Укр Рус
Search Пошук по сайту

Хто відповідає за автоматизацію бізнес-процесів?

16.08.2021

Про те, що таке автоматизація бізнес-процесів і з яких етапів складається ми говорили в статті “Автоматизація бізнес-процесів – з чого почати?”. Сьогодні ж ми розглянемо, хто відповідальний за автоматизацію бізнес-процесів в компанії в цілому і за певні блоки проекту впровадження.

Як кажуть бізнес-консультанти та як показує наша практика роботи з різними бізнесами, незалежно від галузі, сфери діяльності та масштабу, ініціаторами стратегічних планів і автоматизації в компанії виступають різні фахівці. Їх посади можуть звучати в кожній компанії по-різному, але умовно ми їх поділяємо на групи і ось їх процентне співвідношення:

кто на предприятии инициатор стратегических планов и целей_автоматизация БП c Ай Ти Артель

Цілі автоматизації для відповідальних осіб теж різні:

  • Власник бізнесу – засновники та / або голови правління. Для них важливо оперативно отримувати доступ до всіх даних компанії, щоб бачити повну картину, швидко отримувати звіти в різних розрізах для прийняття управлінських і стратегічно важливих рішень.
  • Управлінці – найчастіше СЕО та фінансові або комерційні директори. Серед цілей автоматизації бізнес-процесів цінують “цифри”, в першу чергу фінансову вигоду, а в другу – економію ресурсів (грошових, часових, людино-години). При спілкуванні з управлінцями ми помітили, для них важливі ті інструменти, які знижують витрати, підвищують ефективність і збільшують прибуток.
  • Головний бухгалтер, економіст або фінансист, знову ж таки, посада буває різною, але за статистикою частіше – це головний бухгалтер. Адже для нього важлива своєчасна, коректно подана звітність і взаєморозрахунки. Формування яких не займають багато часу, оскільки завантаження, концентрація і контроль актуальності законодавства забирає більшу частину робочого часу ніж перевірка / звірка сформованих звітів.

Так виглядає картина на етапі ідеї або потреби в автоматизації, але коли приходить час до дії, тут вступає вже командна робота. Команда проекту формується з фахівців (керівників) підрозділів Замовника по кожному функціональному блоку системи (наприклад: продажі, виробництво, закупівлі, бухгалтерія і т.д.), а також з команди фахівців Виконавця (підрядчика).

Тепер давайте розглянемо детальніше, хто безпосередньо за який етап відповідає вже при старті самого проекту автоматизації бізнес-процесів на підприємстві.

Команда проекту

Одним з важливих моментів, на які ми звернути увагу – це проектна команда. Не буває проектів, у яких є команда тільки з одного боку. Команд завжди дві, як ми говорили раніше: команда Виконавця і команда Замовника. Бувають різні варіанти взаємодії команд, але класична структура виглядає наступним чином 👇

Ми в iT.Artel працюємо по моделі waterfall і в складі нашої команди, як Виконавця входять: керівник і адміністратор проекту, провідний аналітик і при необхідності команда додаткових аналітиків, архітектор, розробники і тестувальники. Більш детально про склад, функції та відповідальності нашої команди на проектах впровадження ми розповімо в іншому матеріалі.

А зараз про склад команди Замовника, в неї повинні входити:

  • Спонсор проекту – це та роль, та людина, яка замовляє проект. Категорично не рекомендується допускати спонсора проекту до управління проектом. Адже це уповноважена особа вирішує питання оплат і питання “важеля” коли підрядник не може домовитися з керівником проекту з боку Замовника.
  • Керівник проекту з боку Замовника: допомагає здійснювати комунікації між командами. Оскільки на практиці спілкування між командами на рівні планування і постановки цілей повинно бути між керівниками проекту з обох сторін. Далі вже керівники спускають завдання на аналітиків і архітекторів; на власників функціоналу.
  • Власник функціоналу – ті люди, які в проекті відповідають за те, що Замовник правильно передав функціонал Виконавцю.

Глобально команди можна також розділяти на:

  • Комітет проекту вирішує стратегічні цілі і спускає стратегічні завдання на робочі групи.
  • Робоча група комітету – виконавці, які в своїй взаємодії породжують систему.

Як ми рекомендуємо вести комунікацію (діалог) в реалізації проекту?

  • Потрібно враховувати такий нюанс – є “Власник функціоналу” (який знає як проходить в компанії бізнес-процеси), а є “Кінцевий користувач” (учасник цих процесів).

Помилку, яку багато хто припускає на старті проекту автоматизації та / або впровадження, наприклад, ERP системи, на етапі опису бізнес-процесів – залучає керівників або ТОП-менеджмент, а не кінцевого користувача. Тобто про те, як налаштовані бізнес-процеси в компанії розповідають не ті, хто фактично з ними працює, а ті, хто хоче, щоб вони так працювали або думають, що це так працює як вони описують.

При старті збору інформації для опису і моделювання потрібно максимально залучати співробітників (виконавців), а не управлінців. Інформація від користувачів дозволить сформувати реальну картину, автоматизувати дійсно те, що потрібно і буде максимально ефективно в результаті проекту.

Команда iT.Artel в проектах збирає вимоги у користувачів, а погоджує вимоги з власниками функціоналу. Таким чином, як компанія працює розповідає користувач, а чи правильно це – погоджує власник функціоналу.

Іноді ми в процесі проекту відкривали дивовижні інсайти – власники дивувалися, що їх компанії так працюють насправді, як описали користувачі.

До чого ж призводить результат якщо вимоги збирати у власників функціоналу?

На момент запуску проекту Виконавець видасть результат – автоматизацію бізнес-процесів на підсумкове впровадження і виявиться, що Кінцеві користувачі скажуть – Хлопці, а ми працюємо зовсім по іншому… 😳Чому ж ви у нас не запитали як насправді?!😡

Додатковим ефектом при зборі інформації про бізнес-процеси з кінцевих користувачів стане мінімізація, а скоріше навіть ліквідація саботажу впровадження та цифрової трансформації в компанії серед співробітників. Тому що співробітник брав участь, допомагав приймати рішення, розповів як все працює, йому буде дуже складно потім сказати що все що було зроблено – дурниця, це не так працює, без нововведень було краще.

У наступних наших матеріалах ми обов’язково будемо ділиться досвідом і знаннями які отримуємо самі як автоматизаторів бізнес-процесів і наші клієнти, як Замовники. Слідкуйте за нашим блогом або підпишіться на нас у Facebook, ми публікуємо корисний контент.

Забронювати дату проекту

📰📚Рекомендуємо до ознайомлення:

  • Як автоматизація бізнес-процесів впливає на бізнес. (Стаття)
  • Автоматизація бізнес-процесів – з чого почати? (Стаття)
  • Діджіталізація і автоматизація: як вибрати ІТ-рішення, щоб потрапити в ціль і при цьому не переплатити. (Стаття)
  • ERP – для кого? (Стаття)
  • Програмний продукт VS проект: відмінності підходів і результатів (стаття)
  • Етапи і терміни впровадження BAS ERP. Чи можна стати в чергу на проект? (Стаття)

Особистий кабінет

Вгору

Укр Рус