Що таке бізнес-процеси та які їхні основні елементи?

Термін “бізнес-процеси” зустрічається у багатьох статтях, в яких розповідають, як поліпшити виробництво і налагодити внутрішню систему компанії. Власники бізнесу зацікавлені в тому, щоб все працювало чітко і злагоджено. У цій статті ми розповімо що таке бізнес-процеси, їх класифікацію та основні елементи.

Бізнес-процес — це послідовність дій, в результаті яких створюється новий продукт/послуга, або проводиться аналіз діяльності всіх співробітників. Коротко — інструмент для вирішення завдань бізнесу; це те, що ви робите в рамках своєї роботи/діяльності. Якщо у вас є компанія, у неї є за замовчуванням бізнес-процеси. Можливо, вони не формалізовані, не зовсім чітко працюють. Але ці процеси є.

Простий та популярний бізнес-процес — виписка рахунку. Процес продажу, який здійснюють ваші менеджери/консультанти, — теж бізнес-процес. Будь-яка дія, що виконується в ході діяльності компанії — її також можна описати у вигляді бізнес-процесу.

Наприклад, у вас є менеджери з продажу, у вас є усна (неформальна) домовленість з продажниками, що, кому і як вони продають. Якщо у вас не налаштований, не прописаний, чи не формалізований цей процес, то вони самі його збудували і історично передають ці правила від колеги колезі. Часто на проектах ми стикаємося з тим, що коли збираємо інформацію у керівників, вони описують нам вбудовані чітко сформульовані процеси (тобто ідеальне бачення і як повинно бути в теорії). Коли ж ми спілкуємося з кінцевими користувачами (виконавцями таких процесів), все на практиці виявляється не так. Якщо почати збирати вимоги відразу з користувачів, що є правильним, і тільки потім узгодити з керівником такі процеси, як він за фактом працює в компанії, часто з’являються суттєві відмінності між теорією і практикою. Чому так відбувається? Тому що процес не формалізований, тому співробітники реалізовують його на свій власний розсуд.

Сам по собі процес ніколи не починається, він починається через якоїсь події: наприклад, звернення клієнта з проблемою, зміни в законодавстві, скарга, надходження оплати або повернення, заявка на оплату. Не буває процесів, які не закінчуються. Закінчення одного процесу означає запуск наступного.

Опис бізнес-процесу

Як і будь-яка дія в компанії, опис (формалізація) повинно мати кінцеву мету. Співробітник, відповідальний за виконання бізнес-процесу, буде мати чітке уявлення про те, що потрібно робити і який результат повинен бути на виході. Розпишемо характеристики опису бізнес-процесу:

• Зрозуміла і здійсненна мета: вона може змінюватися, але на початковому етапі повинна бути сформульована. 
• Опис без зайвої “води” — тільки факти, необхідні для досягнення поставленої мети. Повинно містити чек-лист з описом всіх етапів роботи, яку потрібно провести. За можливості уникайте складних термінів і формулювань.
• Закріпити завдання за конкретним співробітником/співробітниками. Кожен в команді повинен розуміти, який етап за ним закріплений. При цьому потрібно збирати співробітників і коментувати важливі моменти. Це знизить рівень можливих помилок.

Щоб зрозуміти, який результат принесе той чи інший бізнес-процес, потрібно знати його характеристику (елементи).

Важливі моменти:

• вартість бізнес-процесу завжди прагне до зменшення.
• Тривалість бізнес-процесу — теж важливий пункт. Він визначає, який час було витрачено на вирішення завдання, чи були витрачені зайві кошти і як в майбутньому зробити так, щоб витрати звелися до мінімуму.
• Наскільки клієнти задоволені товаром і/або послугою. Таким чином визначається якість і можливі поліпшення.

Для максимальної ефективності, бізнес-процес повинен мати чітку структуру і розуміння, навіщо це потрібно.

Заказать консультацию

Ссылки на полезные материалы:

1. Про класифікацію бізнес-процесів.
2. Автоматизація бізнес-процесів – з чого почати?
3. Плейлист на нашому YouTube-каналі “Автоматизація бізнес-процесів”
4. Діджиталізація та автоматизація: як вибрати ІТ-рішення, щоб потрапити в ціль і при цьому не переплатити.
5. Чим відрізняється BAS від 1С:Підприємство?
6. Етапи та терміни впровадження BAS ERP. Чи можна стати в чергу на проект?
7. ERP — для кого?
8. Програмний продукт VS проект: відмінності підходів і результатів.