Договір, Статут проекту: які важелі вони дають
У статті “Як керувати проектом автоматизації: інструменти управління” ми вже розказували про важелі впливу на проектну команду, які ви маєте при умові, якщо впроваджуєте проект власними силами, а команда складається зі штатних співробітників вашої компанії. Тож, може здатися, що інструментів впливу на Виконавця значно менше — за замовчуванням, це оплата та приймання робіт. Але це, насправді, не все. Для контролю над ходом виконання робіт існує також Статут проекту і Договір, який ви укладаєте з виконавцем.
У Статуті проекту містяться відомості про сферу діяльності, цілі та учасників проекту. Він передбачає попереднє розмежування ролей і обов’язків, окреслює мету проекту, визначає зацікавлені сторони, повноваження менеджера проекту. Фактично, цей документ служить описом для майбутнього проекту. Він має:
- описувати суть проекту;
- забезпечувати загальне розуміння проекту;
- позначати зони відповідальності між Замовником, основними зацікавленими сторонами та проектною командою.
Виконавець повинен буде реалізувати задачі, прописані в Статуті проекту і зробити це в затверджені Договором строки. Важливо від початку сформулювати обов’язки сторін максимально детально — діяти на упередження, щоб уникнути непорозумінь. Так ви будете ясно розуміти, що Виконавець має зробити, а які запити не входять в коло його обов’язків. Статут проекту — це частина документального супроводу і затверджується на першій стадії проекту автоматизації — уточнення процесів та моделювання. Далі розказуємо, на які пункти Договору, який ви укладаєте з Виконавцем і Статуту варто звернути особливу увагу.
- Рамки проекту. Чітко фіксуйте в Статуті та Договорі рамки проекту — ви будете розуміти на який результат розраховувати, Виконавець — що він зобов’язаний реалізувати. Ці рамки мають бути погоджені і Виконавцем, і Замовником;
- Команда проекту з боку виконавця. Цей пункт є складовою Статуту, де поіменно, з ролями зафіксована команда проекту. Це має бути та сама команда, з якою ви спілкувались на етапі вибору підрядника і яку вам пообіцяли в проект. Бувають випадки, коли продають проект “ТОПи”, а виконують початківці. Склад команди, в залежності від кваліфікації її учасників, може вплинути і на вартість проекту, детальніше про це ми писали тут. Варто прописати пункт, що заміна команди можлива тільки після узгодження з Замовником. Звичайно, Замовник не забороняє змінювати команду, адже ситуації бувають різні, але не зайве мати “план Б”. Це робиться для того, щоб Замовник також мав змогу проводити співбесіди з новими учасниками команди, щоб розуміти чи відповідає кваліфікація та спеціалізація кандидата вимогам проекту.
- Ціни та додаткові роботи. В Договорі прописаний порядок розрахунку вартості робіт і процес погодження додаткових робіт. Зафіксуйте алгоритм визначення їх вартості. Є два основних підходи для погодження додаткових робіт: в першому випадку вони виносяться на час після завершення проекту і формуються, як окремий проект. Такий перелік доопрацювань може виникнути на другій стадії впровадження — під час розробки програмного забезпечення. Плюс такого підходу в тому, що Виконавець не відволікається від основного проекту і сконцентрований виключно на ньому. Але бувають речі, які складно відкласти на потім. На цей випадок існує другий підхід: паралельно укладається Договір на супровід і всі додаткові роботи виконуються вже в рамках цього Договору. Перевага такого підходу в тому, що можна залучити окремих спеціалістів, які будуть спрямовані саме на реалізацію доопрацювань. Обов’язково має бути прописаний порядок і алгоритм визначення вартості, щоб і ви, і Виконавець зчитували єдину для обох сторін одиницю вартості і розуміли як, наприклад, Виконавець переводить витрату “людино-годин” у грошовий еквівалент. Треба розуміти скільки буде коштувати година додаткових робіт, щоб не вийшло, що додаткові роботи коштують дорожче ніж сам проект.
- Строки і штрафи. Про штрафи ми вже побіжно згадували в статті “Автоматизувати власними силами або звернутись до підрядника?”, але тут є свій лайфхак: як додаток прикладіть до Договору план-графік проекту, де прописані задачі та терміни на їх виконання, зафіксуйте можливість застосування штрафів за зриви строків з вини Виконавця. Але саме можливість застосування, а не обов’язкове застосування — це і вмотивує підрядника, і не відлякне від підписання Договору. В свою чергу Виконавець може попросити вас включити до Договору дзеркальні штрафи. Наприклад, на штраф за невиконання робіт Виконавець може попросити прописати штраф за прострочену оплату. Обопільні обов’язки, зафіксовані у документах дисциплінують обидві сторони.
- Процес взаємодії та критерії приймання робіт. Погодьте в Статуті процес взаємодії між командами: регулярність зустрічей, канали комунікації, процес погодження змін у проекті тощо. Розробіть критерії приймання робіт, за якими ви приймаєте виконані роботи, а Замовник їх вам здає.
Якщо зараз ви знаходитесь в процесі реалізації проекту автоматизації або на порозі рішення про впровадження, тоді варто розуміти не тільки переваги комплексної системи управління процесами, але й ризики з якими Ви можете зіткнутись. У статті “Ризики проекту автоматизації та шляхи їх мінімізації” розповідаємо як вони можуть вплинути на проект і як не напоротись на ці рифи.
Виникли питання? Замовляйте консультацію!
Онлайн та офлайн — ми завжди поруч
