Backstage автоматизації: як проходить впровадження ERP для інтернет-магазину меблів

Ми вже розповідали вам, що наразі наша команда повністю завантажена проектами. Прийшов час показати, що відбувається за лаштунками проекту автоматизації! 

В iT.Artel з повагою відносяться до конфіденційності клієнтів — від початку співпраці ми підписуємо угоду про нерозголошення (NDA) і до моменту здачі повного проекту, отримання офіційної згоди від клієнта на розкриття назви компанії та інших даних спільної роботи, ми наразі публікуємо матеріали без імен та брендів.

1. Підготовчі роботи: знайомство, збір інформації

Галузь: торгівля

Сфера діяльності: продаж меблів

Початок співпраці: серпень 2021

Запуск системи: жовтень 2021

Клієнт є лідером України з продажу меблів і крісел з 2000 року. Більше 20 років облаштовує офісні та домашні інтер’єри і виконує замовлення будь-якого обсягу та рівня складності.

За рік до початку нашої поточної співпраці, Замовник звернувся до нас з запитом на придбання BAS ERP для своєї компанії і ми розпочали підготовчі роботи — знайомство та збір інформації про компанію Замовника. Провели консультацію, презентували всі можливості системи, які можна запровадити в компанії, але, на жаль, тоді це стало першим і єдиним перетином у нашій співпраці — Замовник вирішив взяти тайм аут перед стартом проекту автоматизації. На цьому наш зв’язок обірвався. Але, недарма кажуть: “Кожна невдала спроба — це ще один крок вперед”. І ми спільно зробили цей крок через рік, відновивши співпрацю — Замовник повернувся до нас. 

Виявилось, що клієнт придбав таки BAS ERP, але в іншого підрядника і впроваджував систему власними силами протягом року, та не отримав бажаного результату — не всі потреби вдалось покрити доступним функціоналом. Про плюси та мінуси впровадження власними силами або з допомогою підрядника ви можете прочитати в нашій статті. 

Було б необачно розраховувати, що співпрацю ми почнемо відразу опинившись на етапі дослідно-промислової експлуатації. Спочатку ми мали повернутися до аналізу процесів Замовника, адже за рік навіть вже усталені і формалізовані процеси могли змінитись і на це також треба зважати. Наша співпраця почалась із супроводу існуючої системи і з ходом роботи ми швидко зрозуміли, що можемо доопрацювати наявну ERP згідно запитам і потребам Замовника та адаптувати систему так, щоб її функціонал був підлаштований під користувача, а не навпаки.

2. Потреби та запити: аналіз процесів і моделювання

Після аналізу організації роботи компанії ми виявили такі “болі” Замовника:

• До моменту купівлі BAS ERP клієнт мав свою систему управління підприємством (УПП), але її версія вже застаріла і не встигала за новими потребами Замовника та збільшенням кількості товару;
• Зайвий час на пошук замовлення: склад товару представляє собою велике приміщення, яке ділиться на відсіки за групами товарів, але це групування було узагальненим — в одному відсіку могли міститись товари різних категорій. Працівники складу шукали їх за відповідністю по артикулу і умовній назві відсіку, а цей облік вели в Excel таблиці, по якій і здійснювали пошук. Ведення додаткових таблиць створювало зайву роботу. Тобто те, як виглядало місцезнаходження товарів в системі не відповідало тому, як це реалізовано на складі, стара система просто не могла здійснити такий запит;
• Паперовий документообіг послуги “Сервіс та ремонт”: коли майстер виїжджав до клієнта, мусив брати з собою паперовий бланк, куди заносив інформацію про проблему, підписував у клієнта та привозив його назад до офісу фірми, де менеджер дублював дані в систему. Це не тільки подвійна робота, але й, в довготривалій перспективі, фінансові витрати на ведення паперового документообігу;
• Замовник вже мав ір-телефонію МІКО, але її версія втрачала актуальність при зростаючих потребах клієнта, також вона була інтегрована зі старою системою УПП, а не з новою ERP, придбаною Замовником;
• В ERP-системі, яку придбав і використовував Замовник не було налаштованого обміну з сайтом. Менеджер не бачив наявності товару, тож доводилось виконувати роль посередника: після отримання замовлення, він телефонував та робив запит на товар “вручну”;
• Наявна система не поєднувала в собі функціонал, який дозволяє бачити всі замовлення, кредитну історію та обробляти заявки в одному місці.

В ході проекту виникали додаткові ідеї по доопрацюванню функціоналу на які наштовхували нові можливості системи, що відкривались для Замовника. Ми одразу брали їх в роботу та поступово реалізовували. Наприклад, коли ми запустили в роботу обмін системи з сайтом, це зробило для менеджерів зручнішим процес прийому замовлень, але хотілося також підвищити і якість взаємодії клієнта з сайтом. Це підвело до рішення додати до форми замовлення можливість вибору матеріалу, кольору та інших характеристик виробу. 

Після детального вивчення бізнес-процесів компанії, визначення функціоналу, який необхідно реалізувати, були сформовані та погоджені такі цілі та задачі проекту:

• Доопрацювати наявну систему автоматизації BAS ERP;
• Оптимізувати облік товарів та спростити пошук по складу — реалізувати комірковий склад і синхронізувати те, як відображається місцезнаходження товару в системі з тим, де він зберігається на матеріальному складі;
• Реалізувати електронні бланки для здійснення послуги “Сервіс та ремонт”;
• Оновити версію ір-телефонії МІКО та зістикувати з новою ERP системою;
• Налагодити внутрішню комунікацію: встановити ІР-телефонію МІКО;
• Автоматизувати прийом замовлення менеджером: налаштувати обмін системи з сайтом;
• Зробити стикування з існуючим УПП компанії для обміну номенклатурою;
• Допрацювати функціонал сайту. 

3. Реалізація проекту автоматизації: розробка ПЗ і навчання користувачів

Виходячи з аналізу запитів Замовника, в ході проекту “з нуля” був повністю реалізований комірковий склад. Впровадження системи реорганізувало не тільки роботу з даними, а призвело до переформування самого матеріального складу: комірок стало більше і тепер вони мають більш детальне групування — по розміру, виду тощо. Для кожного товару своя особлива комірка, яка відповідає характеристиці виробу. Тож, місцезнаходження товару на складі повністю відповідає тому, де він “лежить” в системі. Тепер, коли артикул вноситься в ERP, в системі відразу відображається в якій комірці він знаходиться. Це значно полегшує та пришвидшує пошук замовлення. Також працівники складу одразу бачать наявну кількість товарів і завжди мають інформацію про залишок. А якщо для певної одиниці товару за характеристиками виділено декілька комірок, працівник бачить їх список і кількість товарів в кожній з них. Навіть для товару, який неправильно відвантажили буде окрема комірка. Справжній рай перфекціоніста: все строго відсортовано по групам, а для того, що не вписується ні в одну з груп…також є своя група — “Інше”. 

Ми оптимізували послугу сервісу та ремонту: на даний момент реалізовано електронні бланки з даними про виріб і яка несправність виникла. На відміну від попереднього процесу, коли ці бланки були паперовими і заповнювались майстром на місці, а потім передавались менеджеру для внесення в систему, утворюючі подвійну роботу, тепер цей бланк може заповнити навіть сам клієнт. На сайті для цього є форма, де клієнт вказує що за товар був придбаний і якого ремонту потребує. Заповнений бланк автоматично завантажується в систему, прив’язується до товару і попадає в те замовлення, яке зробив конкретно цей клієнт. І коли на запит виїжджає майстер, він вже має всі необхідні дані про виріб і ремонт. Якщо виникають доповнення, менеджер може зайти в систему і ввести їх в бланк. 

Головний результат автоматизації цього процесу і скорочення трудовитрат персоналу в тому, що бланк — запит на ремонт, може заповнити сам клієнт. Оскільки майстер перед виїздом вже володіє всією необхідною інформацією, клієнту залишається тільки підписати акт про надання послуг — що було зроблено. Після заповнення бланку з запитом, рахунок надходить клієнту на е-пошту. Додатково менеджер може зателефонувати, щоб дізнатись чи потрібно продублювати рахунок в інші додатки.

Зараз, коли обмін з сайтом налагоджений, в системі автоматично формується замовлення клієнта і його вже можна вважати за рахунок, але кінцевий документ формує сам менеджер: в системі він має зайти в замовлення, сформувати остаточний рахунок та виставити клієнту. Він автоматично отримає його по пошті, або, за бажанням, у месенджер. Тож, більшу частину роботи по формуванню рахунку тепер виконує система автоматично, менеджеру залишається його затвердити.

Ір-телефонію МІКО ми підєднали до ERP Замовника і це одразу виявило нові можливості: відкриття модулів та їх оновлення. Тобто тепер, коли телефонія МІКО випускає оновлення, наприклад, можливість ідентифікувати клієнта за дзвінком або вдосконалює функцію переадресації, здійснити оновлення стало легко: треба просто зайти на сторінку телефонії МІКО і через неї оновити свій функціонал. Більше не треба завантажувати, допрацьовувати — достатньо одного кліку “активувати ліцензію”. Після стикування телефонії з ERP клієнт, запустивши програму в робочому режимі, автоматично переходить і на нову ір-телефонію.

Та система, якою володіє клієнт зараз має не лише стандартний (базовий) функціонал, але й індивідуальні доопрацювання під специфіку бізнесу: з’явилася можливість бачити всі замовлення, кредитну історію, обробляти заявки — все це тепер видно в єдиній інформаційній системі. Порядок обліку і пошуку усієї продукції на складі автоматизований та налагоджений.

З компанією Замовника ми швидко знайшли спільну мову і прийшли до взаєморозуміння. І це природно, бо керівництво давно прийняло курс на автоматизацію бізнес-процесів та вже приступило до технологічних змін, а ми, як компанія підрядник, виступили каталізаторами цього процесу та допомогаємо клієнту вдосконалювати функціонал системи.

Готовність до навчання та змін з боку керівництва значно полегшує адаптацію і для персоналу (тим більше, що клієнт вже мав річний досвід користування ERP-системою). Звичайно, непорозуміння бувають. Це відбувається, якщо бажаний обсяг завдань не збігається з термінами, за які їх дійсно можливо виконати: завдання ставиться без розуміння кількості реального часу, яке знадобиться для їх реалізації. Такі ситуації вирішуються погодженням план-графіку проекту. Як тільки з’являється ідея, ми вносимо її в список завдань, вирішуємо як її реалізувати, коли, на які бізнес-процеси це впливає та вираховуємо час на її виконання.

“Нові задачі можуть з’явитися у кожному з блоків роботи. І якщо ці ідеї показують свою об’єктивну необхідність, не впливають кардинально на очікуємий результат, ми оформляємо їх в окремий проект та реалізуємо після запуску системи. Але треба брати до уваги, що будь-які додатково внесені зміни можуть вплинути на вартість і терміни впровадження (ми вже писали про такий нюанс — чому допрацювання бажано виносити на час після запуску проекту. Бо система нова, користувачу ще незручно — він звик до старої системи, відповідно, через деякий час — кілька тижнів або місяців користувачі звикають і 80 відсотків доробок просто втрачають актуальність. Тож, ми збираємо побажання до доробок, складаємо перелік і після запуску проекту повертаємось до них). Тут ми стикнулись з деякою кількістю незавершених робіт, які залишились від попереднього підрядника, — ділиться адміністратор проекту — певні процеси потребували уточнення, перевірки окремих елементів системи — це вплинуло на час входження в проект. Тож ми мали повернутись трохи назад в етапах реалізації для аналізу ситуації та розробки плану дій. Ці непередбачені завдання також внесли свої корективи у строки проекту.”.

Задачі, які не передбачались у плані затвердженому на початку можуть з’явитись. Це частина другої стадії впровадження — погодження переліку доопрацювань, про це Ви можете прочитати в статті Автоматизація по Waterfall: Стадія 2. Розробка програмного забезпечення — модифікації та доопрацювання передбачені на цьому етапі. Саме так було прийняте рішення доопрацювати функціонал сайту, про який ми писали вище — нові ідеї з’явились вже після запуску частини функціоналу і зараз ми працюємо над цим. Адже, коли є ідея, ми її діджиталізуємо.

4. Запуск та дослідно-промислова експлуатація

На даний момент проект ще триває: на нинішньому етапі доопрацьовуємо закупівлі, забезпечення, робимо стикування з діючим Управлінням виробничим підприємством (УВП) Замовника для обміну номенклатурою. Повністю ведемо запуск проекту. Згодом, Ви зможете дізнатись про його результати з нашого блогу.

Порада від адміністратору проектів iT.Artel: Якщо клієнт звертається з конкретним запитом — які процеси він хоче автоматизувати, це може значно прискорити роботу та допомогти підряднику швидше знаходити рішення для задоволення конкретних запитів — підрядник отримує від Замовника вже формалізований бізнес-процес, щоб на ньому базувати впровадження. Але, навіть, коли запит ще не сформувався, ми можемо йти “від загального до конкретного” — почнемо з того, який результат від автоматизації очікує Замовник. І виходячи з цього та опису бізнес-процесів компанії, а головне — готовності до змін — ми розпочинаємо проект.

Чітко описаний процес допомагає уникнути розходження між тим, як це буде реалізовано в системі і тим, як здійснюється насправді. Вимоги ми, в першу чергу, збираємо безпосередньо у користувачів і узгоджуємо їх з керівництвом компанії. У великих компаніях збір вимог — це симбіоз того, як це здійснює користувач та бачить керівник. З досвіду роботи з невеликими компаніями — досконально знати бізнес-процес може і керівник, який стояв у витоків своєї фірми.

Робота над проектом триває! Надалі, під заголовком Backstage автоматизації ми будемо ділитись з Вами ходом реалізації актуальних проектів, а згодом і їх результатами. Слідкуйте за оновленнями в нашому iT.Блозі! Також, у процесі впровадження Вам можуть бути корисні статті:

1. Побудуй — автоматизуй! Чому побудова та автоматизація бізнес-процесів не одне й те саме
2. Як керувати проектом автоматизації: інструменти управління
3. Порівняння методологій впровадження ERP
4. Документальний супровід проекту автоматизації
5. Ризики проекту автоматизації та шляхи їх мінімізації
6. Історія: основні чекпоінти у розвитку ERP-систем

Якщо зараз Ви на етапі прийняття рішення про автоматизацію бізнес-процесів компанії, замовте консультацію — ми відповімо на всі Ваші питання. Хтозна, а може для вирішення ваших завдань вже є готове рішення?

Замовити консультацію