BAS Документообіг КОРП. Внутрішні документи. Договора. #4

Налаштування виду документа Договору в BAS Документообіг КОРП

Для створення, налаштування і подальшого управління видами документів передбачена картка виду документа.

При створенні виду документа в його картці необхідно:

1. Вказати назву.
2. Нормативний термін виконання. Значення буде відображатися в полі Термін виконання картки документа, де, при необхідності, його можна змінити. При створенні процесу Виконання на підставі цього документа, термін виконання процесу заповниться автоматично.
3. Вказати налаштування для кожного виду документа (закладка Налаштування).
4. Ввести індекс нумерації. На закладці Нумерація налаштувати автоматичну нумерацію або ручне введення номерів при реєстрації документів даного виду.
5. Налаштувати набір додаткових реквізитів і властивостей за відповідним посиланням на закладці Основні.
6. Призначити шаблони процесів за однойменною командою на панелі навігації.

Для видів внутрішніх документів передбачені наступні налаштування:

Є Договором- налаштування означає, що документи цього виду є договорами. При установці даної ознаки автоматично встановлюються ознаки:

• вести облік по кореспондентам,
• враховувати термін дії,
• враховувати суму документа,
• обов’язкове зазначення відповідального,
• враховувати недіючі документи.

• Є комплект документів – якщо настройка встановлена, то зазначені документи будуть пов’язані в комплект. Картки і файли документів, включених в комплект, стануть доступні для перегляду і редагування безпосередньо з карти комплекту.
• Обов’язковий файл оригіналу – якщо документ з таким прапорцем зареєстрований, а файл з ознакою Оригінал відсутня, то в картці документа буде виводитися попередження про необхідність додати скан-копію.
• Обов’язкова вказівка відповідального – якщо налаштування встановлено, то новий документ цього виду не можна буде створити з порожнім полем Відповідальний. Вказівки відповідального необхідні для правильної адресації повідомлень, інтерактивного запуску процесів, коректної побудови звітів і т. Д Якщо включити ці налаштування для видів документів з порожнім полем Відповідальний, програма запропонує автоматично заповнити його даними з поля Підготував.

• Використовувати етапи обробки документа – налаштування дозволить враховувати етапи обробки документа даного виду. Якщо налаштування встановлено, то в картці виду документа з’явиться закладка Етапи, де потрібно задати етапи обробки для цієї місцевості. Наприклад, «Підготувати проект», «Узгодити з юридичним відділом», «Узгодити з бухгалтерією» і т. д.

• Автоматично вести склад учасників робочої групи – в робочу групу документа будуть автоматично додаватися всі автори і виконавці процесів по документу і користувачі, зазначені в самому документі.

• Заповнення робочої групи є обов’язковим – програма не дасть зберегти документ, якщо робоча група не заповнена.

• Підписувати резолюції електронним підписом – для цього виду документа посвідчення резолюцій ЕП стане обов’язковим. Після установки цього прапорця програма не дозволить зберегти непідписані резолюції для документа даного виду.

• Заборонити створення документа за шаблоном – якщо налаштування встановлено, то користувачі зможуть створювати документи даного виду тільки по заздалегідь підготовленим шаблоном. Цей захід допоможе уніфікувати створювані на підприємстві документи і знизити витрати на їх підготовку.

Шаблон документа. У шаблоні документа можна вказати реквізити, прикріпити шаблони файлів, заповнити список погоджувальних, привласнити категорії і створити робочу групу документа. Для кожної групи налаштувань в картці шаблону передбачені окремі закладки.

Документ, створений за цим шаблоном, буде заповнений даними відповідно до цих налаштувань: у нього будуть скопійовані значення всіх реквізитів, прикріплені і автоматично заповнені файли (відповідно до встановлених правил автозаповнення), заповнений список погоджувальних, присвоєні категорії та ін.

На наведенні Налаштування шаблону можна окремо накласти заборону:

• на зміну реквізитів, заповнених з шаблону
• редагування файлів, завантажених з шаблону документа
• вилучення файлів, завантажених з шаблону документа.

Найменування документа за шаблоном – У шаблоні внутрішнього, вхідного і вихідного документа можна створити шаблон найменування документа. З його допомогою будуть автоматично формуватися назви документів по заздалегідь встановленим зразком без можливості їх зміни

Налаштування заповнення файлів

Автоматичне заповнення шаблонів файлів істотно скорочує час на підготовку типових документів. Суть автозаповнення полягає в тому, що при створенні нового файлу шаблону програма автоматично заповнює його реквізитами документа по заздалегідь налаштованим правилам.

Створення документа – Створити документ можна різними способами, наприклад, на підставі одного або декількох документів, файлів, листів, кореспондента і ін. З командної панелі будь-якого списку або картки об’єкта.

Створити новий документ за допомогою команди Створити – документ в меню Документи і файли або за допомогою кнопки Створити на командній панелі списків документів.

У всіх перерахованих випадках відкриється помічник створення документа, в якому можна вибрати заздалегідь підготовлений шаблон або створити новий документ.

Для зручності вибору всі шаблони документів відсортовані за частотою використання і видам документів. Область перегляду помічника містить перелік усіх установки для вибраного шаблону документа: важливість, гриф, питання діяльності, відповідальний і інші.

Узгодження договору

Для автоматизації складного узгодження договорів можна скористатися наявними можливостями змішаного (послідовно-паралельного) узгодження

Наприклад, змішане узгодження дозволяє реалізувати регламент обробки договору, за яким договір можуть паралельно узгоджувати головний бухгалтер і юрист, після них – заступник генерального директора і, якщо зауважень немає, генеральний директор.

Для процесу Узгодження, так само як для Виконання передбачено три варіанти маршрутизації цього процесу:

1. Всім відразу (паралельне узгодження).
2. По черзі (послідовне узгодження).
3. Змішаний (паралельно-послідовне узгодження).

Процес можна створювати безпосередньо з картки, наприклад, вихідного документа, за допомогою підменю Створити на підставі.

Як погоджувальних осіб можна вказати як користувачів, так і ролі. Термін узгодження. Для процесу узгодження може бути заданий як один загальний термін виконання (тобто кожному з виконавців на виконання завдання узгодження буде відведено однакову термін), так і різні терміни для кожного виконавця (в цьому випадку буде можливість визначити термін для кожного виконавця індивідуально).