Нотації для опису бізнес-процесів: види, переваги та недоліки
09.09.2021
Нотації — це спосіб опису бізнес-процесу. Нотація потрібна для досягнення взаємного розуміння між двома сторонами, задіяними в процесі: Замовником та Виконавцем.
Замовник формулює свої запити та потреби, виконавець пропонує спосіб в який це буде реалізовано.
Для налагодження комунікації між ними інформація має передаватись від замовника до виконавця у вигляді опису процесу і виконавець слідуючи цьому опису видає результат. Щоб результат був прийнятий, замовник має його перевірити.
Замовник та виконавець це не обов’язково різні компанії. Часто це різні співробітники однієї компанії, різні підрозділи і спілкування між ними також має бути налагодженим. Щоб прискорити процес автоматизації бізнес-процесів (далі БП), має бути попередня домовленість: як ми працюємо, який має бути результат і як ми це описуємо. Для цього існує безліч нотацій. Перерахуємо основні:
Вони використовуються з різною частотою та для різних цілей. Але будь-який процес, який ви здійснюєте може бути описаний в одній з цих нотацій. І з моменту початку автоматизації ви маєте домовитись з виконавцем яку з нотацій обираєте для опису БП.Компанія, яка звертається за автоматизацією може описати свій БП на словах, а для наочності і читабельності виконавець описує його в одній із нотацій. Але обов’язково: замовник має вміти її читати. Тепер детальніше зупинимось на окремих нотаціях на прикладі найрозповсюдженішого БП — виставлення рахунку:
1. Текстовий опис
Найбільш очевидна та проста нотація. Це будь-яка “інструкція користувача” — словесний опис процесу. Перевага такої нотації: щоб її зрозуміти достатньо володіти мовою, якою вона написана. Але мінус в тому, що і після цього прочитання скласти цілісну картину послідовності процесу буде складно — з’явиться багато різночитань. Наприклад, в останньому пункті не зрозуміло: хто передає запит і хто комунікує з замовником. Текст опису здається простим і зрозумілим, але він не достатньо формалізований — подальша робота з ним і, особливо, перебудова ускладнюється. Тобто, якщо ми захочемо поміняти етапи місцями, доведеться наново вчитуватись. Саме з потреби перебудовувати БП з’являється і спосіб її реалізації — нотація у вигляді довільної схеми.
2. Довільна схема
Переваги: задачі вже візуально розділені. З’явилися дві гілки, проте ще не зрозуміло — чи це паралельні процеси, чи перехід по умовам і, якщо так, то в яких випадках. Але довільна схема — це перший етап формалізації процесу до того вигляду, який буде зручнішим для прочитання. Мінуси: як і в першому випадку досі не зрозуміло хто виконавець — це можна зрозуміти тільки з тексту задачі, незрозумілі умови: що і куди переходить, що на це впливає і де процес завершується.
3. Блок-схема
Тут процес розкритий ширше і в цьому перевага даної нотації: вже є формальні фігури — об’єкти, які відповідають за окремі етапи процесу. Наприклад, овал означає початок і закінчення. Тож, якою би масштабною і складною не була блок-схема, вже при першому погляді на неї ми можемо зрозуміти чим вона починається і чим закінчується. Прямокутник вміщує задачі, в ромбі — умови переходу, тобто питання на яке буде декілька відповідей, а з кожної з них процес буде галузитись далі. Також є блоки підпроцесу — те, що буде описано більш детально згодом; воно має бути присутнім в цій схемі, але це не тема поточного процесу. Але недолік цієї схеми в тому, що відсутня чітка візуалізації виконавця. Але читати її вже набагато зручніше — суть процесу вже можна зрозуміти більш однозначно, його читабельність покращилась.
4. Функціональна блок-схема
Ми в iT.Artel частіше працюємо саме з функціональними блок-схемами — це баланс між складністю та універсальністю. В цій схемі вже візуалізується виконавець: тобто є замовник, який робить запит, є менеджер з продажу, який комунікує, є юридичний відділ, який виконує один з етапів цього процесу. Наочність процесу збільшується за рахунок того, що ми можемо розділити його на виконавців та розглядати процес виконавця в контексті окремого потоку.
5. ВPMN
Нотація BPMN схожа на функціональну блок-схему, але її відмінність в тому, що початок процесу відбувається паралельно: може бути запущений і у замовника, і в інших учасників. Рух потоку дій та повідомлень розділено. Кожна задача має іконку, яка пояснює її суть. Також, тут з’являється “подія” — подія початку, подія закінчення. Є також багато умовних розділень. Це одна з найпотужніших нотацій, яку використовують в ІТ компаніях.
6. IDЕF0
Ця нотація розглядає процес кардинально з іншої сторони. Вона не описує порядок слідування задач в процесі — задача цієї нотації верхньорівневий опис функціональної структури БП компанії. Якщо попередні нотації описують процеси з точки зору слідування задач для виконавця, то процес описаний в IDЕF0 візуалізує залежності та зв’язки між процесами. Він важче читається, тому що відсутні часові інтервали, не зрозуміла послідовність, але його переваги в тому, що він дозволяє побачити картину підприємства у загальному виді, зрозуміти що від чого залежить. Він не відповідає на питання що за чим слідує, він відповідає: що ми маємо зробити, що ми отримаємо в кінці, чим це регламентується та хто відповідальний за роботу.
Наступне питання: якими засобами зображувати нотацію. Для цього ми підготували перелік деяких доступних інструментів та програм.
Ще більше дізнатись про автоматизацію бізнес-процесів ви можете з наших матеріалів:
