Електронний документообіг: загальний огляд, програми та сервіси
02.07.2021
Електронний документообіг (ЕДО, EDI – electronic document interchange) — це обмін документами між комп’ютерами в електронному форматі з накладенням КЕП підпису (кваліфікована електронний підпис, в минулому – ЕЦП).
ЕДО поділяється на:
- внутрішній документообіг – всередині компанії між відділами та співробітниками;
- зовнішній документообіг – з контрагентами (між діловими партнерами) і з державою (звітність та взаємодія з держслужбами).
Зміст публікації:
Що таке електронний документообіг
Переваги електронного документообігу
Програми та сервіси для електронного документообігу в Україні
Що таке електронний документообіг
Системи електронного документообігу, як мінімум, замінюють підготовку та обробку документів, оптимізуючі трудовитрати. Однак реальна сила обміну документами в електронному вигляді полягає в тому, що він стандартизує та структурує інформацію, передану в ділових документах і централізовано зберігає її.
Сучасне законодавство України робить «безпаперовий» обмін юридично значущим і рівним по силі стандартним паперовим документам з мокрим підписом, печаткою.
Весь процес — це не що інше, як передача інформації з комп’ютера однієї компанії на комп’ютер іншої компанії при зовнішньому е-документообміні або з відділу у відділ – при внутрішньому. За аналогією зі звичайною електронною поштою зрозуміло, що документ виявляється у адресата за секунду. Так, умовно за секунду, можна закрити угоду, узгодити документи, провести документами замовлення та інше. ЕДО дозволяє звести до мінімуму або навіть виключити ручні дії, пов’язані з цією передачею документів.
Розглянемо різницю між традиційним паперовим обміном документами та його електронним аналогом на прикладі обміну документами між комерційними партнерами:
Переваги електронного документообігу
Переходячи від паперового обміну діловими документами до електронного обміну, підприємства отримують важливі переваги:
Зовнішній документообіг
- зниження витрат на друк і відправлення документів поштою;
- підвищення швидкості обробки документів;
- зменшення кількості помилок;
- надійність зберігання даних;
- економія фізичного місця під паперовий архів;
- уникнення ризику втрати документів;
- поліпшення відносин з діловими партнерами.
Внутрішній документообіг
- зниження витрат на друк документів;
- ведення історії документів у всіх форматах файлів (doc, xls, pdf, jpg та ін.);
- збільшення швидкості обробки документів;
- автоматизація пошуку потрібних файлів;
- підвищення прозорості роботи співробітників;
- відхід від ручної праці;
- зменшення кількості помилок і втручання людського фактора;
- підготовка документів в стандартизованому форматі;
- класифікація файлів за категоріями;
- уникнення ризику втрати документів.
Програми та сервіси для електронного документообігу в Україні
Всі розглянуті вигоди ЕДО досягаються впровадженням в компанії відповідних систем, програм або сервісів.
IT-рішення в продажу
BAS Документообіг КОРП
Система електронного документообігу BAS для внутрішнього обміну документами в електронному вигляді. Підходить для комерційного та бюджетного сектора з великим документопотоком всередині компанії. BAS Документообіг КОРП повністю оцифровує діловодство.
Детальніше про продукт на сторінці BAS Документообіг КОРП
FREDO ДокМен
Забезпечує зовнішній документообіг. Сервіс обміну документами для користувачів систем автоматизації BAS, 1С:Підприємство, UA-Бюджет по обміну е-документами з контрагентами.
При інтеграції FREDO ДокМен Ви продовжуєте працювати в звичному інтерфейсі конфігурації своєї системи, отримуючи можливість обмінюватися з контрагентами безпосередньо з системи рахунками, актами виконаних робіт і товарними накладними без створення зовнішніх проміжних файлів. Підтримує роботу з усіма ключами КЕП.
Докладніше про сервіс в нашому відео про FREDO ДокМен.
FREDO Звіт
Сервіс здачі звітності. Вбудований в конфігурацію BAS Докуметообіг КОРП при наявності діючої ліцензії ІТС та інтегрується в облікову систему 1С:Підприємство для легкого складання та передачі звітів в ДФС, пенсійний фонд, фонд соцстраху.
Можливе перенесення даних з M.E.Doc. Працює з ключами всіх кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг (АЦСК).
Докладніше про сервіс на сторінці FREDO Звіт
Вчасно
Сервіс е-документообігу, що покриває обмін документами між контрагентами та частково внутрішній електронний обіг документів.
З Вчасно користувач в простому зрозумілому інтерфейсі може завантажити документ, підписати його КЕП і відправити контрагентові, таким же шляхом ‒ отримати підписаний документ.
Зовнішній документообіг охоплює обмін: рахунками, актами виконаних робіт, первинкою, договорами, офіційними листами, іншими двосторонніми документами.
Внутрішній документообіг можливий в таких бізнес-процесах: введення в експлуатацію; заяви на відпустку; переміщення ТМЦ; накази по підприємству; звіти по відрядженню.Продаж, установка та супровід проводиться фахівцями iT.Artel. Просто зателефонуйте нам +38 (050) 029 34 93.
FlyDoc
Сервіс обміну електронними документами безпосередньо з 1С:Підприємство або BAS з користувачами M.E.Doc, СОТА, FREDO, FlyDoc або з доступом по посиланню без використання програм ЕДО.
Являє собою модуль, який інтегрується в системи 1С:Підприємство і BAS для зовнішнього документообігу з контрагентами та з державою: рахунки, акти, видаткові накладні, податкові накладні, реєстрація ПН і РКПН в ЄРПН.Продаж, інтеграція та супровід здійснюється фахівцями iT.Artel. Просто зателефонуйте нам +38 (050) 029 34 93. Подробиці на сторінці FlyDoc.
E-zayava
Власна розробка iT.Artel. Веб-рішення, яке автоматизує та шаблонізує роботу з договорами та угодами. Підготовка, узгодження та підписання договорів здійснюється за кілька кліків.
Один раз створивши в E-zayava шаблони документів і базу своїх контрагентів, фахівці працюють з договорами та додатковими угодами автоматично, без необхідності копіювати-вставляти стандартні блоки з попередніх документів. По одному кліку накладається КЕП (ЕЦП) і відправляється контрагентові. Можливе стикування з платформами EDI.
Подробиці про веб-сервіс можна отримати від консультантів по телефону +38 (050) 029 34 93.
Електронний документообіг надає стандартну ділову мову, яка спрощує обмін документами. Додатково, сприяє соціальній відповідальності компанії за рахунок заміни паперових процесів на електронні.
Замовте консультацію щодо впровадження ЕДО у Вашій компанії:
