Backstage автоматизації: УВП для текстильного виробництва

Коли стартує проект автоматизації бізнес-процесів, це чимось нагадує початок напруженого трилеру і чим далі, тим сильніше хочеться дізнатись (хто головний злодій) що буде в фіналі. Але, як і в хорошому кіно, якщо зарано дізнатись розв’язку — не буде ніякого задоволення від перегляду. Тому, перш ніж розказати про результати проектів, над якими зараз працює iT.Artel, ми покажемо вам хід роботи з першої серії — першої стадії впровадження системи автоматизації.

В iT.Artel з повагою відносяться до конфіденційності клієнтів — від початку співпраці ми підписуємо угоду про нерозголошення (NDA), тож до моменту отримання офіційної згоди від клієнта на розкриття назви компанії, ми публікуємо матеріали без імен та брендів.

1. Підготовчі роботи: знайомство, збір інформації

Галузь: текстильне виробництво

Сфера діяльності: швейна фабрика

Початок співпраці: червень 2021

Запуск системи: жовтень 2021

Клієнт — швейна фабрика по пошиву жіночої білизни, мав своє програмне забезпечення 1С:Підприємство “Управління виробничим підприємством” (УВП), але в системі велась тільки бухгалтерія, тож це складно було назвати повноцінним функціоналом — система не могла покрити всі нагальні потреби. Процеси компанії потребували автоматизації і коли, нині вже наш Замовник, почав пошук підрядника, один з партнерів “Ай Ті Артіль” порадив клієнту звернутись за послугами до нас. Так почалась наша співпраця.

2. Потреби та запити: аналіз процесів і моделювання

Перед початком роботи спеціалісти iT.Artel відвідали виробництво, де при першому наближенні вже було видно, що більшість процесів здійснюється “вручну” в Excel, а подальший аналіз процесів Замовника виявив такі проблеми:

• не налаштований зарплатний блок — зарплату рахували в Excel; 
• не автоматизоване виробництво у більшості процесів — облік виробів здійснювався також в Excel, а не в системі;
• відсутній автоматизований склад;
• не автоматизоване штрихкодування виробів;
• узгодження та підписання документів займає більше часу, що призводить до затримки строків і допущення помилок в комунікаціях;
• ускладнений контроль над підприємством, який здійснює керівництво — не своєчасне та поетапне формування аналітичних звітів для аналізу та прийняття управлінських рішень.

“Виробництво розширюється і оперувати такою великою кількістю даних в Excel стає дуже складно. — коментує ситуацію Замовника адміністратор цього проекту Галина — Наприклад, якщо відбувається зміна персоналу, є ризик втрати даних, тому що коли співробітник організує роботу “під себе”, передати такий масив інформації в роботу іншій людині складніше, ніж це був би стандартизований за єдиної формою ведення процес. І тут можуть відбуватись різні похибки, які додають зайвої роботи: дублювання файлів або, наприклад, редагування неактуального файлу, бо пошук даних просто ускладнений. З цим і “поріг входження” для нових співробітників завищується — потрібно більше часу, щоб заглибитись і зрозуміти як організовано зберігання та ведення документації. Також є ризик, який, на щастя, не торкнувся нашого клієнта, але з досвіду знаємо — ведення обліку в таких файлах призводить до витоку конфіденційної інформації з компанії. Реалізовані в системі, ці процеси відбуваються легше і швидше. В тому числі, новій людині простіше буде проаналізувати і залучитись в стандартизований процес роботи. І, звичайно, переваги автоматизації — вже не потрібно бігати з паперами, погоджувати і збирати підписи. Всі документи, історію роботи з ними і відповідальних за них осіб видно в системі. Це набагато спрощує і контроль, який здійснює керівництво. Тож маючи перед собою такі перспективи розгорнути потенціал системи, Замовник прийшов до висновку — автоматизація потрібна, і звернувся до нас за допомогою.”.

Надалі, в ході уточнення бізнес-процесів Замовника та аналізу потреб, для їх реалізації ми запропонували доопрацювати наявне УВП, замість того, щоб купувати нову систему, тому що реальної практичної необхідності у такому впровадженні не було — для тих об’ємів виробництва, які має фабрика 1С:Підприємство виявилось достатньо і необхідності у масштабній ERP-системі просто не було.

Тож, були сформовані такі цілі та задачі:

• налаштувати в системі зарплатний блок;
• реалізувати маршрутний лист — лист, по якому рухається виріб і фіксується кожна стадія виробництва;
• автоматизувати виробництво: щоб вироби були відстікеровані, штрихкод наносився автоматично, а облік здійснювався в системі;
• налаштувати облік моделей, їх специфікацію;
• автоматизувати склад;
• забезпечити контроль персоналу: зробити видимими в системі документи і відповідальних за них, налаштувати всім необхідні права доступів (за рівнями компетенції та необхідності). 

С какими сложностями столкнулись и какие инсайты вывели для себя мы как внедренцы и наш клиент?

3. Реалізація проекту автоматизації: розробка ПЗ і навчання користувачів

На сьогоднішній день проект триває і знаходиться у самому розпалі стадії розробки і тестування. Зараз компанія на етапі наповнення бази. Як це відбувається, Ви можете прочитати у нашому матеріалі “Автоматизація по Waterfall: Стадія 2. Розробка програмного забезпечення”. Ми вже створили маршрутний лист, по якому рухається виріб і фіксується кожна стадія виробництва, тепер Замовник заповнює ці листи за шаблоном, який ми розробили. В ході цього процесу ми організовуємо консультації, якщо виникають складнощі і разом розв’язуємо їх. Потім ми перейдемо до тієї частини стадії розробки, коли почнемо робити штрихкодування під потреби Замовника, але поки йде наповнення бази, розробляються інструкції по доопрацюванню — ми визначаємо чого ще не вистачає. В нашому матеріалі про впровадження ERP для інтернет-магазину меблів, ми вже розказували, що у міру того як відкриваються нові можливості системи, це прямо в ході роботи продукує нові ідеї, які хочеться втілити. Відомо, що розширення кола наявних можливостей, які ми можемо актуалізувати і втілити у життя, збільшує кількість і потенційних можливостей, які до цього могли бути нам недоступні. 

Треба відмітити, що складнощі з розрахунками або з заповненням виникають досить рідко, тому що бухгалтер компанії добре знає і розбирається у функціоналі УВП, тож швидко опановує нововведення в системі. Налагоджена комунікація і підготовлений фахівець з боку Замовника значно полегшує хід роботи. 

У статтях, де вже була зачеплена тема збору вимог (Backstage автоматизації: як проходить впровадження ERP для інтернет-магазину меблів та Автоматизація по Waterfall: Стадія 1. Уточнення процесів та моделювання) ми вже говорили, що збирати вимоги слід починати з безпосередніх користувачів, а потім узгоджувати їх з процесами, якими їх бачить керівництво, тому навіть передпроектне обстеження починається з інтерв’ювання фахівців Замовника. Адже часто виникають розходження між тим, як бізнес-процес представляє керівник і тим, як його здійснюють співробітники. До чого призводить результат якщо вимоги збирати у власників функціоналу можна прочитати у  статті. Ми стикалися з тим, коли керівник, побачивши опис бізнес-процесів дивувався: “Ми справді так працюємо?”, тому що до цього мав геть інше уявлення. Або, коли була впроваджена, наприклад, система для ведення бухгалтерії і керівник дає про неї відгук, він скаже у загальних рисах, що робота пришвидшилась, паперів стало менше, а бухгалтер задоволений. Але в чому секрет цього задоволення, буде знати тільки сам бухгалтер. Про те, що конкретно змінилося в робочих процесах більше розкаже, зазвичай, сам користувач.

У цьому проекті ми стикнулися з подібною ситуацією: начальник виробництва ніколи не користувався 1С:Підприємство, а весь облік і розрахунки проводив в Excel, тож заглиблюватися в те, як реалізовані процеси в системі керівнику було складніше — великий пласт роботи здійснював помічник бухгалтера. Але, звичайно, послідуюче навчання вирішить цю проблему: керівник складу, керівник виробництва — весь персонал, який буде працювати в програмі пройде навчання, щоб адаптуватись до оновленого формату роботи. Ймовірно, Замовник організує навчання персоналу власними силами, тому що має зі свого боку фахівця.

4. Запуск та дослідно-промислова експлуатація

На даний момент ми повністю реалізували та доробили маршрутний лист: тепер всі стадії виготовлення (в даному випадку елементи білизни для збірки кінцевого виробу) проходячи по ньому, фіксуються через налаштоване штрихкодування, тож в системі чітко видно обсяг виконаної роботи, що йде і у розрахунок зарплатні.

Але строки запуску зсувались. Ми вже писали в статті “Етапи та терміни впровадження BAS ERP”, що персонал компанії Замовника, як правило, завантажений поточною роботою, тож участь у проекті впровадження може стати додатковим навантаженням, якщо не перерозподілити ресурси всередині компанії — це частина підготовчих робіт. 

І тут ми стикнулись з тим, що багато часу у клієнта забирали внутрішні поточні роботи (подача звітності, перерахунки і тому подібне), які складно було суміщати з процесом впровадження системи автоматизації — персонал завантажений роботою і не всі співробітники були підготовлені до взаємодії з системою. Але адаптація триває і керівництво компанії Замовника надає персоналу підтримку в опануванні програми.

До початку впровадження багато часу забирала паперова робота і розрахунки, що здійснювались “вручну”. Тепер все буде рахувати система — вона забере на себе дуже великий обсяг рутинної роботи, яку раніше виконували співробітники. 

На цьому проекті ми доопрацьовуємо та вдосконалюємо типовий варіант системи, згідно потреб Замовника. Це зайвий раз показує, що кожне типове програмне рішення має в собі достатньо широкий потенціал і задача підрядника на основі детального аналізу потреб Замовника, ці можливості відкрити і реалізувати — адаптувати систему під вимоги компанії Замовника. 

Під заголовком Backstage автоматизації ми ділимось з вами ходом реалізації актуальних проектів, а згодом оприлюднимо і їх результати. Тож слідкуйте за оновленнями в нашому iT.Блозі!

Якщо зараз Ви на етапі прийняття рішення про автоматизацію бізнес-процесів компанії, замовте консультацію, де ми відповімо на всі Ваші питання та підберемо систему саме для Вашого бізнесу.

Замовити консультацію