає на бізнес. 
А також слідкуйте за оновленнями! Адже найпродуктивніший шлях зрозуміти щось — це досвід та конкретні приклади. Саме цим ми і ділимось в нашому блозі.