BAS Документообіг КОРП. #3. Внутрішні документи

Особливості роботи з внутрішніми документами в BAS Документообіг КОРП

Всі внутрішні документи зберігаються в структурі папок, яка служить для упорядкування документів і обмеження доступу до них. Детальніше про принципи формування структури папок внутрішніх документах тут.

Структура кореневих папок довідника Документи внутрішні прийнято будувати відповідно до використовуваних на підприємстві системами документації. Наприклад, ОРД, Договірна документація, Локальні нормативні акти, Планово-звітна документація, проектна документація, технічна документація, Інформаційно-довідкова документація. При цьому всередині папок систем документації повинні бути розташовані папки з відповідними їм видами документів. Такий підхід впорядкує довідник Документи внутрішні, створивши оптимальну кількість кореневих папок.

Згідно даного підходу основу довідника Документи внутрішні складуть папки систем документації, але додатково до цих папок необхідно додати папки закритих структур, наприклад, Рада директорів, Збори акціонерів. В даних папках будуть зберігатися документи, які доступні тільки деяким співробітникам. Наприклад, членам ради директорів, ради акціонерів і секретарю. Такий підхід побудови папок прийнято називати комбінованим. Він добре зарекомендував себе і на середніх і великих впроваджень.

Права доступу до папок внутрішніх документів налаштовуються як до самої папки, так і до документів, що зберігаються в ній. Для цього в контекстному меню списку папок внутрішніх документів передбачена команда Налаштування прав.

Використовується наступний принцип розмежування прав:

• всі співробітники – тільки перегляд;
• відповідальний за тематику – повні права;
• права не поширюються на дочірні папки.

Відмова від спадкування прав батьківської папки

Важливим моментом для побудови структури папок є відмова від спадкування прав батьківської папки. Така відмова можна забезпечити двома способами:

• в батьківську папку встановити настройки Для підпапок значення Заборонено (настройки прав доступу до папки відкриваються за допомогою кнопки Налаштування прав на панелі дій картки папки).
• в картках дочірніх папок зняти прапорець Успадковувати права від вищих папок (настройки прав доступу до папки відкриваються за допомогою кнопки Налаштування прав на панелі дій картки папки).

Перший спосіб краще, оскільки при створенні нової папки вона не буде наслідувати права батьківської і стане за замовчуванням недоступною. Це дозволяє істотно знизити ризик випадкового розкриття інформації.

 Налаштування прав доступу до папок

У програмі «BAS Документообіг КОРП» права доступу до папок і наявних у них документів налаштовуються адміністратором або користувачем, якому адміністратор призначив відповідні права.

Для налаштування прав доступу в контекстному меню папки на панелі дій картки папки) передбачена команда Налаштування прав.

Права доступу до папки можуть бути дозволяють, забороняють або не призначені. Значення прав змінюються подвійним натисканням кнопки миші або клавішею Enter.

Що дозволяють і забороняють права працюють так: доступ дозволений, якщо для користувача встановлено хоча б один дозвіл і ніякої заборони.

Права доступу до змісту і папок встановлюються на наступні дії:

1. Читання – дозволяє або забороняє переглядати вміст папки (документи, листи).
2. Додавання – дозволяє або забороняє додавати файли (документи, проекти і т. Д.) У цю папку.
3. Зміна – дозволяє або забороняє редагувати і змінювати файли в цій папці.
4. Видалення- дозволяє або забороняє встановлення позначки на витяг файлів цієї папки.
5. Зміна папок – дозволяє або забороняє змінювати папку (в тому числі, встановлювати позначки вилучення) і створювати нові папки.
6. Управління правами – дозволяє або забороняє налаштовувати права до даної папки.

З урахуванням розмежування прав доступу, папки можуть бути колективними та особистими.

Папки для колективної роботи – це місце, призначене для зберігання і роботи з інформацією, що має якісь загальні ознаки, наприклад, загальну тематику, права доступу або відноситься до підрозділу ( «Плани розвитку відділу продажів»). Така папка може бути доступна кільком співробітникам або цілого підрозділу.

Особисті папки доступні тільки конкретним працівникам (їхнім керівникам і делегатам) і вирішують наступні завдання:

•  зберігання версій персональних файлів;
• доступ до файлів при роботі поза офісом;
• єдиний порядок роботи з персональними робочими файлами на підприємстві. Як тільки документ, файл, проект і т.д. перестає бути особистим, він повинен бути поміщений в колективну папку для того, щоб з ним могли працювати інші співробітники.

При зміні місця розташування файлів або внутрішніх документів автоматично перевіряються права і колишньої, і нової папки:

• право зміни файлів у вихідній папці,
•  право зміни файлів в новій папці.

Наведемо приклад налаштування прав папок внутрішніх документів:

• папка Накази з основної діяльності:
• група Всі користувачі – тільки читання;
• керуючий справами і діловод – повні права;
• папка Кадрові накази:
• група Всі користувачі – тільки читання;
• співробітник відділу кадрів і керуючий справами – повні права;
• папка Регламенти:
•  група Всі користувачі – тільки читання;
• діловод – повні права.

Для перевірки налаштованих прав на папки файлів для певного користувача зручно використовувати повнотекстовий пошук:

1. Створіть в захищеній папці файл з контрольним словом (наприклад, Таємно).
2. Оновлення індекс повнотекстового пошуку (Документи і файли – Повнотекстовий пошук).
3. Увійдіть в систему від імені користувача, чиї права потрібно перевірити і виконайте повнотекстовий пошук контрольного слова Таємно.
4. Якщо пошук нічого не дав, права доступу налаштовані правильно. Перегляд дескриптора доступу

Для більш серйозного аналізу настройки прав в меню Ще картки папки внутрішніх документів або файлів передбачена команда Права доступу. За командою відкривається вікно з повною інформацією про налаштування прав папки.

У картці папки відображається інформація про кількість документів, файлів, версій і підпапок. При відкритті в картці показана інформація про папку без урахування вкладених папок. Щоб подивитися інформацію з урахуванням усіх папок, потрібно натиснути кнопку Підрахувати з урахуванням всіх підкаталогів. Поля файлів і Версій відображають різні дані:

• файлів – кількість файлів без урахування збережених версій;
• версій – кількість всіх версій для всіх файлів в підкаталогах.

Перевірити права, налаштовані папки внутрішніх документів, в контекстному меню папки передбачена команда Налаштування прав. Детальніше про налаштування прав папки.

Облік внутрішніх документів по кореспондентам

У програмі є можливість вести облік внутрішніх документів по кореспондентам, що дозволяє вирішувати такі завдання, як, наприклад, облік договорів. Для цього необхідно встановити прапорець Вести облік по кореспондентам в картці виду внутрішнього документа

Після цього в картці внутрішнього документа цього виду з’являться поля:

• Кореспондент (обов’язково для заповнення),
• Контактна особа кореспондента,
• Підписав від кореспондента.

Ці поля заповнюються автоматично при створенні внутрішнього документа на підставі вхідного і використовуються при створенні вихідного документа на підставі внутрішнього.

Для перегляду історії листування по внутрішнім документом слід використовувати команду панелі навігації Історія листування.

Історія листування показується у вигляді ієрархічного списку. При цьому значок показуються вхідні документи, а значок – вихідні.

В історію листування потрапляють вхідні і вихідні документи, а також листи вбудованої пошти, в яких в якості предмета листування із поточним внутрішній документ.