Автоматизація бізнес-процесів — з чого почати?

“Автоматизація бізнес-процесів підвищує ефективність компанії” — про це говорять всі і всюди, але не всі дають відповідь на питання: з чого ж почати автоматизацію на підприємстві? Потрібно розуміти, що підготовка не менш важлива ніж сам процес. Без дотримання певного алгоритму, домогтися гарних результатів у автоматизації бізнес-процесів буде складно. У цій статті ми розберемо питання: з чого підприємству почати автоматизацію і яких помилок можна уникнути ще до покупки програмного забезпечення або запуску проекту.

Крок перший

Визначитися з цілями автоматизації.

Необхідно це для того, щоб зрозуміти, що Ви хочете і навіщо Вам це потрібно. Наприклад: Що хочете? — автоматизувати узгодження заявок на оплату. Навіщо? — навести порядок з заявками, щоб ніхто не витрачав час і сили, бігаючи з формулярами до директора.

Крок другий

Сформувати список вимог до рішення.

Для чого це потрібно Вам? Щоб Ви розуміли, що замовляєте і з чим будете працювати після автоматизації. А для виконавця (підрядника) потрібно для того, щоб він міг підібрати найбільш відповідну систему і сформувати максимально точну вартість проекту впровадження.
Наприклад, Ваші вимоги: необхідно погоджувати заявки на витрачання грошових коштів через мобільний телефон, в системі буде працювати певна кількість людей, процеси повинні гнучко налаштовуватися, повинна бути можливість зміни відповідального за узгодження і т.д.

Крок третій

Провести аудит систем і процесів в своїй компанії, щоб побачити загальну картину інфраструктури і процесів в компанії і визначити, яким чином вона впливає на майбутній проект.
Найчастіше компанії приходять до автоматизації, коли вони вже довгий час існують. У них є робоча система, частина процесів може бути вже автоматизована, існують свої напрацювання і методології.

Тому таким компаніям на цьому етапі потрібно відповісти на три питання:

• Чи можна використовувати існуючу систему і просто доопрацювати її?
• Чи є вже автоматизовані процеси, які впливають на поточну автоматизацію?
• Чи потрібно включити в поточний проект додаткові процеси?

За відповідями розуміємо, чи можна новий процес або функціонал реалізувати на базі існуючої системи, або потрібно нове рішення. Запускати чи автоматизацію цього процесу окремо, або краще об’єднати автоматизацію декількох взаємопов’язаних процесів в один проект.

Важливо! Брати нову дорогу систему для автоматизації одного процесу не ефективно. Краще зібрати перелік пересічних процесів, і підбирати систему під комплексну автоматизацію цього переліку процесів.

У разі якщо після проведення аудиту виявляється, що у вас впроваджено кілька систем, що вирішують різні завдання, то важливо звернути увагу на можливість інтеграції нового рішення з цими системами. Цей момент важливо не упустити ще на етапі вибору продукту. Радує те, що зараз з цим простіше, майже всі системи підтримують інтеграцію з зовнішніми рішеннями. Залишається вирішити, яким чином запровадити проект так, щоб забезпечити максимально ефективну взаємодію між інтегрованими системами. Окремо можна розглянути варіант впровадження єдиної системи, яка по максимуму забезпечить підтримку бізнес-процесів, автоматизованих іншими рішеннями, в такому випадку від застарілих рішень можна буде відмовитися.

Крок четвертий

Провести аудит підрядників і інструментів на ринку.

Самий, здавалося б, очевидний крок, але і тут є свої нюанси. Необхідно провести моніторинг ринку на предмет наявності інструментів, і провайдерів що впроваджують ці інструменти. Потрібно скласти список найбільш підходящих для подальшого вибору систем і підрядників. Їх точно має бути більш як два, ми рекомендуємо розглядати близько 5 компаній.

Цей аудит повинен дати відповіді на наступні питання:

• поширеність системи (її популярність і затребуваність);
• наявність якісної підтримки (чи є достатня кількість компаній-підрядників що впроваджує і супроводжує рішення);
• вартість рішення (ціна-якість і виправданість саме під Ваш бізнес);
• функціональність (покриття системою в базовій комплектації Ваших вимог);
• аналіз компаній, які впроваджують систему, їх позитивні кейси.

Асортимент програмних продуктів стає дедалі більше, технології не стоять на місці, і потрібно убезпечити себе від того, що вибране Вами рішення не застаріє найближчим часом. Переконатися, що ви зможете це рішення успішно розвивати і підтримувати тривалий час.

Крок п’ятий

Сформувати і узгодити орієнтовний бюджет проекту.

Після проходження чотирьох етапів Ви вже розумієте цілі автоматизації, параметри і характеристики потенційного рішення, наявність вже впроваджених у Вас рішень, ситуацію на ринку. Саме час скласти бюджет. Робиться це з оглядкою на стан ринку — наявність рішень і їх співвідношення по ціні-якості.
Наприклад: якщо Ви знайшли системи, які стоять десятки тисяч, а у вас бюджет тисяча гривень — повертайтеся до 4 кроку.
Рекомендація: вартість проекту по автоматизації не повинна перевищувати 10% від прибутку підприємства за попередній рік, щоб компанія могла собі його дозволити.

Крок шостий

Провести тендер по вибору рішення, або вибрати на нараді всередині Вашої команди.

Це потрібно для того, щоб ближче познайомитися з можливими підрядниками і вибрати кращого серед обраних.

Виконання всіх цих кроків і саме в такій послідовності дозволить Вам почати автоматизацію бізнес-процесів правильно. Про плюси і мінуси автоматизації власними силами або за допомогою підрядника ми розповімо в іншому матеріалі. Залишилися питання? Залиште заявку і ми з задоволенням допоможемо Вам в автоматизації бізнес-процесів!

Офлайн або онлайн, ми завжди поруч!

Замовити консультацію

Також рекомендуємо до ознайомлення:

• Як автоматизація бізнес-процесів впливає на бізнес. (стаття)
• Діджиталізація та автоматизація: як вибрати ІТ-рішення, щоб потрапити в ціль і при цьому не переплатити. (стаття)
• Програмний продукт VS проект: відмінності підходів і результатів. (стаття)
• ERP — для кого? (стаття)
• Як обрати ERP? Головні моменти, які потрібно врахувати. (стаття)
• Етапи та терміни впровадження BAS ERP. Чи можна стати в чергу на проект? (стаття)
• “Вот и лето прошло…”. Чим обернулися для малого і середнього бізнесу весняні гіпотези про онлайн і оффлайн. (стаття)
• Як заощадити на купівлі облікової системи 1С:Підприємство або BAS? (стаття)
• 1С:Підприємство в хмарі: переваги та недоліки. (стаття)

Вже готуємо матеріали про те, хто відповідає за автоматизацію на підприємстві та чек-лист як обрати ІТ підрядника. Підписуйтесь на нашу сторінку у Facebook і отримуйте сповіщення про нові матеріали.