Побудуй — автоматизуй! Чому побудова та автоматизація бізнес-процесів не одне й те саме

“Коли компанія приймає рішення звернутись за проектом автоматизації, вона, як замовник, часто очікує від автоматизаторів і побудови бізнес-процесів. — таким спостереженням ділиться засновник і директор компанії iT.Artel Олексій Бардаков — Але, щоб автоматизацію можна було розпочати, бізнес-процеси  вже мають бути формалізовані. Це дозволить прискорити їх роботу або, наприклад, прибрати ручну працю.”. 

Для нашої статті Олексій дав приклади базових елементів бізнес-процесів та пояснив чому так важливо чітко розмежовувати побудову бізнес-процесу та його автоматизацію і які цілі за цим стоять.

Часто на проектах доводиться стикатись з тим, що на етапі збору інформації керівники описують чіткі, послідовні бізнес-процеси, а після спілкування з кінцевими користувачами видається, ще все не зовсім так. І якщо починати збирати вимоги з користувачів, що є правильним, а потім узгодити цей опис з керівниками, то зазвичай будуть виявлені суттєві відмінності. Це відбувається, тому що процес не формалізований, не впроваджений на підприємстві та співробітники реалізують їх на власний розсуд.

До моменту автоматизації бізнес-процеси вже мають бути формалізовані, щоб можно було прискорити їх роботу або, наприклад, прибрати ручну працю.

Цей момент важливо враховувати, оскільки часто замовники очікують від автоматизаторів побудови бізнес-процесів. Тому важливо вже на початку провести чітку межу між побудовою бізнес-процесів та їх автоматизацією. Компанія, яка звертається за проектом автоматизації потребує спочатку побудови бізнес-процесів. 

Перед стартом проекту ми іноді чуємо від компанії питання: “Розкажіть, як здійснюється цей процес в системі?”. Але підрядник не може керуватись лише таким підходом, тому що, щоб почати автоматизацію треба зрозуміти як працює компанія. Не можна орієнтуватись тільки на систему і не дивитись на те, як ви в дійсності працюєте. Так, система побудована на кращих практиках, досвіді десятків років роботи, але ніхто не знає ваш бізнес краще за вас. Деякі ваші задачі можуть бути реалізовані стандартним функціоналом повністю, частково або нереалізовані взагалі. Але у будь-якому  випадку програмні продукти адаптуються під вимоги користувача, а не навпаки.

Цілі побудови бізнес-процесів

При побудові процесів працюють з формалізацією, розробкою, перебудовою (реінжирінгом) логіки процесів для оптимізації швидкості, якості та ефективності їх виконання. Головні цілі цього етапу:

1. Підвищити передбачуваність і контрольованість результату процесів, підвищити ефективність самого процесу і якість результату на виході. Якщо кожен співробітник буде виконувати процес на свій розсуд, то і результати такої роботи будуть відрізнятись від виконавця до виконавця, замість того, щоб відповідати єдиному передбачуваному результату. 

2. Підвищити швидкість проходження процесу шляхом прибирання зайвих або не оптимальних етапів. Наприклад, у вас є бізнес-процес за яким ви продаєте: менеджер з продажу має отримати запит від замовника, перевірити чи немає штрафів, прострочених платежів, ознайомитись з ціновою політикою замовника, узгодити з замовником ціну, сроки поставки, а щоб узгодити сроки поставки, він має узгодити сроки поставки з постачальником… І таких задач дуже багато. Тому, одне з завдань оптимізації, реінжирінга цих процесів максимально скоротити кількість цих етапів шляхом зміни логіки роботи процесу. Якщо це, наприклад, процес виробництва, то чим швидше відбувається виробничий цикл, тим більше продукції буде випущено, так само: чим швидше проходить цикл продажу, тим більше менеджер зможе продати.

3. Стандартизувати роботу співробітників. Ця ціль перегукується з першою. Для стандартизації береться процес за яким працює умовно “незамінний співробітник”, описується, формалізується, інші співробітники проходять навчання і далі вже працюють за цим процесом. 

4. Прибрати проблему “незамінних співробітників” — залишити експертизу в компанії. Вирішення цієї проблеми прямий результат попереднього пункту — тепер “унікальний” процес, за яким працював “незамінний співробітник” став стандартом роботи для всього персоналу.

Цілі автоматизації бізнес-процесів

При автоматизації процесу працюють зі зменшенням участі або взагалі з виключенням співробітника з процесу. Це робиться для того, щоб:

1. Максимально прибрати “людський чинник” з виконання процесу. Тим самим підвищити швидкість, якість та передбачуваність результату. Знижуються шанси допустити помилку викликану “людським чинником”: система автоматизації помиляється лише в тому випадку, якщо алгоритм, розроблений людиною, містить похибку. А при правильному алгоритмі комп’ютер не помиляється. 

2. Вивільнити ефективний час співробітників від виконання рутини, тим самим підвищити ефективність роботи спеціалістів. Єдиний невідновний ресурс — це час. Тому, звільняючи час співробітників від повторюваних задач, ми надаємо їм кількісно і якісно більше часу, який може бути використаний для розвитку компанії. 

3. Збільшити часовий інтервал функціонування процесу. Співробітники працюють з 9 до 18 з вихідними — повністю автоматизований процес працює безперервно без вихідних та свят. Якщо ви, наприклад, зробили в інтернет-магазині замовлення після закінчення робочого дня, то, відповідно, не отримаєте зворотнього зв’язку про узгодження покупки до наступного ранку, а якщо це була п’ятниця, то ваша заявка взагалі буде оброблена тільки в понеділок. Але якщо в компанії налаштована CRM система, то, відправивши заявку на товар, клієнт одразу отримує підтвердження на пошту з інформацією про статус замовлення. Ця система здійснює менеджмент цілодобово, а це означає, що кількість робочих годин збільшується зі стандартних 8 до цілодобового сервісу. 

4. Створити можливість масштабування процесів. Сформувати вручну 10 рахунків легко, а 10 000 неможливо.

Якщо Ви вже взяли для своєї компанії курс на автоматизацію, радимо Вам ознайомитись з нашими матеріалами на цю тему:

1. Що таке бізнес-процеси та які їхні основні елементи?
2. Автоматизація бізнес-процесів — з чого почати?
3. Хто входить в команду проекту автоматизації?
4. Яку конфігурацію BAS обрати малому, середньому та великому бізнесу?

Зацікавила автоматизація процесів для Вашого бізнесу? З радістю Вам допоможемо! Натискайте кнопку:

Замовити консультацію